8 tips voor efficiënte vergaderingen

Auteur: By Julie van Partena Professional
Leestijd: 4min

Vergaderen. Als het goed gaat is dat de max. Maar het kan ook een onbestemd gevoel achterlaten.
Hoe zorg je ervoor dat iedereen weet wat ie moet doen? Volg mijn 8 tips.

1. Formuleer het doel van je vergadering

Efficiënt vergaderen, dat is ook efficiënt communiceren. Waarom kom je samen? Wie neemt deel aan de vergadering? Dient deze vergadering om aftastend te polsen en te informeren naar mogelijkheden? Of verwacht je een duidelijke beslissing? Wees duidelijk.

2. Stel een agenda op

Nodig al je gesprekspartners uit om hun agendapunten te delen. Nu is je agenda compleet voor de start. En is iedereen goed op de hoogte. Bovendien heb je dit agenda-overzicht nodig als realistische basis om je timing op af te stemmen.

3. Leg een start- en einduur vast

Zo blijf je in het heetst van de discussie bij de essentie van elk onderwerp (want: nog 5! agendapunten in 3 kwartier te gaan). Plan bij het afronden van je vergadering meteen een nieuwe afspraak, waarbij alle genodigden meteen laten weten of ze aanwezig kunnen zijn.

4. Iedereen zijn of haar taak

Spreek nog voor je met vergaderen start af wie noteert en wie de vergadering leidt. Wil je tijd winnen? Kies voor verschillende personen.

5. Stick to your topic

Bespreek enkel wat relevant en zinvol is en een meerwaarde kan zijn voor je team of collega’s. Gentle reminder: tijd is kostbaar.

Om vlot te vergaderen vermijd je ruis zoals onnodig uitweiden, klagen zonder actiepunten of in geuren en kleuren beschrijven hoe je slaagde in je opdracht. Hou je bij de feiten.

6. Voeg een programmapunt toe : “All Other Business”

Sluit standaard elke efficiënte vergadering af met een AOB. ‘All Other Business’ stelt je in staat je aan je agenda te houden. En het dient voor alles wat er tijdens de vergadering plots bij komt maar op voorhand niet voorzien was.

7. Realistische afspraken maken

Als je met een groot team samenwerkt en iedereen doet wat hij of zij belooft, kan je bergen verzetten. Als...Want afspraken maken is één ding. En gemakkelijker gezegd dan gedaan. Eens je samen plannen maakt, en dus doelen stelt, maak je dit best meetbaar.

Efficiënt vergaderen doe je met de 3 W’s. Je kan ze handig in een overzicht gieten met 3 kolommen: wie doet wat tegen wanneer. Je vraagstelling begint in het midden: daar zet je de taak zelf. Rechts wanneer deze taak volbracht moet zijn. En links noteer je wie de taak op zich neemt.

Deze volgorde is belangrijk natuurlijk. Want wil je vooruit gaan, dan moet de deadline van de taak gerespecteerd worden. De juiste persoon voor de taak is ook iemand die de timing haalt en daarmee het hele proces respecteert.

Iemand steeds te laat? Ga er niet vanuit dat hij of zij het met opzet doet. Maar breng je collega wel meteen op de hoogte om ergernis te minimaliseren.

8. Sharing is caring

Deel dit overzicht meteen na je vergadering zodat je je team geen kostbare tijd ontneemt en iedereen meteen in actie kan schieten. Op je volgende efficiënte vergadering neem je het overzicht er weer bij, toets je af en start je met de nieuwe to do’s.

Succes!

Welke tip ben ik vergeten?

Benieuwd naar mijn tips over efficiënt evalueren? Die krijg je volgende week. Hou je onze facebook-pagina in de gaten.