Hoe omgaan met werknemers die regelmatig te laat komen?

Auteur: Sophie Demaret, Senior Legal Consultant bij Partena Professional
Datum:

Juridische HR-expertise op maat van uw onderneming?

Contacteer ons

Soms komt een werknemer al eens te laat. Meestal is dat een uitzondering, maar bij sommigen wordt te laat komen meer de regel dan de uitzondering. Vaak laten werkgevers na om gepast te reageren. Sociaal secretariaat Partena Professional geeft raad: hoe kunt u werknemers laten inzien dat ze overeengekomen werktijden moeten respecteren?

Wijs uw werknemers op het belang van het naleven van de werktijden

De werkuren maken deel uit van de te respecteren regels in een bedrijf. Voor sommige functies (bv. receptionist) of werkwijzen (bv. in een opeenvolgend ploegenstelsel), is het wel degelijk zeer belangrijk om de uurroosters te respecteren. Sommige werknemers minimaliseren de impact van hun gedrag of minimaliseren de gevolgen van te laat komen. Maar in sommige gevallen kunnen een paar minuten vertraging een hele organisatie lamleggen of schade toebrengen aan het imago van de onderneming.

Wat met werknemers die systematisch te laat komen?

In de eerste plaats is het aangewezen dat de werkgever nog eens duidelijk maakt dat het belangrijk is om de werkuren te respecteren, via een algemene mededeling naar alle medewerkers. Hierin herinnert de werkgever aan de afspraken die in de arbeidsovereenkomst en het arbeidsreglement vastgelegd werden. Ook benadrukt hij wat de gevolgen zijn voor de organisatie als een medewerker systematisch te laat komt.

Vervolgens is het aangewezen dat de werkgever de laatkomers in kwestie individueel aanspreekt. In eerste instantie is het raadzaam om een laatkomer mondeling een informele verwittiging te geven. Helpt dit niet, moet het probleem iets formeler aangepakt worden met een schriftelijke verwittiging.

Een formele schriftelijke verwittiging heeft een dubbel doel:

  • De werknemer krijgt duidelijk de boodschap dat hij zijn gedrag moet aanpassen om een zwaardere sanctie te vermijden;
  • Als de werkgever die zwaardere sanctie in een latere fase effectief oplegt, kan hij aantonen dat hij eerst een verwittiging heeft gegeven en aldus de sanctie motiveren.

De formele verwittiging moet dus de volgende elementen bevatten:

  • Een detail van de feiten die de werknemer worden verweten;
  • Een herinnering aan en verwijzing naar het uurrooster in de arbeidsovereenkomst en het arbeidsreglement;
  • De impact van het gedrag van de werknemer op de goede werking van de onderneming;
  • Een verwijzing naar de sanctie die volgt wanneer de situatie niet verbetert.

Wat als de werknemer ondanks formele verwittigingen te laat blijft komen?

Is er ondanks verschillende formele verwittigingen, waarin de sanctie steeds specifieker omschreven wordt, geen verbetering? Dan kan de werkgever oordelen dat het gedrag van de werknemer een duidelijke daad van ongehoorzaamheid is. In de meer problematische gevallen kan dat leiden tot een beëindiging van de samenwerking.Voor de werkgever effectief overgaat tot het beëindigen van die samenwerking, verwittigt hij de werknemer best dat deze sanctie hem boven het hoofd hangt, in een laatste formele waarschuwing. Zo kan de werknemer de werkgever geen ‘verrassingseffect’ verwijtenHet begrip 'kennelijk onredelijk ontslag' (voorzien in het kader van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 109) wordt dan moeilijk verdedigbaar voor een rechter.

Bestaat er naast een individuele waarschuwing, ook een manier om het personeel op een positievere manier motiveren?

“Jazeker, de werkgever kan een bonussysteem 'cao 90' (of 'niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen') invoeren. Het is een uitstekende manier om werknemers te motiveren het afgesproken uurrooster beter te respecteren”, zegt Sophie Demaret, Senior Legal Consultant bij Partena Professional. Het behalen van een dergelijke bonus zou men namelijk mee kunnen laten afhangen van de doelstelling om een gemeenschappelijke teller van x minuten vertraging niet te overschrijden gedurende de referentieperiode. Uiteraard worden hier dan de vertragingsgevallen die de werkgever heeft gerechtvaardigd en gevalideerd van uitgesloten.

“Het voordeel van dit systeem is dat werknemers elkaar zullen motiveren, omdat hun individueel gedrag een impact zal hebben op de collectieve doelstelling”, zegt Sophie. Dit systeem vereist evenwel een bepaalde administratieve discipline van de werkgever en een specifieke procedure voor het invoeren ervan.