Jaarlijkse vakantie en eindejaar: welke regels moet je in acht nemen?

Het einde van het jaar komt in zicht en sommige van je werknemers moeten nog heel wat vakantiedagen opnemen voor 31 december.

Wat zijn de regels en wat zijn je verplichtingen in dergelijke gevallen?

Akkoord tussen de werkgever en werknemer

Wanneer er geen paritaire overeenkomst of ondernemingsovereenkomst werd gesloten, wordt de vakantieperiode vastgesteld in een individueel akkoord tussen jezelf en elke werknemer.

De werknemer kan dus nooit eenzijdig de datum van zijn vakantie aan jou opleggen. Omgekeerd kan je je werknemers niet dwingen om vakantie te nemen op datums die jou goed uitkomen.

Geen overdracht van vakantiedagen naar het volgende jaar

De vakantiedagen moeten voor 31 december 2023 worden toegekend. Het is dus verboden om de vakantiedagen die in 2023 niet zijn opgenomen over te dragen naar 2024, zelfs als je  werknemer hiermee akkoord gaat!

We herhalen bovendien dat ook de volgende regels van toepassing zijn:

• toekenning van vakantie aan werknemers met schoolgaande kinderen bij voorkeur tijdens de schoolvakanties;
• behoudens een andersluidend verzoek van de betrokken werknemers, toekenning van een aaneensluitende periode van 2 weken tussen 1 mei en 31 oktober (3 weken voor werknemers jonger dan 18 jaar op 31 december 2022). Een aaneensluitende vakantieperiode van één week moet in ieder geval gewaarborgd worden;
• verbod om halve dagen vakantie te nemen, behalve wanneer :

• de halve dag vakantie aangevuld wordt met een halve dag gewone rust;
• de werknemer vraagt om 3 dagen van de vierde vakantieweek te verdelen over halve dagen; je kan je evenwel verzetten tegen deze opdeling indien hierdoor het goede verloop van de arbeid zou kunnen worden verstoord.

De werknemer kan geen afstand doen van vakantiedagen

Het is een werknemer verboden om afstand te doen van vakantiedagen waarop hij recht heeft. Het feit dat de werknemer geen gebruik maakt van zijn vakantiedagen belet je niet om er regelmatig over te waken dat je werknemer daadwerkelijk al zijn vakantiedagen opneemt voor 31 december 2023.

Als je hem geen vakantiedata kan opleggen, kan je nog steeds problemen voorkomen door hem schriftelijk te informeren over zijn verplichting om al zijn vakantiedagen voor het einde van het jaar op te nemen en hem vragen om zijn vakantiesaldo in te plannen.

Betaling van vakantiegeld in geval van onmogelijkheid om zijn vakantiedagen op te nemen

Indien de werknemer wegens overmacht of een schorsing van de uitvoering van zijn overeenkomst (bijvoorbeeld in geval van ziekte of bevalling) niet in staat is om de vakantie waarop hij in 2023 recht heeft geheel of gedeeltelijk op te nemen voor het einde van het jaar, verliest hij definitief het recht op de vakantiedagen. Herhaling, deze mogen niet naar het volgende jaar worden overgedragen.

Indien het om een bediende gaat, zult je hem in dit geval toch uiterlijk op 31 december 2023 het vakantiegeld voor de niet-opgenomen vakantiedagen moeten betalen.

Indien het om een arbeider gaat, worden deze niet-opgenomen vakantiedagen gedekt door de vakantiecheque die hij al van de RJV heeft ontvangen.

Hoe zit het met extralegale vakantiedagen en ADV?

Extralegale vakantiedagen (graaddagen, anciënniteitsverlof,...) en dagen arbeidsduurvermindering (ADV) moeten in principe altijd in onderling overleg tussen jou en de werknemer worden opgenomen.

Voor het opnemen van extralegale vakantiedagen dient men zich bovendien te baseren op de bepalingen die daarin voorzien, hetzij op het niveau van de activiteitensector, hetzij op het niveau van de onderneming.

De dagen arbeidsduurvermindering (ADV) moeten voor het einde van het jaar worden opgenomen om de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur te garanderen.