Sociale verkiezingen 2016: opstellen van het huishoudelijk reglement van de O.R./het C.P.B.W.

Naar aanleiding van de afgelopen sociale verkiezingen van mei 2016 werden comités voor preventie en bescherming op het werk (C.P.B.W.) en ondernemingsraden (O.R.) geïnstalleerd of hernieuwd in tal van ondernemingen.
Om geldig te kunnen werken, moet elke O.R. en elk C.P.B.W. over een (eigen) huishoudelijk reglement (H.R.) beschikken waarin hun werkingsregels zijn vastgelegd.

Het is ook belangrijk om bepaalde documenten te bewaren zoals de processen-verbaal van de verkiezingen waarop (met name) de aanduiding van de effectief verkozenen, de aanduiding van de plaatsvervangers en de schikking van de niet-verkozen kandidaten voorkomen.

Regels voor het opstellen van het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement wordt in principe opgesteld of herzien op de eerste vergaderingen van de O.R. en/of van het C.P.B.W. na de sociale verkiezingen. Daarna wordt het ideaal gezien eenparig aangenomen door de leden van het betreffende orgaan.

Om hun reglement op te stellen, gaan de O.R. en het C.P.B.W., desgevallend, uit van het model van het huishoudelijk reglement dat werd uitgewerkt door de activiteitensector waaronder de onderneming valt. Ze vullen het eventueel aan met bepalingen die het beste beantwoorden aan de behoeften van de onderneming.

Inhoud van het huishoudelijk reglement

Elk huishoudelijk reglement moet een aantal bepalingen bevatten.

Opmerking - Die verplichte vermeldingen kunnen aangevuld worden met specifieke bepalingen (facultatieve vermeldingen).

Verplichte vermeldingen van het huishoudelijk reglement van de O.R.

Elk huishoudelijk reglement van een O.R. moet de volgende punten bevatten:

• termijn voor de inschrijving van een kwestie op de agenda door een lid van de O.R.;
• de termijn voor de oproeping ter vergadering;
• de inhoud van de oproeping waarin de punten van de agenda worden vermeld;
• de taak van de voorzitter en de nadere regels van zijn vervanging;
• de taak van de secretaris en de nadere regels van zijn keuze en zijn vervanging;
• de na te leven regels in verband met het verloop van de vergaderingen (maximale duur van de vergadering, minimumaantal aanwezige leden, nadere regels voor het onderzoeken van de agendapunten, enz.);
• de nadere regels voor het opstellen, het goedkeuren en het meedelen van de notulen van de vergaderingen aan elk lid van de raad;
• de wijze waarop het personeel wordt voorgelicht en in kennis wordt gesteld van de werkzaamheden van de O.R.; 
• de wijze van bewaring van het archief van de O.R. en de nadere regels betreffende de inzage ervan door de leden van de O.R.;
• de procedure tot wijziging van het huishoudelijk reglement van de O.R.

Verplichte vermeldingen van het huishoudelijk reglement van het C.P.B.W.

Elk huishoudelijk reglement van een C.P.B.W. moet de volgende punten bevatten:

• de nadere regels betreffende de plaats en het tijdstip van de vergaderingen;
• de naam en voornaam van de effectieve en plaatsvervangende leden die de werkgever vertegenwoordigen en de naam en voornaam van de effectieve en plaatsvervangende leden die de werknemers vertegenwoordigen;
• de naam en voornaam van de voorzitter en, in voorkomend geval, van zijn plaatsvervanger;
• de nadere regels betreffende de taak van de voorzitter en de wijze waarop hij zich kan laten vervangen;
• de wijze waarop een punt kan worden ingeschreven op de agenda;
• de wijze waarop de leden worden opgeroepen voor de vergadering;
• de nadere regels betreffende het verloop van de vergaderingen (maximale duur van de vergadering, nadere regels voor het onderzoeken van de agendapunten, enz.);
• de nadere regels betreffende het vereiste aanwezigheidsquorum opdat het C.P.B.W. rechtsgeldig kan vergaderen en de wijze waarop wordt vastgesteld dat er een akkoord is;
• de wijze waarop inzage wordt verleend in de verslagen, adviezen en alle andere documenten die door de werkgever ter beschikking moeten worden gehouden van het comité;
• de wijze en de termijn van bewaring van het archief van het comité en de nadere regels betreffende de inzage ervan door de leden van het comité;
• de nadere regels betreffende de aanduiding van de afvaardigingen en de samenstelling van die afvaardigingen;
• de aard van de middelen, inzonderheid onder de vorm van een notitieboekje of een gelijkwaardig rapporteringsmiddel dat ter beschikking wordt gesteld van de leden van het comité;
• de nadere regels betreffende de contacten met de personen die zich in de onderneming bezighouden met het welzijnsbeleid;
• de nadere regels betreffende de voorbereidende vergaderingen en betreffende bijkomende vergaderingen;
• de wijze waarop deskundigen worden uitgenodigd;
• de wijze waarop het personeel wordt geïnformeerd over de agendapunten en de beslissingen van het comité;
• de procedure tot wijziging van het huishoudelijk reglement van het C.P.B.W.

Opgelet! De regels over de werking en de bevoegdheden van de O.R. en het C.P.B.W. worden later toegelicht.

Het is aan te raden om al bij de eerste vergadering het huishoudelijk reglement te bespreken en goed te keuren.

Is het de eerste maal dat u een comité of ondernemingsraad moet oprichten, dan raden wij u aan om als werkgever al een huishoudelijk reglement voor te bereiden en dit voor te leggen aan de werknemersafvaardiging op deze eerste vergadering. Daarmee wint u tijd tijdens de vergadering en vermijdt u eventueel oeverloze discussies.

Wij kunnen u hierbij begeleiden en helpen bij de opmaak van een huishoudelijk reglement (model of op maat).

Wenst u goed geïnformeerd aan de slag te gaan? Schrijf u dan zeker in voor onze praktische workshops in juni. Voor meer details en inschrijvingen kunt u terecht op onze blog.

Bronnen: wet van 20 september 1948 houdende organisatie van het bedrijfsleven (O.R.) (art. 22); wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (C.P.B.W.) (art. 68); Koninklijk Besluit van 3 mei 1999 betreffende de opdrachten en de werking van de C.P.B.W. (art. 31).

Auteur: Catherine Mairy

27/05/2016