Payroll: de digitale revolutie

Je kunt een gevestigde waarde én een pionier zijn. Dat bewijst Carrefour. In de distributiesector staat de retailer heel ver op het vlak van Human Resources Management. Een team van 80 medewerkers beheert het personeel van 80 geïntegreerde winkels, verspreid over meer dan 700 verkooppunten in België. Samen met de centrale diensten in Zaventem betekent dit een totaal van bijna 10.800 medewerkers.

Geïntegreerde oplossing

Carrefour was een van de eerste ondernemingen die eind 2017 overstapte naar HRIS, het personeelsinformatiesysteem van de SAP-tool SuccessFactors. Carole Delava, People Solution & Projects Director: ‘De digitale transformatie in onze afdeling gaat terug tot eind 2017. We kozen voor SuccessFactors omdat het een geïntegreerd systeem is. De implementatie van een dergelijke tool paste in het kader van een reorganisatie van onze afdeling en onze processen.’

In een eerste fase was de transformatie toegespitst op ‘soft HR’, zoals de processen om de doelstellingen, jaarlijkse evaluaties en opleidingen vast te leggen. ‘De jaarlijkse evaluatie van de winkelbedienden verliep daarvoor niet echt efficiënt en leidde tot heel wat stress. Daarom maakten we de shift naar continue feedback.’

Carrefour digitaliseerde ook het rekruteringsproces via een module van SuccesFactors. Zo krijgt het bedrijf een centraal overzicht van de beschikbare kandidaten en de lokale noden. ‘Een kandidatuur die gericht is aan een bepaalde winkel kan op die manier aan meerdere directeurs van eenzelfde regio worden voorgesteld’, zegt Carole Delava.

Impact

Een ander pluspunt voor Carrefour is de ‘medewerkersgerichte’ aanpak van SuccessFactors die medewerkers ertoe aanzet om hun professionele traject zelf in handen te nemen. ‘Elke werknemer heeft via de Learning module toegang tot een online opleidingscatalogus, met de mogelijkheid om zich meteen in te schrijven.’

Op het online platform staan ook digitale documenten en het maakt gebruik van digitale handtekeningen. Op die manier kan iedereen zijn eigen gegevens beheren, wat de administratieve werklast verlicht voor HR-medewerkers en het risico op fouten verlaagt. ‘Zo kan HR zich toeleggen op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde, zoals individuele begeleiding en advies’, aldus Carole Delava.

De impact van deze eerste fase is al goed voelbaar. HR-processen werden geoptimaliseerd via de migratie naar de cloud, de werknemerservaring verbeterde, store managers kregen meer autonomie dankzij toegang tot verschillende tools voor onder andere contractbeheer en in- en uitdiensttredingen.

Payroll

Op basis van dit succes lanceerde Carrefour in 2021 de tweede fase van het project. Enkele maanden eerder had SuccessFactors aangekondigd zijn loonmotor ook in België beschikbaar te maken. Carrefour schakelde daarop een versnelling hoger, met als doel zijn payroll uit te rollen in full SaaS-modus en die te integreren met de reeds operationele modules van SuccesFactors. ‘Die tweede fase bestond uit de configuratie van onze eigen loonmotor in de cloud, zodat we de loonberekeningen zelf konden verrichten. Ons sociaal secretariaat houdt de loongerelateerde diensten, de uitgifte van de fiches en de administratieve stromen in handen.’

Advies en audit

Carrefour kiest voor Partena Professional om dit proces mee in goede banen te leiden. Een extra troef daarbij is dat Partena deze technologie perfect beheerst. Als HR-parnter staat het namelijk al bij heel wat andere klanten in voor de implementatie van modules zoals de medewerkersdatabase Employee Central en de SAP cloud-loonmotor Employee Central Payrollud).

‘Partena is van meet af aan meegestapt in het project’, zegt Carole Delava. ‘Hun teams hebben de ontwikkeling en configuratie van de loonmotor volledig opgevolgd, inclusief de integratie van de wetgeving, regels en formules die de lonen bepalen. Ze werkten mee aan alle tests en controleerden of de bereikte resultaten in de nieuwe motor voldeden. Ze speelden met andere woorden een cruciale rol qua advies en audit.’

Medewerking

De migratie, die in september 2021 van start ging, werd in januari 2023 met succes afgerond, zoals Carrefour gepland had. ‘Carrefour, Partena en de implementatiespecialist EPI-USE vormden een uitstekend trio. De kwaliteit van de samenwerking was erg goed, ook met de andere betrokken afdelingen van Carrefour, zoals IT en Finance’, onderstreept Carole Delava.

In de laatste fase van het project heeft Carrefour zijn nieuwe loonmotor aan een badging-systeem gekoppeld om de prestaties van de werknemers via smartphones te registreren. Na verwerking worden de ingezamelde data meteen gebruikt om de loonfiches op te stellen. Ook daar vermindert Carrefour de administratieve werklast van zijn winkels. ‘Zo hebben we de digitale transformatie helemaal doorgetrokken’, zegt de HR-experte. ‘Toen ik het project vijf jaar geleden aankondigde, zeiden velen: ‘je droomt’. Vandaag hebben we onze droom waargemaakt!’