Transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden: informatieplicht van de werkgever

De Europese richtlijn (EU) 2019/1152 heeft tot doel de arbeidsvoorwaarden te verbeteren door met name transparantere en beter voorspelbare werkgelegenheid te bevorderen.

Ze wordt in Belgisch recht omgezet door de wet van 7 oktober 2022.

Deze wet voorziet in:

• de verplichting, voor de werkgever, om de werknemer bepaalde informatie over zijn arbeidsvoorwaarden te verstrekken; een samenvatting ervan staat hieronder;
• een reeks minimumrechten voor de werknemer; deze komen aan bod in een volgende Infoflash;
• bescherming tegen nadelige behandeling en ontslag; ook meer hierover in een volgende Infoflash.

Bedoelde werkgevers 

 Alle werkgevers zijn verplicht bepaalde informatie over de arbeidsvoorwaarden te verstrekken.

Informatie van individuele aard 

Inhoud?

De werkgever moet aan elke werknemer ten minste de volgende informatie verstrekken:

1. de identiteit van de partijen bij de arbeidsrelatie;
2. de plaats van het werk;

Opgelet! Indien het werk niet (hoofdzakelijk) op een vaste plaats verricht wordt, moet de werkgever de volgende elementen meedelen: de vermelding dat de werknemer zijn arbeid op verschillende plaatsen verricht of vrij is zijn werkplek te bepalen, informatie over eventuele regelingen inzake reizen tussen de verschillende werkplekken of de verwijzing naar het arbeidsreglement, de zetel (of in voorkomend geval, de woonplaats van de werkgever).

3. de hoofdzakelijk uitgeoefende functie, de titel, rang, hoedanigheid of categorie van de arbeid van de werknemer;

Opgelet! Indien deze elementen niet volstaan om de loon- en arbeidsvoorwaarden van de werknemer te bepalen, moet de werkgever ook de beknopte kenmerken of omschrijving van de arbeid meedelen.

4. de aanvangsdatum van de arbeidsrelatie;
5. indien het een arbeidsrelatie met een bepaalde duur betreft, de einddatum of de verwachte duur;
6. het loon (met inbegrip van het aanvangsbedrag), de overige bestanddelen (indien van toepassing, afzonderlijk vermeld), de extralegale voordelen inzake sociale zekerheid die de werkgever aanbiedt en waarop de werknemer recht heeft, en de betalingswijze en de frequentie van de betalingen van het loon, of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen/collectieve arbeidsovereenkomsten op dit vlak;
7. indien van toepassing, de duur en de nadere regels betreffende de proeftijd (zie hieronder);
8. indien de werknemer tewerkgesteld is op basis van een vast uurrooster:
   • het begin- en einduur van de gewone arbeidsdag, het tijdstip en de duur van de rusttijden en de dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid of de verwijzing naar de vaste werkroosters die in het arbeidsreglement voorzien zijn;
   • de regelingen in verband met het presteren van overuren en meeruren, het loon daarvoor en de andere rechten die verbonden zijn met het presteren van deze uren, of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen/collectieve arbeidsovereenkomsten op dit vlak;
   • in voorkomend geval de regelingen in verband met dienstwisselingen of de verwijzing hiernaar in het arbeidsreglement;
   • in voorkomend geval het begin van de cyclus;
9. indien de werknemer tewerkgesteld is op basis van een variabel uurrooster:
   • het beginsel dat het uurrooster variabel is en de totale duur (aantal uren) van de arbeid per week;
   • de regelingen in verband met het presteren van overuren en meeruren, het loon daarvoor en de andere rechten die verbonden zijn met het presteren van deze uren; 
   • de dagen van de week waarop en het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties vastgesteld kunnen worden of de verwijzing naar het arbeidsreglement op dit vlak;
   • de wijze waarop en de termijn waarbinnen de werknemer door middel van een bericht in kennis wordt gesteld van zijn werkrooster of de verwijzing naar het arbeidsreglement op dit vlak.

Binnen welke termijn?

De werkgever moet de informatie van individuele aard uiterlijk de eerste dag van tewerkstelling aan de werknemer bezorgen, tenzij die informatie al eerder verstrekt is.

Hoe?

De werkgever is vrij in zijn keuze van het document waarin hij de informatie meedeelt (arbeidsovereenkomst of een document dat losstaat van de arbeidsovereenkomst, schriftelijk of elektronisch), tenzij de informatie in de arbeidsovereenkomst opgenomen moet worden.

In alle gevallen moet:

• de informatie toegankelijk zijn voor de werknemer en opgeslagen en afgedrukt kunnen worden;
• de informatie die, in voorkomend geval, opgenomen is in een document dat losstaat van de arbeidsovereenkomst, overeenstemmen met de arbeidsvoorwaarden die voorzien zijn in de arbeidsovereenkomst;
• de werkgever het bewijs bewaren van overdracht of ontvangst van de informatie.

Wat in geval van wijzigingen?

Elke wijziging in de informatie die vermeld is in het document (tenzij deze het gevolg is van een wijziging van de wettelijke of reglementaire bepalingen/collectieve arbeidsovereenkomsten waarnaar verwezen wordt in het document) moet door de werkgever verstrekt worden in de vorm van een wijziging van het document en dit uiterlijk op de dag waarop deze wijziging van kracht wordt.

Informatie in geval van tewerkstelling in het buitenland

Inhoud? 

Als de werknemer langer dan 4 opeenvolgende weken in een ander land moet werken, moet de werkgever, voor zijn vertrek, in het document met de informatie van individuele aard (zie hierboven) de volgende elementen vermelden:

• het (de) land(en) waar het werk in het buitenland moet worden verricht en de verwachte duur ervan;
• de munteenheid waarin het loon wordt uitbetaald;
• in voorkomend geval, de voordelen in geld of in natura die aan de werkopdrachten verbonden zijn;
• informatie over de vraag of de terugkeer geregeld is, en zo ja, de wijze waarop dat gebeurt.

