Élections sociales 2016 : établissement du règlement d’ordre intérieur du C.E./C.P.P.T.

Suite aux dernières élections sociales de mai 2016, des comités pour la prévention et la protection au travail (C.P.P.T.) ainsi que des conseils d’entreprise (C.E.) ont été installés ou renouvelés dans de nombreuses entreprises. Pour fonctionner valablement, tout C.E. et tout C.P.P.T. doivent disposer (chacun) d’un règlement d’ordre intérieur (R.O.I.) contenant leurs règles de fonctionnement.

Il est également important de conserver certains documents tels que les procès-verbaux des élections sur lesquels figurent (notamment) la désignation des effectifs, la désignation des suppléants et le classement des candidats non élus.

Modalités d’établissement du règlement d’ordre intérieur

Le règlement d’ordre intérieur est établi ou revu, en principe, au cours des premières réunions du C.E. et/ou du C.P.P.T. après les élections sociales pour être ensuite adopté (idéalement) à l’unanimité des membres de l’organe concerné.

Pour établir leur règlement, le C.E. et le C.P.P.T. s’inspireront, le cas échéant, du règlement d’ordre intérieur-type élaboré par le secteur d’activité dont relève l’entreprise et le compléteront éventuellement par des dispositions mieux adaptées aux besoins de l’entreprise.

Contenu du règlement d’ordre intérieur

Tout règlement d’ordre intérieur comportera impérativement certaines clauses.

Remarque – Ces mentions obligatoires peuvent être complétées par des dispositions spécifiques (mentions facultatives).

Mentions obligatoires du règlement d’ordre intérieur du C.E.

Tout règlement d’ordre intérieur d’un C.E. doit comporter les points suivants :

• le délai d’inscription d’une question à l’ordre du jour par un membre du C.E. ;
• le délai de convocation aux réunions ;
• le contenu de la convocation mentionnant les points portés à l’ordre du jour ;
• le rôle du président et les modalités de son remplacement ;
• le rôle du secrétaire et les modalités de son choix et de son remplacement ;
• les règles à observer quant au déroulement des réunions (durée maximale de la réunion, nombre minimum de membres présents, modalités d’examen des points à l’ordre du jour, etc.) ;
• les modalités de rédaction, d’approbation et de communication des procès-verbaux des réunions à chaque membre du conseil ;
• le mode d’information du personnel et le mode de communication à celui-ci des activités du C.E. ;
• le mode de conservation des archives du C.E. et les modalités de consultation de celles-ci par les membres du C.E. ;
• la procédure de modification du règlement d’ordre intérieur du C.E.

Mentions obligatoires du règlement d’ordre intérieur du C.P.P.T.

Tout règlement d’ordre intérieur d’un C.P.P.T. doit comporter les points suivants :

• les modalités concernant le lieu et le moment des réunions ;
• les nom et prénom des membres effectifs et suppléants qui représentent l’employeur ainsi que les nom et prénom des membres effectifs et suppléants qui représentent les travailleurs ;
• le nom et prénom du président et, le cas échéant, ceux de son remplaçant ;
• les modalités concernant la tâche du président et les modalités selon lesquelles il peut se faire remplacer ;
• le mode d’inscription d’un point à l’ordre du jour ;
• le mode de convocation des membres à la réunion ;
• les modalités concernant le déroulement des réunions (durée maximale de la réunion, modalités d’examen des points à l’ordre du jour, etc.) ;
• les modalités concernant le quorum de présences exigé afin que le C.P.P.T. puisse se réunir valablement ainsi que le mode de constatation qu’un accord a été obtenu ;
• le mode de consultation des rapports, des avis et de tous les autres documents qui doivent être tenus à la disposition du comité par l’employeur ;
• le mode et le délai de conservation des archives du comité ainsi que les modalités de consultation de celles-ci par les membres du comité ;
• les modalités concernant la désignation des délégations et la composition de ces délégations ;
• la nature des moyens, notamment sous la forme d’un carnet de notes ou d’un moyen de rapport équivalent, mis à la disposition des membres du comité ;
• les modalités concernant les contacts avec les personnes qui, dans l’entreprise, s’occupent de la politique du bien-être ;
• les modalités relatives aux réunions préparatoires et aux réunions supplémentaires ;
• le mode de convocation des experts ;
• le mode d’information du personnel sur les points à l’ordre du jour et sur les décisions du comité ;
• la procédure de modification du règlement d’ordre intérieur du C.P.P.T.

Attention ! Les modalités de fonctionnement et les compétences du C.E. et du C.P.P.T. seront décrites ultérieurement.

Il est conseillé de parcourir le règlement d'ordre intérieur lors de la première réunion et de l’approuver. 

Si c'est la première fois que vous devez instituer un conseil ou un comité, nous vous conseillons de préparer un règlement d'ordre intérieur à l'avance et de le soumettre à la délégation des travailleurs lors de la première réunion. Cela permet de gagner du temps lors de cette réunion et d'éviter éventuellement de longues discussions.

Nous pouvons vous accompagner à cet égard et vous aider dans le cadre de la rédaction d’un R.O.I. (modèle ou sur mesure).

Voulez-vous vous préparer au mieux? Inscrivez-vous à nos workshops au mois de juin. Plus d’infos et inscriptions via notre blog.

Sources : Loi du 20 septembre 1948 portant organisation de l’économie (C.E.) (art. 22) ; Loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail (C.P.P.T.) (art. 68) ; Arrêté royal du 3 mai 1999 relatif aux missions et au fonctionnement des C.P.P.T. (art. 31).

Auteur : Catherine Mairy

27-05-2016