Terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever op basis van bewijsstukken: herinnering en nuancering

Auteur: Peggy Criel (Legal Expert)
Datum:

De onkostenvergoedingen die zijn vastgesteld op basis van bewijsstukken moeten vanaf inkomstenjaar 2022 verplicht worden vermeld op de fiscale fiche. De FOD Financiën tempert deze verplichting bij de terugbetaling van een voorschot. 

Context

Kosten eigen aan de werkgever toegekend aan werknemers worden op de fiscale fiche 281.10 vermeld in het vak ‘diverse inlichtingen’. Voor bedrijfsleiders worden deze kosten vermeld op de fiscale fiche 281.20.

Vanaf inkomstenjaar 2022 staan er ingrijpende wijzigingen gepland met onder andere de vermelding van de bedragen voor alle types van onkostenvergoedingen op de fiscale fiche.

De onkostenvergoedingen die zijn vastgesteld op basis van bewijsstukken zullen dus moeten worden vermeld op de fiscale fiche 281.10 en/of 281.20 en dit, ongeacht of de terugbetaling gebeurt via de loonverwerking of via een rechtstreekse uitbetaling aan de werknemer of bedrijfsleider (buiten de loonverwerking, bv. een terugbetaling via de boekhouding).

Meer informatie over deze wijzigingen vindt u in onze infoflash van 28 oktober 2021.

Concrete gevallen

In een recente circulaire geeft de FOD Financiën toelichting bij de ficheverplichting in twee concrete gevallen.

Crediteren van de rekening courant van de bedrijfsleider

De terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever kan gebeuren via een creditering van de rekening-courant van een bedrijfsleider bij de vennootschap. Die toekenning moet ook worden opgenomen op de fiscale fiche.

Terugbetaling van een voorschot

Volgende situatie kan zich voordoen:

  • de werkgever of vennootschap doet in eigen naam een beroepsmatige aankoopverrichting van goederen of diensten;
  • de werknemer of bedrijfsleider beperkt zich tot het voorschieten van de betaling, m.a.w. hij betaalt met eigen middelen die goederen of diensten.

In dat geval gaat om een aankoop verricht door de werkgever of vennootschap, niet om een aankoop verricht door de werknemer of bedrijfsleider. De FOD Financiën bepaalt dat de terugbetaling van die kosten niet moet worden opgenomen op de fiscale fiche.

Opgelet! Het niet vermelden van bovenstaande terugbetaling geldt slechts wanneer van bij het begin duidelijk is dat:

  • de aankoopverrichting gebeurt door de vennootschap of werkgever;
  • het verantwoordingsstuk van de aankoop de identiteit van de vennootschap of werkgever bevat. In de regel gaat het dan om een rechtsgeldige factuur, op naam van de vennootschap of werkgever.

Zijn deze voorwaarden niet vervuld, dan moet de terugbetaling van de kosten wel worden vermeld op de fiscale fiche.

Voorbeelden:

  • Een werknemer koopt klein bureaumateriaal om te gebruiken op kantoor. De werknemer ontvangt een kasticket van € 50. Deze terugbetaling van eigen kosten van de werkgever moet worden vermeld op de fiscale fiche.
  • Een werkgever geeft aan één van zijn werknemers de opdracht om in zijn naam printpapier voor het kantoor aan te kopen. De factuur is op naam van de werkgever maar de werknemer schiet de betaling voor (hij betaalt met zijn eigen privérekening). Vervolgens betaalt de werkgever het voorgeschoten bedrag terug. De FOD Financiën oordeelt dat in dit geval de werkgever het printpapier aankoopt, niet de werknemer. De terugbetaling van de kost moet bijgevolg niet worden vermeld op de fiscale fiche.

Klant bij Partena Professional?

Kent u buiten de loonberekening onkostenvergoedingen toe op basis van bewijsstukken, gelieve contact op te nemen met uw Payroll Consultant om verder praktisch af te spreken hoe u de informatie over de toegekende bedragen vanaf 2022 kunt meedelen. Op deze manier zullen de afgeleverde fiscale fiches voldoen aan de wijzigingen op vlak van de rapporteringsverplichting.

Wees voorbereid!

De vermelding van de bedragen van de onkostenvergoedingen en de rapportering van terugbetalingen op basis van bewijstukken op de fiscale fiche, zorgt ervoor dat de FOD Financiën inzage krijgt in de toegekende onkostenvergoedingen. Het draagt onder andere bij tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken.

Het is daarom sterk aanbevolen het kostenbeleid van uw onderneming onder de loep te nemen zodat de onkostenvergoedingen en hun bedragen niet in vraag worden gesteld. Wenst u ondersteuning bij de evaluatie van uw kostenbeleid? Of wenst u een ondernemingspolicy over onkostenvergoedingen op te stellen? Aarzel zeker niet om onze Legal Partners te contacteren via legalpartners@partena.be.

Bronnen: Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, B.S. 30 juni 2021; Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk; Circulaire 2022/C/62 over de verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

De website van Partena Professional is een kanaal om informatie in een begrijpelijke vorm ter beschikking te stellen aan aangesloten leden en niet-leden.

Partena Professional streeft er naar actuele informatie aan te bieden en deze informatie wordt met de grootste zorg samengesteld (onder andere in de vorm van Infoflashes).

Maar aangezien de sociale en fiscale wetgeving voortdurend in beweging is, kan Partena Professional geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden inzake de juistheid, het up-to-date zijn of de volledigheid van de informatie die via deze website werd geraadpleegd of uitgewisseld.

Verdere bepalingen kunnen worden nagelezen in onze algemene disclaimer die van toepassing is bij elke raadpleging van deze website. Door deze website te raadplegen, aanvaardt u uitdrukkelijk de bepalingen van deze disclaimer. Partena Professional kan de inhoud van deze disclaimer eenzijdig wijzigen.