Conditions de travail transparentes et prévisibles : obligation d’information dans le chef de l’employeur

La directive européenne (UE) 2019/1152 vise à améliorer les conditions de travail notamment en promouvant des emplois plus transparents et plus prévisibles.

Elle est transposée en droit belge par le biais de la loi du 7 octobre 2022.

Cette loi prévoit :

• l’obligation, pour l’employeur, de fournir au travailleur certaines informations sur ses conditions de travail ; celles-ci sont résumées ci-dessous ;
• un ensemble de droits minimaux pour le travailleur ; ceux-ci feront l’objet d’un prochain Infoflash ;
• une protection contre le traitement défavorable et contre le licenciement ; celle-ci fera également l’objet d’un prochain Infoflash.

Employeurs concernés 

L’obligation de communiquer certaines informations sur les conditions de travail incombe à tous les employeurs.

Informations à caractère individuel 

Contenu ?

L’employeur doit fournir à chaque travailleur au moins les informations suivantes :

1. l’identité des parties à la relation de travail ;
2. le lieu de travail ;

Attention ! Si le travail n’est pas effectué (principalement) en un lieu fixe, l’employeur doit communiquer les éléments suivants : l’indication que le travailleur est occupé en divers lieux ou libre de choisir son lieu de travail, les modalités éventuelles de déplacement entre les divers lieux de travail ou la référence au règlement de travail, le siège social (ou, le cas échéant, le domicile de l’employeur).

3. la fonction exercée à titre principal, le titre, le grade, la qualité ou la catégorie de travail du travailleur ;

Attention ! Si ces éléments ne sont pas suffisants pour déterminer la rémunération et les conditions de travail du travailleur, l’employeur doit également communiquer les caractéristiques ou la description succincte du travail.

4. la date de début de la relation de travail ;
5. si la relation de travail est à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue ;
6. la rémunération (y compris le montant de base initial), tous les autres éléments constitutifs (le cas échéant, indiqués séparément), les avantages extra-légaux en matière de sécurité sociale offerts par l’employeur et auxquels le travailleur a droit ainsi que la méthode et la périodicité de versement des rémunérations, ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires/aux conventions collectives de travail en la matière ;
7. le cas échéant, la durée et les modalités de la période d’essai (voyez ci-dessous) ;
8. si le travailleur est occupé sur la base d’un horaire fixe :
   • l’heure de début et l’heure de fin de la journée de travail régulière, le moment et la durée des intervalles de repos ainsi que les jours d’arrêts réguliers de travail, ou la référence aux horaires de travail fixes prévus dans le règlement de travail ;
   • les règles concernant la prestation d’heures supplémentaires et d’heures complémentaires, la rémunération y afférente ainsi que les autres droits relatifs à la prestation de ces heures, ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires/aux conventions collectives de travail en la matière ;
   • le cas échéant, les règles relatives au changement d’équipes, ou la référence à celles-ci dans le règlement de travail ;
   • le cas échéant, le début du cycle ;
9. si le travailleur est occupé sur la base d’un horaire variable :
   • le principe selon lequel l’horaire de travail est variable ainsi que la durée totale (nombre d’heures) du travail par semaine ;
   • les règles concernant la prestation d’heures supplémentaires et d’heures complémentaires, la rémunération y afférente ainsi que les autres droits relatifs à la prestation de ces heures ; 
   • les jours de la semaine et la plage journalière pendant lesquels les prestations de travail peuvent être fixées, ou la référence au règlement de travail en la matière ;
   • la manière selon laquelle et le délai dans lequel le travailleur est informé, par voie d’avis, de son horaire de travail, ou la référence au règlement de travail en la matière.

Dans quel délai ?

L’employeur doit transmettre les informations à caractère individuel au travailleur au plus tard le 1er jour de travail, sauf si elles ont déjà été fournies précédemment.

Comment ?

L’employeur est libre de choisir le document par lequel il communique les informations (contrat de travail ou document distinct du contrat de travail, écrit ou électronique), sauf si celles-ci doivent figurer dans le contrat de travail.

Dans tous les cas, il faut que :

• les informations soient accessibles au travailleur et puissent être stockées et imprimées ;
• les informations contenues, le cas échéant, dans un document distinct du contrat de travail correspondent aux conditions de travail prévues dans le contrat de travail ;
• l’employeur conserve la preuve du transfert ou de la réception des informations.

Quid en cas de modification ?

Toute modification apportée aux informations mentionnées dans le document (excepté si elle résulte d’une modification des dispositions légales ou réglementaires/des conventions collectives de travail auxquelles le document fait référence) doit être communiquée par l’employeur sous la forme d’une modification dans le document et cela, au plus tard le jour de l’entrée en vigueur de cette modification.

Information en cas d’occupation à l’étranger

Contenu ? 

Si le travailleur doit travailler dans un autre pays pendant plus de 4 semaines consécutives, l’employeur est tenu de mentionner, avant son départ, les éléments suivants dans le document qui reprend les informations à caractère individuel (voyez ci-dessus) :

• le(s) pays étranger(s) dans le(s)quel(s) le travail doit être effectué et sa durée prévue ;
• la devise servant au paiement de la rémunération ;
• le cas échéant, les avantages en espèces ou en nature liés aux tâches ;
• l’information indiquant si le rapatriement est réglé, et s’il l’est, la manière dont il est organisé.