Als de werknemer gedetacheerd wordt naar een lidstaat van de Europese Unie (Richtlijn 96/71/EG) moet de werkgever, voor zijn vertrek, in het document met de informatie van individuele aard (zie hierboven) de volgende elementen vermelden:

• het loon waarop de werknemer recht heeft volgens het toepasselijke geldende recht van de ontvangende lidstaat of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen/ collectieve arbeidsovereenkomsten op dit vlak;
• in voorkomend geval, de toeslagen in verband met de detachering en alle regelingen voor de vergoeding van reis-, verblijf- en maaltijdkosten;
• de link naar de door de ontvangende lidstaat ontwikkelde enige officiële nationale website (Richtlijn 2014/67/EU).

Wat in geval van wijzigingen?

Elke wijziging in de informatie die vermeld is in het document (tenzij deze het gevolg is van een wijziging van de wettelijke of reglementaire bepalingen/collectieve arbeidsovereenkomsten waarnaar verwezen wordt in het document) moet door de werkgever verstrekt worden in de vorm van een wijziging van het document en dit uiterlijk op de dag waarop deze wijziging van kracht wordt.

Specifieke informatie in geval van het sluiten van een arbeidsovereenkomst voor studenten

Als de werknemer aangeworven is met een arbeidsovereenkomst voor studenten, moeten de duur en de modaliteiten van de proefperiode (d.w.z. de wijze waarop de overeenkomst tijdens deze periode beëindigd kan worden) in de overeenkomst vermeld worden.

Opeenvolgende proefperiodes zijn verboden wanneer een student via opeenvolgende arbeidsovereenkomsten voor tewerkstelling van studenten in dezelfde functie tewerkgesteld wordt.

Specifieke informatie in geval van het sluiten van een tijdelijke arbeidsovereenkomst

Als de werknemer aangeworven is met een tijdelijke arbeidsovereenkomst met een proefperiode, moeten de duur en de modaliteiten van de proefperiode (d.w.z. de wijze waarop de overeenkomst tijdens deze periode beëindigd kan worden) in de overeenkomst vermeld worden.

Als de partijen een duur van minder of meer dan 3 werkdagen (de wettelijk bepaalde duur) overeenkomen, moet deze duur in verhouding staan tot de duur van de arbeidsovereenkomst en de aard van het werk.

Opeenvolgende proefperiodes zijn verboden wanneer een werknemer via opeenvolgende tijdelijke arbeidsovereenkomsten in dezelfde functie tewerkgesteld wordt.

Informatie van collectieve aard

Sommige informatie is van collectieve aard (ze is gericht op alle werknemers) en moet in het arbeidsreglement opgenomen worden.

Inhoud?

Het arbeidsreglement moet het volgende vermelden:

1. betreffende de beëindiging van de arbeidsovereenkomst:
   • de procedure (met inbegrip van de formele vereisten en de duur van de opzegtermijnen) die in acht moet worden genomen indien de arbeidsovereenkomst beëindigd wordt en de termijnen om tegen het ontslag in beroep te gaan;
   • of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen op dit vlak;
2. betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en collectieve akkoorden die in de onderneming toepasselijk zijn:
   • de vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden gesloten in de onderneming en die van toepassing zijn op de werkomstandigheden;
   • de vermelding van het paritair orgaan voor de collectieve arbeidsovereenkomsten die buiten de onderneming zijn gesloten;
3. betreffende opleiding:
   • het door de werkgever geboden recht op opleiding;
   • of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen/collectieve arbeidsovereenkomsten op dit vlak;
4. de socialezekerheidsinstelling die de sociale bijdragen ontvangt (RSZ).

Hoe?

De eerste 2 vermeldingen moesten al opgenomen zijn in het arbeidsreglement en moeten dus alleen bijgewerkt worden; het is niet nodig daartoe de overlegprocedure in de ondernemingsraad of, bij gebrek daaraan, met de werknemers na te leven.

Anderzijds moet de overlegprocedure in de ondernemingsraad of, bij gebrek daaraan, met de werknemers nageleefd worden om de laatste 2 vermeldingen in het arbeidsreglement op te nemen; dit zijn nieuwe vermeldingen.

In alle gevallen moet de werkgever nog altijd:

• een afschrift van de wijziging van het arbeidsreglement aan iedere werknemer geven (met ontvangstbewijs);
• deze wijziging meedelen aan de bevoegde directie van het toezicht op de sociale wetten binnen 8 dagen na haar inwerkingtreding.

Inwerkingtreding

De hierboven beschreven informatie moet verstrekt worden:

• als de arbeidsrelatie wordt aangegaan vanaf 10 november 2022: binnen de termijn voorzien in de wet van 7 oktober 2022;
• als de arbeidsrelatie al bestaat op 10 november 2022: op verzoek van de werknemer en binnen de termijn voorzien in de wet van 7 oktober 2022, maar die aanvangt op de dag van dit verzoek.

De minimumrechten die de werknemers genieten, komen aan bod in een volgende Infoflash.

Hebt u vragen over de gevolgen van deze nieuwe wetgeving voor uw documenten (arbeidsovereenkomst en arbeidsreglement)? Neem dan zeker contact op met onze Legal Partners via legalpartners@partena.be.

Bron: wet van 7 oktober 2022 houdende gedeeltelijke omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1152 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 betreffende transparante en voorspelbare

arbeidsvoorwaarden in de Europese Unie, B.S. 31.10.2022.