‘Van 4 naar 8 medewerkers? Ik twijfel nog elke dag’

Auteur: Partena Professional (HR expertise)
Leestijd: 5min

Groeiende eenmanszaken en kleine kmo’s werven relatief snel een eerste medewerker aan. Maar wat daarna? Twee kmo’s vertellen over hun rekruteringsplannen voor 2020, welke onzekerheden die met zich meebrengen en wat je uit groeipijnen kunt leren.

Vijf jaar geleden begon Dora Gasia te freelancen als socialmediaspecialist. De opdrachten stroomden binnen en in 2017 nam ze haar eerste medewerker aan. This Is Not An Agency (TINA) was geboren.

Vandaag staan er vier mensen op de loonlijst. In 2020 wil Dora Gasia groeien naar acht medewerkers. Een spurt die TINA vleugels geeft, en de zaakvoerster de nodige stress.

Wakker liggen

‘Ik lig letterlijk wakker door de financiële twijfels die onze geplande personeelsgroei veroorzaakt. De beslissing om mijn eerste medewerker te rekruteren, was een logische stap. Er was te veel werk voor mij alleen. De sprong van vier naar acht is anders. Plots speel je een klasse hoger. En dat merk je meteen aan de loonkosten.’

Die kosten gaan verder dan het uitbetalen van lonen. Er zijn ziekte- en vakantiedagen, familiaal verlof, privéomstandigheden die het werk beïnvloeden… ‘Het is niet makkelijk om dat vooraf goed in te schatten of te berekenen’, weet Dora Gasia.

Schrik

Om hier geen financiële kater aan over te houden, zal TINA het uitgestippelde groeiplan moéten waarmaken. Elke maand zullen er voldoende klanten, opdrachten en inkomsten moeten zijn om de geplande groei te financieren. Dat zorgt voor druk op de ketel.

Dora Gasia: ‘Elke dag heb ik een momentje of vier, dat gemiddeld zeventien seconden duurt, waarbij ik bijna in mijn broek plas van de schrik. Er zijn momenten geweest dat we met twee medewerkers meer winstmarge haalden dan met vier. Daar leer je uit. Door de boekhouding zorgvuldig te analyseren en het kostenmodel bij te sturen, kun je die zaken opvangen. Ik twijfel nog dagelijks of we wel écht naar acht medewerkers moeten gaan. Misschien is het beter om te stabiliseren in plaats van te groeien.’

Blijven ‘hangen’

Maar ook stabiliseren is niet zonder risico. Dat ondervond het in B2C-communicatie gespecialiseerde Favorite! Het bedrijf bleef verschillende jaren ‘hangen’ op vier medewerkers maar zag omwille van de complexer wordende markt de omzet jaar na jaar dalen.

‘We namen dit verlieslatende bedrijf begin 2019 over’, vertelt Kristof De Roeck, managing director bij All Colors of Communication, het nieuwe moederbedrijf van Favorite!. ‘We hebben de bedrijfsactiviteiten herbekeken en voor 2020 een groeiscenario uitgestippeld. We zouden graag van vier naar zeven of acht medewerkers gaan.’

Marge

Mensen aanwerven om het extra werk gedaan te krijgen, is een strategie. Een andere is kijken hoeveel marge er zit op het weekrooster van elke medewerker.

Kristof De Roeck: ‘Wij streven naar een werkweek van 38 uur. Van zodra twee medewerkers wekelijks meer dan 75 procent van die tijd voor klanten werken, is dat een signaal dat de werkdruk te hoog wordt. Dan overwegen we een extra aanwerving.’

Groepssfeer

Voor een kleine kmo is het rekruteren van extra mensen meer dan een verhaal van kosten en baten. Ook de impact op de groepsdynamiek bij de huidige medewerkers speelt mee.

‘Het is cruciaal om de best passende profielen te selecteren’, zegt Dora Gasia. ‘Ze moeten over de juiste talenten en expertise beschikken, maar ook passen bij de collega’s. Anders lijdt zowel de groepssfeer als de kwaliteit van het werk daaronder, en uiteindelijk het hele bedrijf. Ik heb geleerd dat je zoiets niet onder de mat mag vegen.’

Mismatch

‘Ik vind het belangrijk dat bestaande medewerkers betrokken worden bij het rekruteringsproces van nieuwe mensen’, zegt Kristof De Roeck. ‘Dat geeft iedereen de kans om te verduidelijken waarom persoon X of Y wel of niet passen binnen het team.’
     
Het risico op een mismatch kun je nooit helemaal inschatten. ‘Dat leer je gaandeweg’, zegt Dora Gasia. ‘Ik heb expertise in marketing, maar ben minder onderlegd in hr en leidinggeven. Dat leer en ontdek ik gaandeweg.’

Minder druk

Hoe groter je wordt, hoe belangrijker structuur is. ‘Met vier mensen werken betekent: letterlijk rechtstaan en zeggen dat je morgen een dag vrij neemt’, zegt Kristof De Roeck. ‘Een groter team vereist duidelijke regels, afspraken en communicatie. Dat is een extra uitdaging voor een kmo.’

Wie aan het hoofd staat van een groeiende onderneming mag niet bang zijn om een stuk van de leiding uit handen te geven als dat nodig is. ‘Onze volgende medewerker heeft een strategisch profiel en zal mee de personeelszaken en dagelijkse leiding opvolgen’, besluit Dora Gasia. ‘Dat zal de druk op mijn schouders verzachten.’
 

Gerelateerde artikels