Si le travailleur est détaché vers un état membre de l’Union européenne (directive 96/71/CE), l’employeur est tenu de mentionner, avant son départ, les éléments suivants dans le document qui reprend les informations à caractère individuel (voyez ci-dessus) :

• la rémunération à laquelle le travailleur a droit conformément au droit applicable dans l’état membre d’accueil, ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires/aux conventions collectives de travail en la matière ;
• le cas échéant, les indemnités liées au détachement et les règles de remboursement des frais de voyage, de logement et de nourriture ;
• le lien vers le site internet national officiel unique mis en place par l’état membre d’accueil (directive 2014/67/UE).

Quid en cas de modification ?

Toute modification apportée aux informations mentionnées dans le document (excepté si elle résulte d’une modification des dispositions légales ou réglementaires/des conventions collectives de travail auxquelles le document fait référence) doit être communiquée par l’employeur sous la forme d’une modification dans le document et cela, au plus tard le jour de l’entrée en vigueur de cette modification.

Information spécifique en cas de conclusion d’un contrat d’occupation d’étudiant

Si le travailleur est engagé dans les liens d’un contrat d’occupation d’étudiant, la durée et les modalités de la période d’essai (c’est-à-dire la manière dont il peut être mis fin au contrat pendant cette période) doivent être mentionnées dans le contrat.

Les périodes d’essai successives sont interdites lorsqu’un étudiant est occupé dans la même fonction par le biais de contrats d’occupation d’étudiant successifs.

Information spécifique en cas de conclusion d’un contrat de travail temporaire

Si le travailleur est engagé dans les liens d’un contrat de travail temporaire avec une période d’essai, la durée et les modalités de cette période d’essai (c’est-à-dire la manière dont il peut être mis fin au contrat pendant cette période) doivent être mentionnées dans le contrat.

Si les parties conviennent d’une durée inférieure ou supérieure à 3 jours de travail (durée prévue par la législation), cette durée doit être proportionnelle à la durée du contrat de travail et à la nature du travail.

Les périodes d’essai successives sont interdites lorsqu’un travailleur occupe la même fonction par le biais de contrats de travail temporaire successifs.

Informations à caractère collectif

Certaines informations ont un caractère collectif (elles visent tous les travailleurs) ; elles doivent figurer dans le règlement de travail.

Contenu ?

Le règlement de travail doit mentionner :

1. concernant la fin du contrat de travail :
   • la procédure (y compris les conditions de forme et la durée des délais de préavis) à respecter lorsque le contrat de travail prend fin ainsi que les délais en cas de recours contre le licenciement ;
   • ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires en la matière ;
2. concernant les conventions collectives de travail et accords collectifs applicables dans l’entreprise :
   • la référence aux conventions collectives de travail et/ou aux accords collectifs conclus au sein de l’entreprise qui s’appliquent aux conditions de travail ;
   • la référence à l’organe paritaire pour les convention collectives de travail conclues en dehors de l’entreprise ;
3. concernant la formation :
   • le droit à la formation offert par l’employeur ;
   • ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires/aux conventions collectives de travail en la matière ;
4. l’organisme de sécurité sociale qui perçoit les cotisations sociales (ONSS).

Comment ?

Les 2 premières mentions devaient déjà figurer dans le règlement de travail et doivent donc uniquement être actualisées ; il n’y a pas lieu, à cet effet, de respecter la procédure de concertation au sein du conseil d’entreprise ou, à défaut, avec les travailleurs.

Par contre, il faut respecter la procédure de concertation au sein du conseil d’entreprise ou, à défaut, avec les travailleurs pour insérer les 2 dernières mentions dans le règlement de travail ; il s’agit là de nouvelles mentions.

Dans tous les cas, l’employeur reste tenu :

• de remettre une copie de la modification du règlement de travail à chaque travailleur (avec accusé de réception) ;
• et de communiquer cette modification à la direction contrôle des lois sociales compétente dans les 8 jours de son entrée en vigueur.

Entrée en vigueur

Les informations décrites ci-dessus doivent être fournies :

• si la relation de travail débute à partir du 10 novembre 2022 : dans le délai prévu par la loi du 7 octobre 2022 ;
• si la relation de travail existe déjà à la date du 10 novembre 2022 : à la demande du travailleur et dans le délai prévu par la loi du 7 octobre 2022 mais qui prend cours le jour de cette demande.

Les droits minimaux dont bénéficient les travailleurs feront l’objet d’un prochain Infoflash.

Vous avez des questions concernant l’impact de cette nouvelle législation sur vos documents (contrat de travail et règlement de travail) ? N’hésitez pas à contacter nos Legal Partners via legalpartners@partena.be.

Source : loi du 7 octobre 2022 transposant partiellement la directive (UE) 2019/1152 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l'Union européenne, M.B., 31.10.2022.