Kosten eigen aan de werkgever: wijziging van de rapportering op de fiscale fiche

De rapportering van kosten eigen aan de werkgever wordt aangepast en uitgebreid. Zo moeten de bedragen van alle types van onkostenvergoedingen verschijnen op de fiscale fiches vanaf het inkomstenjaar 2022.

Soorten kosten eigen aan de werkgever

Terugbetalingen van kosten die eigen zijn aan de werkgever worden als niet-belastbare vergoedingen beschouwd als de werkgever het dubbele bewijs levert dat de vergoeding bedoeld is om door de werkgever gemaakte kosten te dekken en dat deze vergoeding daadwerkelijk voor dergelijke kosten is gebruikt.

Het bedrag kan een vergoeding zijn die overeenstemt met de werkelijk gemaakte kosten of een forfaitair of conventioneel vastgelegd bedrag.

Volgende categorieën van onkostenvergoedingen onderscheiden we:

• Vergoedingen als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever die forfaitair zijn vastgesteld op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen (vb.: onkostenvergoedingen die gebaseerd zijn op forfaitaire vergoedingen die de overheid aan haar personeel toekent, kosten waarvan het bedrag werd vastgelegd na herhaalde waarnemingen en steekproeven);
• Vergoedingen als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever die forfaitair zijn vastgesteld, evenwel niet op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen;
• Vergoedingen als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever die zijn vastgesteld op basis van bewijsstukken.

Fiscale fiches

Kosten eigen aan de werkgever toegekend aan werknemers worden op de fiscale fiche 281.10 vermeld in het vak ‘diverse inlichtingen’. Voor bedrijfsleiders worden deze kosten vermeld op de fiscale fiche 281.20.

De rapportering van de onkostenvergoedingen toegekend in inkomstenjaar 2021 wijzigt licht in vergelijking met inkomstenjaar 2020. Vanaf inkomstenjaar 2022 staan er meer ingrijpende wijzigingen gepland met onder andere de vermelding van de bedragen voor alle types van onkostenvergoedingen.

Inkomstenjaar 2020

Op de fiscale fiche 281.10 moet volgende informatie worden opgenomen over de kosten eigen aan de werkgever:

Bij een combinatie van verschillende categorieën van onkostenvergoedingen, verschijnen de vermeldingen en/of het bedrag steeds op één lijn.

De fiscale fiche 281.20 bevat gelijkaardige regels voor wat betreft de onkostenvergoedingen toegekend aan bedrijfsleiders.

Inkomstenjaar 2021

De weergave van de verschillende categorieën onkostenvergoedingen wordt licht aangepast. Bij een combinatie van verschillende categorieën van onkostenvergoedingen, verschijnen de vermeldingen en/of het bedrag niet langer op één lijn. Per categorie zal de vermelding en/of het bedrag verschijnen op een afzonderlijke lijn.

Inkomstenjaar 2022 en volgende

De rapporteringsverplichting van de kosten eigen aan de werkgever wordt aangepast en uitgebreid. Voor elke categorie van onkostenvergoeding zal het bedrag moeten worden opgenomen en wordt er ook een verplichte rapportering ingevoerd voor onkosten op basis van bewijstukken.

Vermelding van het bedrag

Gelet op het belang van de niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, zal steeds het totale bedrag van de vergoedingen moeten worden vermeld in het vak 'diverse inlichtingen' van de fiscale fiche 281.10 en 281.20:

Bij een combinatie van verschillende categorieën van onkostenvergoedingen, wordt per categorie van onkostenvergoeding het bedrag vermeld op een afzonderlijke lijn.

Rapporteringsverplichting voor kosten eigen aan de werkgever op basis van bewijsstukken

Forfaitaire onkostenvergoedingen moeten worden verantwoord door individuele fiscale fiches. Voor onkosten die worden terugbetaald op basis van bewijsstukken ontbrak een dergelijke formele rapporteringsverplichting.

Dit verandert vanaf inkomstenjaar 2022. De onkostenvergoedingen die zijn vastgesteld op basis van bewijsstukken zullen moeten worden vermeld op de fiscale fiche 281.10 en/of 281.20 en dit, ongeacht of de terugbetaling gebeurt via de loonverwerking of rechtstreeks wordt uitbetaald aan de werknemer of bedrijfsleider (buiten de loonverwerking, bv. een terugbetaling via de boekhouding).

In tegenstelling tot hetgeen geldt voor forfaitaire onkostenvergoedingen, zal de niet-vermelding van de onkostenvergoedingen op basis van bewijsstukken niet automatisch de verwerping als beroepskost tot gevolg hebben. De overtreding kan wel bestraft worden met een administratieve boete.

Klant bij Partena Professional?

Onkostenvergoedingen die via de loonberekeningen worden verwerkt en uitbetaald aan de werknemer en/of bedrijfsleider worden nu reeds opgenomen op de fiscale fiche 281.10 en/of 281.20. Voor deze onkostenvergoedingen (en, indien van toepassing, de overeenstemmende looncodes die u gebruikt in de klantentool) hoeft u geen verdere actie te ondernemen, deze vergoedingen worden al vermeld op de fiscale fiche.

Kent u buiten de loonberekening onkostenvergoedingen toe op basis van bewijsstukken, gelieve contact op te nemen met uw Payroll Consultant om verder praktisch af te spreken hoe u de informatie over de toegekende bedragen vanaf 2022 kunt meedelen. Op deze manier zullen de afgeleverde fiscale fiches voldoen aan de wijzigingen op vlak van de rapporteringsverplichting.

Wees voorbereid!

De vermelding van de bedragen van de onkostenvergoedingen en de rapportering van terugbetalingen op basis van bewijstukken op de fiscale fiche, zorgt ervoor dat de FOD Financiën inzage krijgt in de toegekende onkostenvergoedingen. Het draagt onder andere bij tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken.

Het is daarom sterk aanbevolen het kostenbeleid van uw onderneming onder de loep te nemen zodat de onkostenvergoedingen en hun bedragen niet in vraag worden gesteld. Wenst u ondersteuning bij de evaluatie van uw kostenbeleid? Of wenst u een ondernemingspolicy over onkostenvergoedingen op te stellen? Aarzel zeker niet om onze Legal Partners te contacteren via legalpartners@partena.be.

Bronnen: Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, B.S. 30 juni 2021; Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk.