Professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement: welke vergoeding?

Auteur: Isabelle Caluwaerts (Legal Expert)
Datum:

Wanneer een werknemer zijn privé-internetaansluiting en -abonnement gebruikt in het kader van thuiswerk, kan de werkgever tussenkomen om de werknemer forfaitair te vergoeden. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om deze tussenkomst als een niet-belastbare onkostenvergoeding te kunnen beschouwen?

Algemeen

In principe zijn alle vergoedingen uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid belastbaar als bezoldigingen. Een vergoeding kan echter als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt wanneer die het bewijs levert dat de vergoeding bestemd is om kosten te dekken die hem eigen zijn en de vergoeding daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is.

De werkgever kan die vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

De circulaire van 26 februari 2021 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk verduidelijkt de gevolgen van dergelijke vergoedingen op het vlak van inkomstenbelastingen voor de werknemers.

Wanneer is er sprake van thuiswerk?

Onder thuiswerk wordt verstaan elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.

De notie 'werkvloer' moet ruim worden bekeken en omvat de activiteiten van werknemers die normaliter bij klanten of op een andere locatie (bijvoorbeeld in een satellietkantoor van de werkgever, dit wil zeggen een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt) worden uitgevoerd.

Het thuiswerk moet dus verricht worden in de private lokalen van de werknemer. Het werk dat verricht wordt in een satellietkantoor van de werkgever is geen thuiswerk. Een satellietkantoor wordt namelijk aangemerkt als behorende tot de werkvloer van de werkgever.

De circulaire heeft betrekking op het thuiswerk dat wordt georganiseerd in het kader van normale werkdagen en regelt dus niet de problematiek van werknemers die buiten de normale werkuren (bv. 's avonds of in het weekend) thuis werken.

Privé-internet

Onder 'internetaansluiting' verstaan we alle apparatuur die verband houdt met de aansluiting van de pc op het internet ongeacht het gebruikte systeem (telefoonkabel, ADSL, VDSL, ...).

Onder 'internetabonnement' verstaan we de verstrekking door een 'provider' of verstrekker van toegang tot het internet.

Welk bedrag?

Wanneer het internet door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro per maand.

In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.

De belastingadministratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in deze kosten van de privé-internetaansluiting en -abonnement tussenkomt (bv. door een deel van de factuur van het internetabonnement ten laste te nemen).

Cumulatie met andere forfaitaire vergoedingen

Bovenop de vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement mag de werkgever de volgende forfaitaire vergoedingen toekennen:

  • De forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand (144,31 euro voor het tweede kwartaal 2021), en
  • Een vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur of een vergoeding van maximaal 10 euro per maand (5 euro per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer.

Uitsluitingen

De in deze circulaire beschreven regeling kan niet worden toegepast op bedrijfsleiders of werknemers die onder bijzondere regimes vallen zoals bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden, 'salary split' (gesplitste bezoldiging voor werknemers die in meerdere landen werken voor dezelfde werkgever), enz.

En op het vlak van sociale zekerheid?

De RSZ heeft beslist de fiscale circulaire te volgen voor wat betreft de kwalificatie van terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk.

Inwerkingtreding

De circulaire is op 1 maart 2021 in werking getreden, maar de administratie zal rekening houden met de erin opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich sinds 1 januari 2020 hebben voorgedaan.

De circulaire doet geen afbreuk aan de van kracht zijnde rulings.

 

Heeft u juridische vragen over de vergoedingen van werkgevers voor thuiswerk of de toepassing daarvan, neem dan zeker contact op met onze juristen via legalpartners@partena.be.

Bronnen: Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet#!/document/9ab46041-d0bf-4438-b707-e7b847c4794c26 februari 2021; RSZ Instructies (4 maart 2021) : https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/nl/latest/intermediates

De website van Partena Professional is een kanaal om informatie in een begrijpelijke vorm ter beschikking te stellen aan aangesloten leden en niet-leden.

Partena Professional streeft er naar actuele informatie aan te bieden en deze informatie wordt met de grootste zorg samengesteld (onder andere in de vorm van Infoflashes).

Maar aangezien de sociale en fiscale wetgeving voortdurend in beweging is, kan Partena Professional geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden inzake de juistheid, het up-to-date zijn of de volledigheid van de informatie die via deze website werd geraadpleegd of uitgewisseld.

Verdere bepalingen kunnen worden nagelezen in onze algemene disclaimer die van toepassing is bij elke raadpleging van deze website. Door deze website te raadplegen, aanvaardt u uitdrukkelijk de bepalingen van deze disclaimer. Partena Professional kan de inhoud van deze disclaimer eenzijdig wijzigen.