78% van de loontrekkenden ontvangt loonbrieven nog op papier

Auteur: Partena Professional (HR expertise)
Leestijd: 2min

Zin om over te stappen van papieren naar digitale loondocumenten?

Ontdek Doccle

Sociaal Secretariaat Partena Professional tekende op dat al zo’n 80.000 aangesloten werknemers de overstap maakten naar digitale loonbriefjes. Dat blijkt uit gegevens van de bij hen aangesloten werkgevers.  Tegelijkertijd ontvangt nog 78% van haar werknemersbestand de loonbriefjes op papier. In deze digitale tijden blijkt elektrische loonadministratie nog helemaal niet vanzelfsprekend.

Nog een hele weg te gaan

Ondanks de verregaande digitalisering van veel administratie, zoals electronic invoicing en bankieren, moet er voor de loonadministratie nog een hele weg afgelegd worden. Sociaal Secretariaat Partena Professional tekende op dat meer dan 78% van de werknemers nog een papieren loonstrookje ontvangt. Nochtans is een elektronische loonbrief vanuit veel perspectieven de beste optie: niet alleen wordt er papier en transport bespaard, wat het ecologischer maakt, maar het is ook een stuk sneller en goedkoper. Bovendien is je administratie is altijd raadpleegbaar.

Waar wachten we op?

Partena Professional biedt de digitale optie voor loondocumenten aan haar werkgevers aan, maar er is nog een hele weg te gaan. Elke overgang heeft zijn tijd nodig en in dit geval moet ook voldaan worden aan enkele functionele voorwaarden. Wim Demey: “Toegang tot het internet is natuurlijk fundamenteel. Vandaag heeft 86% van alle Belgische huishoudens internet [gegevens Statbel]. Er zijn dus nog steeds 14% huishoudens voor wie een elektronisch loonbriefje geen goede oplossing zou zijn.”

Zo maak je de overgang

Naast de functionele voorwaarden, spelen ook een aantal wettelijke voorwaarden mee. De wet is duidelijk: maandelijkse loonfiches, jaarlijkse individuele rekeningen en fiscale fiches mogen elektronisch verstuurd en opgeslagen worden. De overgang naar deze elektronische documenten vraagt enkele stappen:

  • De werkgever sluit een overeenkomst met een erkende digitale platformprovider die de loondocumenten van de werknemers opslaat en ter beschikking stelt voor zolang de wet voorschrijft.
  • Elke werknemer geeft individueel en schriftelijk akkoord met de overstap van papier naar digitaal.
  • Het arbeidsreglement moet aangepast worden en moet de gemaakte afspraken over de digitale loondocumenten bevatten.
  • De werkgever moet nog steeds alle documenten bewaren, minstens digitaal en, indien gewenst, op papier.

Op naar meer vereenvoudiging, dus.

"Hoewel digitalisering hoog op de politieke agenda staat, schrijft de wet nog niet voor dat loonstroken in digitaal formaat moeten worden ontvangen, en dat zal morgen waarschijnlijk nog niet veranderen. Maar om economische, ecologische en comfortwinsten te behalen, zouden werkgevers en werkgevers er goed aan doen om beiden het voortouw te nemen.”

Wim Demey, CICP Manager

Gerelateerde artikels