Studentenarbeid (1) – Welke formaliteiten moet de werkgever vervullen ?

Auteur: Catherine Legardien
Datum:

De zomervakantie is in aantocht en daardoor wordt de aanwerving van studenten weer actueel. We maken van deze gelegenheid gebruik om de regels te herhalen voor de tewerkstelling van studenten.

In deze eerste Infoflash over dit onderwerp bekijken we de bijzondere formaliteiten die bij de aanwerving van een student nageleefd moeten worden.

CONTROLE VAN HET CONTINGENT VAN 475 UUR

Sinds 1 januari 2017 beschikt elke student over een contingent van 475 arbeidsuren per kalenderjaar. Gedurende deze 475 uur worden er op het loon voor zijn prestaties geen gewone socialezekerheidsbijdragen ingehouden, alleen een solidariteitsbijdrage. Op 1 januari van elk jaar krijgt de student een nieuw volledig contingent van 475 arbeidsuren.

Dit contingent wordt bijgehouden via een teller die wordt aangevuld op basis van de specifieke DIMONA-aangiften voor ‘studenten’ die elke werkgever die een student aanwerft, moet uitvoeren (zie hieronder) en op basis van de driemaandelijkse aangiften van tewerkstelling (DmfA) ingediend bij de RSZ. In de Dimona-aangiften zal met name het aantal uren tewerkstelling per kwartaal vermeld moeten worden zoals voorzien in de studentenovereenkomst. Telkens een DIMONA-aangifte wordt gedaan, worden de gewerkte arbeidsuren afgetrokken van het contingent van 475 uur.

Deze teller voor het contingent van 475 uur die de student online kan raadplegen via de applicatie ‘student@work’, is beschikbaar op de website https://www.mysocialsecurity.be/student.

In de praktijk kan de student hierop inloggen met zijn elektronische identiteitskaart of een burgertoken.Aan de hand van de applicatie kan hij het resterend aantal uren van het contingent van 475 uur raadplegen, de gewerkte periodes bekijken zoals voorzien in de studentenovereenkomst die gesloten werd met één of meerdere werkgevers en het saldo van de arbeidsuren nakijken.

De werkgever kan ook geïnformeerd worden over het aantal nog beschikbare uren in het contingent van 475 uur. De student kan immers via deze applicatie een attest opvragen voor een potentiële werkgever met daarop het resterende aantal uren van zijn contingent van 475 uur op een welbepaalde datum. Op dit attest is trouwens een code (3 maanden geldig) vermeld waarmee de werkgever kan inloggen op de teller van de student om het aantal resterende uren op het tijdstip van de raadpleging te kennen.

We raden de werkgever ten stelligste aan om dit attest aan de student te vragen vóór een overeenkomst wordt gesloten. Zo is hij perfect op de hoogte van de stand van zaken bij aanwerving.

AFSLUITEN VAN EEN ARBEIDSOVEREENKOMST VOOR STUDENTEN

In principe moet bij de aanwerving van de jongere een arbeidsovereenkomst voor studenten worden opgesteld. Die overeenkomst moet schriftelijk worden opgesteld voor elke student afzonderlijk. Dit moet ten laatste gebeuren op het ogenblik dat de student in dienst treedt.

De studentenovereenkomst is een overeenkomst voor bepaalde tijd. De overeenkomst kan gesloten worden voor een maximumduur van 12 maanden.

De arbeidsovereenkomst voor studenten dient een aantal verplichte vermeldingen te bevatten en moet in tweevoud worden opgesteld (1 exemplaar voor de student, 1 voor de werkgever), voor zover voor de aanwerving een DIMONA werd verricht (zie hieronder).

Opgelet! Sinds 1 januari 2014 worden de eerste 3 arbeidsdagen automatisch beschouwd als proefperiode.

Opmerking - De arbeidsovereenkomst voor studenten is een sociaal document. Daarom moet ze 5 jaar bewaard worden op de plaats waar de student werkzaam is vanaf de dag die volgt op de beëindiging van de uitvoering van de overeenkomst.

OVERHANDIGING VAN HET ARBEIDSREGLEMENT

Zoals elke andere regelmatige werknemer moet de student een exemplaar van het arbeidsreglement ontvangen dat in de onderneming geldt. Bij de overhandiging ervan moet de werkgever een bericht van ontvangst laten ondertekenen door de student.

OPSTELLEN VAN DE DIMONA

Na het sluiten van de arbeidsovereenkomst voor studenten en uiterlijk op het moment waarop die jongere arbeidsprestaties begint te leveren, moet de werkgever een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling verrichten (DIMONA). De DIMONA moet, naast de gewone informatie (datum in dienst, diverse informatie over het inschrijvingsnummer van de werkgever bij de RSZ, het identificatienummer van de werknemer bij de sociale zekerheid (INSZ), het nummer van de sociale identiteitskaart (SIS) en het nummer van het paritair comité waaronder de werknemer ressorteert), ook de volgende gegevens vermelden:

  • de aanduiding dat het om een student gaat;
  • het adres van de plaats van uitvoering van de overeenkomst als dat adres verschilt van dat waarop de werkgever bij de RSZ is ingeschreven;
  • de einddatum van de uitvoering van de overeenkomst. Bijgevolg moet de werkgever in principe geen aangifte van uitdiensttreding uitvoeren wanneer de overeenkomst werd beëindigd;
  • het aantal uren tewerkstelling per kwartaal zoals voorzien in de studentenovereenkomst.

Opgelet! De werkgever is echter vrijgesteld van het indienen van een DIMONA voor bepaalde werknemerscategorieën (bv. voor jongeren die werken als monitor of animator van socioculturele of sportieve activiteiten gedurende maximum 25 dagen per jaar). In dat geval moet de werkgever een speciale mededeling doen aan de Directie voor het Toezicht op de sociale wetten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Binnen 7 dagen volgend op het begin van de uitvoering van de overeenkomst moet de werkgever de volgende documenten aan die dienst overmaken:

  • een kopie van de studentenovereenkomst (3e exemplaar),
  • een kopie van het bewijs dat de student het arbeidsreglement dat geldt in de onderneming ontvangen heeft.

ONDERSCHRIJVING VAN EEN VERZEKERINGSPOLIS TEGEN ARBEIDSONGEVALLEN

Alle werkende studenten, ook studenten waarvan de activiteit niet moet worden aangegeven bij de RSZ en hun werkgevers vallen onder de wetgeving op de arbeidsongevallen.

Een werkgever die studenten in dienst heeft, moet voor hen dus een verzekering ‘arbeidsongevallen’ afsluiten zolang de arbeidsovereenkomst duurt.

MEDISCH ONDERZOEK

Sommige studenten moeten, voordat ze worden aangeworven, een gezondheidsbeoordeling bij de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer ondergaan. Het betreft de studenten die:

  • nog geen 18 jaar oud zijn op het ogenblik dat hun tewerkstelling aanvangt;
  • nachtarbeid verrichten;
  • of werkzaamheden uitvoeren die een specifiek risico voor hun gezondheid inhouden.

Wenst u meer info over de tewerkstelling van studenten? Bestel dan onze gratis publicatie over dit onderwerp!