Payroll : la révolution digitale

On peut être tout à la fois acteur établi et précurseur. Dans le secteur de la distribution, Carrefour est ainsi à la pointe en matière de politique de ressources humaines. Son équipe de 80 professionnels gère le personnel de 80 magasins intégrés parmi les plus de 700 points de vente que compte l’enseigne en Belgique. S’y ajoute le personnel des services centraux, basés à Zaventem. Soit près de 10.800 collaborateurs au total.

Solution intégrée

L’enseigne a été l’une des premières entreprises à migrer vers la suite HRIS (Human Resources Information System) de SuccessFactors. Carole Delava, People Solution & Projects Director chez Carrefour, replace le projet dans son contexte: “L’objectif de transformation digitale du département remonte à la fin de 2017. Notre choix s’est porté sur SuccessFactors pour son caractère intégré. En effet, l’implémentation d’un tel outil s’inscrivait plus largement dans un redesign organisationnel de notre département et de nos processus.”

Dans un premier temps, la transformation se concentre sur les aspects “soft HR”, parmi lesquels les processus de définition des objectifs, d’évaluations annuelles et de formations. “Jusque-là, notre mode d’évaluation annuelle pour les employés en magasin était assez inefficace et générateur de stress. Nous avons alors évolué vers le feedback continu.”

L’enseigne s’attelle aussi à son processus de recrutement. La digitalisation, via un autre module, lui offre notamment de disposer d’une vue centralisée des candidats disponibles et des besoins locaux. “De quoi, même quand elle arrive dans un seul magasin, proposer une candidature spécifique à plusieurs directeurs d’une même région.”

Impact

Ce qui séduit aussi Carrefour, c’est cette approche centrée sur le collaborateur qu’autorise SuccessFactors, incitant chacun à prendre les rênes de son parcours professionnel. “Par le biais du module Learning, par exemple, chaque employé peut accéder à un catalogue de formations en ligne auxquelles ils peuvent s’inscrire directement”, se réjouit Carole Delava.

Contrats des employés, lettres de promotion, attestations: en combinant création de documents numériques et signature électronique, la plateforme optimise également les interactions. Chacun y gère ses propres données, ce qui soulage les collaborateurs RH de tâches administratives lourdes et diminue les risques d’erreur. “Les HR Officers peuvent ainsi se consacrer à des activités à plus haute valeur ajoutée, comme l’accompagnement et le conseil individuel.”

L’impact de cette première phase est tangible: optimisation des processus RH grâce à la migration dans le cloud, amélioration de l’expérience employé, autonomie accrue des store managers par l’accès aux outils de gestion des contrats, des entrées/sorties, etc.

Payroll

Fort de ces succès, Carrefour s’est engagé en 2021 dans la seconde phase du projet. Quelques mois plus tôt, SuccessFactors a annoncé la localisation de son moteur de paie pour la Belgique. L’enseigne de distribution est donc passée à la vitesse supérieure avec pour objectif la migration de son payroll en mode full SaaS, totalement intégré avec ses autres modules opérationnels. “Cette deuxième phase a consisté à configurer notre propre moteur de paie dans le cloud, ce qui nous permettait de réaliser les calculs de paie nous-mêmes”, note Carole Delava. “Le secrétariat social conserve les services liés à la paie, l’émission des fiches et les flux administratifs.”

Conseil et audit

Pour accompagner le distributeur dans le processus d’implémentation, le choix s’est porté sur Partena. Ce partenaire RH a pour atout de maîtriser parfaitement la suite HRIS. De fait, Partena propose déjà à de nombreux autres clients l’implémentation de modules Employee Central (base de données collaborateurs) et Employee Central Payroll (moteur de paie SAP hébergé dans le cloud), tous deux préalables à la mise en fonction du module Payroll sur SuccessFactors.

“Partena a participé au projet dès l’origine”, reprend Carole Delava. “Ses équipes ont suivi tout le développement et la configuration du moteur de paie, y compris l’intégration des lois, règles et formules qui régissent la détermination des salaires. Partena a pris part à tous les tests et contrôlé que les résultats obtenus dans le nouveau moteur étaient conformes. Un rôle crucial de conseil et d’audit, autrement dit.”

Collaboration

Initiée en septembre 2021, la migration s’est achevée avec succès en janvier 2023, conformément à l’objectif que s’était fixé Carrefour. “Nous avons vraiment fonctionné en trio entre Carrefour, Partena et EPI-USE, l’implémenteur. La qualité de la collaboration a été assez exceptionnelle, de même qu’avec les autres départements de Carrefour impliqués, notamment IT et Finance.”

Dans la dernière étape du projet, Carrefour a entrepris d’associer à son nouveau moteur de paie un système de badging afin d’enregistrer les “prestations employés” via un smartphone. Les données collectées sont traitées puis nourrissent directement l’établissement des fiches de paie. Là encore, le distributeur diminue la charge administrative de ses magasins. “Nous sommes allés au bout de notre transformation digitale”, conclut Carole Delava. “Lorsque j’ai annoncé ce projet voici cinq ans, beaucoup m’ont répondu: tu rêves. Et pourtant, nous y sommes parvenus!”