Sociale verkiezingen 2024: welke formaliteiten te vervullen tussen dag X – 60 en dag X – 35?

Tijdens de (voor)verkiezingsprocedure moeten bepaalde formaliteiten vervuld worden.

Een kort overzicht van de formaliteiten die vervuld moeten worden tussen dag X - 60 en dag X - 35.

Ter herinnering! De sociale verkiezingen zullen plaatsvinden in de periode van 13 mei tot 26 mei 2024 in alle ondernemingen die een minimaal aantal werknemers tewerkstellen. Het doel is namelijk om werknemersvertegenwoordigers te kiezen voor een comité voor preventie en bescherming op het werk (C.P.B.W.) en een ondernemingsraad (O.R.) in ondernemingen met gewoonlijk respectievelijk gemiddeld ten minste 50 werknemers en ten minste 100 werknemers in dienst tijdens de periode van 1 oktober 2022 tot 30 september 2023.

(Voor)verkiezingsprocedure: kalender

Tijdens de verkiezingsprocedure zijn er twee sleuteldagen:

• dag X: de dag van de aanplakking van het bericht dat de datum van de verkiezingen aankondigt;
• dag Y: verkiezingsdag.

De dagen X en Y bakenen de etappes af die gedurende de procedure doorlopen moeten worden. Die etappes zijn:

• van dag X - 60 tot dag X: voorbereiding van de procedure (= voorverkiezingsprocedure);
• dag X (tussen 13 en 26 februari 2024): aanplakking van het bericht dat de verkiezingsdatum aankondigt;
• van dag X tot dag Y: de eigenlijke procedure (= verkiezingsprocedure);
• dag Y (tussen 13 en 26 mei 2024): verkiezingen;
• na dag Y: de mogelijkheid van beroep en de eerste vergadering van de O.R. en/of van het C.P.B.W.

De procedure duurt 150 dagen.

Opgelet! Werkgevers moeten een grote hoeveelheid persoonlijke gegevens verwerken in het kader van de voorbereidingen op de sociale verkiezingen. De verwerking van die gegevens moet in overeenstemming zijn met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (GDPR).

(Uiterlijk) op dag X - 60: informatie

Uiterlijk op dag X - 60 (tussen 15 en 28 december 2023) informeert de werkgever schriftelijk:

• de O.R. en het C.P.B.W. of, bij gebrek hieraan, de vakbondsafvaardiging (V.A.) over de aard, de gebieden en de graad van zelfstandigheid of afhankelijkheid van de zetel ten opzichte van de juridische entiteit of over de aard, de gebieden en de graad van zelfstandigheid of afhankelijkheid van de juridische entiteiten ten aanzien van de technische bedrijfseenheid (T.B.E.) ; wanneer al een orgaan werd opgericht, heeft de informatie enkel betrekking op de wijzigingen die zich in de structuur van de onderneming hebben voorgedaan en op de nieuwe criteria van zelfstandigheid of afhankelijkheid van de zetel ten opzichte van de juridische entiteit of van de juridische entiteiten ten opzichte van de T.B.E. ;
• de O.R. en het C.P.B.W. of, bij gebrek hieraan, de V.A. over het aantal personeelsleden per categorie (arbeiders, bedienden, inclusief de kaderleden en het leidinggevend personeel, jeugdige werknemers), rekening gehouden met het aantal personeelsleden dat op dat ogenblik (X - 60) in de onderneming tewerkgesteld wordt;
• de O.R. en het C.P.B.W. of, bij gebrek hieraan, de V.A. over de functies van het leidinggevend personeel, door hun benaming en inhoud te verduidelijken en, bij wijze van aanduiding, over de lijst van de personen die deze functies uitoefenen;
• (indien de onderneming ten minste 100 werknemers telt en, op de dag waarop de informatie gegeven wordt door de werkgever (uiterlijk X - 60), ten minste 30 bedienden) de O.R. of, bij gebrek hieraan, de V.A. over de functies van de kaderleden en, bij wijze van aanduiding, over de lijst van de personen die deze functies uitoefenen; in deze lijst mogen enkel bedienden worden opgenomen die als dusdanig zijn aangegeven in de aangiften aan de RSZ ;
• de O.R. en het C.P.B.W. of, bij gebrek hieraan, de V.A. over de datum van de aanplakking van het bericht dat de datum van de verkiezingen aankondigt (dag X) en de beoogde datum voor de verkiezingen (dag Y).

In alle gevallen, zelfs wanneer er geen O.R. of C.P.B.W. is, of bij gebrek daaraan, geen V.A., wordt deze informatie meegedeeld in een document dat in overeenstemming is met het model dat is opgenomen in de wetgeving. Dat naar behoren ingevulde document moet aangeplakt worden in de verschillende secties en afdelingen van de onderneming. Deze aanplakking mag vervangen worden door het ter beschikking stellen van een elektronisch document, voor zover alle werknemers hiertoe tijdens hun normale werkuren toegang hebben.

De informatie wordt elektronisch meegedeeld via de webtoepassing die speciaal daartoe voorzien is op de website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg. Bij niet elektronische communicatie wordt een afschrift van het aangeplakte document onmiddellijk verzonden worden naar de zetels van de interprofessionele werknemersorganisaties en (als een O.R. moet worden opgericht) van de representatieve kaderledenorganisaties.

Tussen X - 60 en X - 35: raadpleging

Tussen X - 60 en X - 35 (tussen 9 en 22 januari 2024) raadpleegt de werkgever:

• de O.R., het C.P.B.W. of, bij gebrek hieraan, de V.A. over het aantal T.B.E.'s of juridische entiteiten waarvoor organen moeten worden samengesteld en hun beschrijving;
• de O.R., het C.P.B.W. of, bij gebrek hieraan, de V.A. over de indeling van de juridische entiteit in T.B.E.'s met hun beschrijving en grenzen of de samenvoeging van meerdere juridische entiteiten in T.B.E.’s met hun beschrijving en grenzen;
• de O.R., het C.P.B.W. of, bij gebrek hieraan, de V.A. over de functies van het leidinggevend personeel en de lijst die hij bij wijze van aanduiding heeft gegeven;
• (in voorkomend geval) de O.R. of, bij ontstentenis, de V.A. over de functies van de kaderleden en over de lijst die hij bij wijze van aanduiding heeft gegeven.

Opgelet! De formaliteiten die vervuld moeten worden op dag X - 35 komen later aan bod.

Wens je een telling voor je technische bedrijfseenheid? Heb je advies of ondersteuning op maat nodig voor je sociale verkiezingen? Neem dan zeker contact met ons op via esv2024@partena.be.

Bron: wet van 4 december 2007 betreffende de sociale verkiezingen.