Federal Learning Account: werkgevers zijn verplicht hierin de opleidingen te registreren

Brussel, 2 April 2024 – De Federal Learning Account (FLA) is een digitale applicatie die alle opleidingen verzamelt die iedere werknemer uit de privésector gevolgd heeft. Het doel is om via deze tool de opleidingsrechten van werknemers weer te geven en te beheren. De FLA is in werking getreden op 1 april 2024 en baseert zich op de gegevens die met name de werkgevers invoeren. Catherine Mairy, Legal Expert bij Partena Professional, vertelt ons er meer over.

Waar wordt de FLA voor gebruikt?

De FLA is een tool die alle relevante gegevens centraliseert voor het beheer van:

• het individueel opleidingsrecht, dat minstens vijf opleidingsdagen per jaar bedraagt voor een voltijdse werknemer, behoudens uitzonderingen;
• de sectorale opleidingsrechten, ofwel het aantal opleidingsdagen waarop een werknemer recht heeft op basis van een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst (cao), de aard en de financiering van de opleidingen;
• het opleidingskrediet, ofwel het aantal dagen of uren opleiding waarover een werknemer in een bepaald jaar beschikt;
• de sectorale aspecten van de opleiding, ofwel alle informatie die betrekking heeft op de beroepsopleiding die volgt uit een sectorale cao.

Welke gegevens zijn opgenomen in de FLA?

De FLA bevat niet alleen gegevens over de geregistreerde werknemer, maar ook over diens werkgever.

De gegevens over de werknemer betreffen voornamelijk:

• zijn naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, adres, socialezekerheidsnummer (INSZ);
• het arbeidsregime waarin hij tewerkgesteld is;
• het paritair (sub)comité dat bevoegd is voor de sector waarin de werknemer actief is en het registratienummer van de cao waarop het individueel opleidingsrecht of de sectorale opleidingsrechten en het opleidingskrediet eventueel gebaseerd zijn;
• het aantal opleidingsdagen, uitgedrukt in dagen of uren, waarop hij tijdens het lopende jaar recht heeft (individueel recht of sectorale rechten);
• het aantal opleidingsdagen dat hij al gevolgd heeft, uitgedrukt in dagen of uren en het aantal overblijvende te volgen dagen of het aantal over te dragen dagen naar het volgende jaar;
• de al gevolgde opleidingen, met basiskenmerken zoals de begin- en einddatum en de aard van de opleiding;
• de openstaande actuele waarde van het opleidingskrediet, uitgedrukt in dagen of uren.

Wat de werkgever betreft, bevat de FLA de volgende gegevens:

• de identificatiegegevens, met inbegrip van het ondernemingsnummer;
• de bedrijfsgrootte uitgedrukt in aantal werknemers.

Wat zijn de verplichtingen van de werkgevers?

De werkgevers moeten voor iedere werknemer de opleidingsrechten en de gevolgde opleidingen registreren in de FLA. Hiervoor gelden strikte deadlines.

Ze moeten dus:

• elk kalenderkwartaal en ten laatste binnen de termijn voorzien voor de DmfA registreren welke opleiding de werknemer tijdens het kwartaal gevolgd heeft, de basiskenmerken ervan en het aantal hieraan verbonden opleidingsdagen of -uren;
• het aantal dagen of uren registreren dat, indien van toepassing, in rekening wordt gebracht van dit opleidingsrecht;
• indien nodig, het opleidingsrecht dat in de FLA berekend zou zijn, binnen dertig kalenderdagen na de datum van mededeling van de berekening aanpassen;
• onmiddellijk de openstaande actuele waarde van het opleidingskrediet verifiëren (en indien nodig aanpassen) die in de FLA berekend zou zijn, d.w.z. de waarde die verkregen wordt na aftrek van het aantal opleidingsdagen of -uren volgend uit het individueel recht en vervolgens van het aantal opleidingsdagen of -uren volgend uit de sectorale rechten.

Het is zeer belangrijk om op te merken dat de werkgever verantwoordelijk is voor de juistheid van de geregistreerde gegevens. Als een aantal van deze verplichtingen niet nageleefd wordt, wordt de betreffende werkgever trouwens op een lijst geplaatst die onder meer doorgestuurd wordt naar de inspectiediensten.

Hoe zit het met 2024?

De FLA is sinds 1 april 2024 beschikbaar op www.FederalLearningAccount.be.

De applicatie zal vanaf 1 juni 2024 als volledig operationeel worden beschouwd.

Vanaf die datum hebben de werkgevers 6 maanden de tijd om de gegevens van hun werknemers met betrekking tot het jaar 2024 te registreren, ongeacht of ze op 1 januari 2024 al in dienst waren of na 1 januari 2024 zijn aangeworven. Concreet moeten de werkgevers dus de nodige stappen ondernemen vóór 1 december 2024.

Hoe krijgt de werknemer toegang tot zijn gegevens?

De FLA is elektronisch toegankelijk voor de werknemer (ook via www.mycareer.be).

Wanneer hij in dienst treedt bij een onderneming en (minstens) eenmaal per jaar daarna, ontvangt hij informatie over het bestaan van de FLA, de verwerkte gegevens, de status van het opleidingskrediet enz.

Die informatie wordt naar zijn eBox gestuurd en is elektronisch beschikbaar.

Als de werknemer geen e-mailadres geregistreerd heeft via www.mycareer.be of gedeeld heeft via zijn eBox, is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om deze informatie binnen een strikte deadline aan hem mee te delen.

Als zijn gegevens onjuist zijn, heeft de werknemer het recht om de werkgever te vragen die te corrigeren.