Vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen (2013)

Auteur: Peggy Criel
Datum:

Wanneer een onderneming aan hun werknemers vergoedingen toekennen als terugbetalingen van verblijfskosten omdat zij binnenlands of buitenlandse dienstreizen maken, kunnen deze vergoedingen onder bepaalde voorwaarden beschouwd worden als kosten eigen aan de werkgever. Dit betekent dat deze vergoedingen aftrekbaar zijn voor de werkgever die ze betaalt en niet belastbaar zijn bij de werknemer die ze ontvangt.

Wanneer een werknemer dienstreizen in het buitenland maakt kan hij een forfaitaire vergoeding krijgen voor maaltijden en kleine uitgaven.

In de Circulaires nr. Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) van 11.05.2006 en nr. Ci.RH.241/598.417 (AAFisc 23/2011) van 15 april 2011 heeft de fiscus een aantal richtlijnen gegeven.

De forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland toegekend door de werkgever worden als kosten eigen aan de werkgever beschouwd en dus niet belastbaar als ze niet meer dan € 37,18 per dag bedragen. Ze kunnen dus worden toegekend zonder bewijsstukken.

Indien de dagelijkse forfaitaire vergoedingen méér dan € 37,18 bedragen worden ze toch nog als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever aangenomen indien ze gerechtvaardigd worden door de omstandigheden, eigen aan het land waar de opdracht wordt uitgevoerd.

De FOD Financiën aanvaardt dat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die de ambtenaren van FOD Buitenlandse Zaken ontvangen wanneer ze op dienstreis naar het buitenland worden gestuurd, overeenkomstig ernstige normen zijn bepaald (de zogenaamde "landenlijst"). De forfaitaire vergoedingen, toegekend door de werkgever, maken een terugbetaling uit van kosten eigen aan de werkgever waarvan het bedrag niet moet gerechtvaardigd worden wanneer ze niet hoger is dan de bedragen opgenomen in de "landenlijst".

De FOD Financiën aanvaardt dus bovenvermelde "dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen" zonder verantwoordingsstukken met dien verstande dat het forfaitaire bedrag van € 37,18 nog steeds mag worden toegepast.

Wanneer een dienstreis wordt verricht in een land waar verschillende dagvergoedingen van toepassing zijn of in verschillende landen zal de dagvergoeding van de plaats van overnachting het tarief voor de volgende 24 uren bepalen.

De dagvergoedingen worden geacht de uitgaven te dekken tijdens een buitenlandse dienstreis die gemaakt worden voor maaltijd en kleine uitgaven.

Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming (zoals tram, bus, metro, taxi), drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien. Hotel en andere reiskosten zijn hier niet inbegrepen.

Wanneer de overnachtingkosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten forfaitaire dagvergoedingen die als niet belastbare eigen kosten van de werkgever of vennootschap in aanmerking kunnen worden genomen worden verminderd:

  1. met 15 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het ontbijt;
  2. met 35 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het middagmaal;
  3. met 45 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het avondmaal;
  4. met 5 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor de kleine uitgaven.

De richtlijnen in de circulaire zijn van toepassing voor de belastingplichtigen die bezoldigingen verkrijgen van werknemers of bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van/naar het buitenland geen deel uitmaken van hun dagelijkse normale beroepsactiviteit.

De dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen kunnen niet als norm dienen voor zelfstandigen die de echtheid en het bedrag inzake gemaakte kosten bij buitenlandse dienstreizen dienen te verantwoorden door bewijsstukken.

Onder dienstreis in het buitenland wordt verstaan een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is. Onder korte duur moet worden verstaan een dienstreis van maximum 30 kalenderdagen.

Wanneer de periode van 30 dagen wordt overschreden komen enkel de kosten die verantwoord zijn op grond van bewijsstukken in aanmerking als kost eigen aan de werkgever.

Het bedrag van de verblijfsvergoeding in de "landenlijst" zijn forfaitaire dagvergoedingen.

Het volledige bedrag mag in aanmerking genomen worden voor elke volle dag afwezigheid, dit is een dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis.

Voor de dagen van vertrek en terugkeer mag slechts de helft van de forfaitaire vergoeding als kost eigen aan de werkgever in aanmerking worden genomen.

Het volledige bedrag mag ook toegekend worden voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met een afwezigheid van minstens 10 uren. Of dit het geval is moet gekeken worden naar de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling (standplaats) tot het uur van terugkeer aldaar.

Indien de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt komt enkel de terugbetaling op basis van kosten die worden verantwoord door het overleggen van bewijsstukken in aanmerking voor de kosten eigen aan de werkgever. Men mag aannemen dat het bedrag van de toegekende dagvergoeding niet belastbaar is wanneer het bedrag niet hoger is dan de gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn personeelsleden toekent (zogenaamde dienstreizen in België).

In het Belgisch Staatsblad van 6 mei 2013 is het Ministerieel Besluit van 16 april 2013 verschenen houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies en een volledige landenlijst met de forfaitaire vergoedingen die gelden vanaf 1 april 2013.

 De landenlijst met de forfaitaire dagvergoedingen (Categorie 1) is te raadplegen via deze link.

Auteur: Peggy Criel

16/05/2013