Ondernemingsnummer of btw-nummer: wat is het verschil?

Hoewel het ondernemingsnummer en btw-nummer bestaan uit dezelfde cijfercombinatie, spreken we toch van twee verschillende nummers. Als startende zelfstandige zit u met heel wat vragen en kan ook dit verwarrend zijn. Wat is precies het verschil tussen een ondernemingsnummer en btw-nummer én hoe vraagt u ze aan? Partena Professional legt u alles stap voor stap uit en kan u ook helpen bij het inschrijven bij de KBO.

Van handelsregister naar KBO

In het verleden waren het handelsregisternummer en het btw-nummer twee verschillende nummers. Alle gegevens werden toen verzameld in het handelsregister, terwijl dit nu gebeurt in de federale Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) .

Sinds 1 juli 2003 werden in België de twee aparte cijfers vervangen door één overkoepelend nummer: het ondernemingsnummer. Voor bedrijven die al een btw-nummer hadden, bestond er een eenvoudige oplossing: hun btw-nummer kreeg een 10de cijfer - namelijk een 0 - dat vóór de andere 9 cijfers werd geplaatst. Bijvoorbeeld ‘123.321.123’ werd ‘0123.321.123’. Dit werd meteen ook hun ondernemingsnummer.

Bedrijven opgericht na 1 juli 2013 kregen van bij de start een ondernemingsnummer met 10 cijfers. Dit nummer is tegelijkertijd het btw-nummer. De overgangsperiode duurde tot 1 januari 2005, sindsdien hebben alle Belgische bedrijven één ondernemingsnummer van 10 cijfers.

Het ondernemingsnummer

Elke onderneming in België ontvangt bij inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) een uniek ondernemingsnummer. Het bestaat uit een 0 of een 1, gevolgd door 9 cijfers. Een ondernemingsnummer ziet er als volgt uit: ‘0123.321.123’. 

Via het ondernemingsnummer kunnen diverse overheidsinstanties en -administraties uw bedrijf identificeren. Als ondernemer bent u dan ook verplicht dit nummer te vermelden op alle officiële handelsdocumenten (akten, facturen, brieven …) én op uw website.

Een ondernemingsnummer aanvragen bij de KBO

De procedure om uw ondernemingsnummer aan te vragen kan verschillen, afhankelijk van de ondernemingsvorm die u kiest. Hieronder bespreken we de situatie voor een eenmanszaak en een vennootschap.

Een ondernemingsnummer aanvragen als eenmanszaak

Start u een eenmanszaak? Ga dan langs bij een ondernemingsloket van Partena Professional. Wij schrijven u in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en bezorgen u meteen uw ondernemingsnummer.

Belangrijk: zolang uw inschrijving niet voltooid is, mag u geen handelsactiviteiten uitoefenen. Dat geldt trouwens ook voor elke nieuwe, bijkomende activiteit die u opstart als zelfstandige.
Om uw inschrijving bij de KBO af te ronden, brengt u volgende gegevens mee:

• het vestigingsadres van waaruit u uw handelsactiviteiten gaat uitoefenen
• het adres van waaruit u uw activiteiten uitoefent
• de aard van uw activiteiten
• uw ondernemingsvaardigheden (diploma bedrijfsbeheer, aantoonbare beroepskennis …)
• het bankrekeningnummer van uw onderneming.

Hebt u geen tijd om langs te komen? Breng uw inschrijving bij de KBO in orde via SmartStart Online, het digitale ondernemingsloket van Partena Professional. Vanuit de online tool beheert u ook alle administratie en volgt u eenvoudig alle lopende aanvragen op.

Een ondernemingsnummer aanvragen als vennootschap

Richt u een vennootschap op? Dan regelt de griffie van de Rechtbank van Koophandel waar u uw oprichtingsakte hebt neergelegd de inschrijving. De procedure is verschillend per vennootschapsvorm (bvba, nv, cvba …). Informeer u goed op voorhand bij uw boekhouder en spring binnen in één van de ondernemingsloketten van Partena Professional voor alle details en administratieve verplichtingen.

Hoeveel kost het aanvragen van een ondernemingsnummer?

Als u uw ondernemingsnummer aanvraagt, betaalt u een eenmalige kost van € 83,50. De aanvraag van uw ondernemingsnummer is een beroepskost die 100% fiscaal aftrekbaar is, ook als zelfstandige in bijberoep.

Een ondernemingsnummer opzoeken

De kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) verzamelt alle basisgegevens van Belgische ondernemingen op één plaats. Veel gegevens zijn publiek toegankelijk en kunnen interessant zijn als u overweegt om een samenwerking met een ander bedrijf aan te gaan. Via het ondernemingsnummer kunt u online een onderneming opzoeken en de beschikbare publieke data raadplegen.  

Als zelfstandige kunt u alle gegevens over uw onderneming die zijn opgeslagen in de KBO, online raadplegen en bijsturen. Om in te loggen heeft u wel een token of eID-reader en elektronische identiteitskaart nodig.

Het btw-nummer
Bent u btw-plichtig? Dan laat u uw btw-nummer best onmiddellijk activeren samen met de inschrijving in de KBO.

Om de btw-activatie aan te vragen, hebben we de volgende gegevens nodig:

• uw ondernemingsnummer
• uw zakelijk bankrekeningnummer
• uw btw-regeling (vrijstelling, kwartaalaangiften, forfaitaire aangiften …).

Beschikt u bij inschrijving nog niet over alle gegevens? Dan kunt u de aanvraag ook zelf indienen bij het btw-kantoor waar uw zaak gevestigd is of via SmartStart Online.

Hoe ziet een btw-nummer eruit?  

Uw btw-nummer is identiek aan uw ondernemingsnummer met het enige verschil dat uw btw-nummer begint met ‘BE’ gevolgd door de cijfers. Bijvoorbeeld: ‘BE 0123.321.123’.

Belangrijk: ook al zijn beide nummers identiek, uw btw-nummer is niet automatisch actief na inschrijving bij de KBO. U moet het ondernemingsnummer dat u ontvangt na inschrijving, steeds apart laten activeren alvorens u het bijbehorende btw-nummer kunt gebruiken.

Hoeveel kost het aanvragen van een btw-nummer?

Om uw btw-nummer te activeren, betaalt u een eenmalige kost van € 55, exclusief btw. Deze beroepskost is 100% fiscaal aftrekbaar, ook als zelfstandige in bijberoep.

Verplicht vermelden van btw-nummer  

Het btw-nummer wordt gebruikt door de btw-administratie en dient u steeds te vermelden op elke factuur. Indien uw klant btw-plichtig is, vermeldt u ook zijn btw-nummer. Onderstaand voorbeeld geeft precies weer hoe u de verplichte btw-nummers correct weergeeft op uw factuur.  

Klaar om te starten als zelfstandige?

Breng uw inschrijving bij de KBO en de activatie van uw ondernemingsnummer bij de btw-administratie in orde via SmartStart Online. Doet u dit liever samen met iemand? Ga dan gerust langs bij een ondernemingsloket van Partena Professional. Onze medewerkers helpen u graag bij de administratieve opstart van uw zaak.