Elektronische maaltijdcheques: veralgemening van het systeem

Sinds 1 januari 2011 kunnen maaltijdcheques op papieren drager of onder elektronische vorm worden afgeleverd.
Vanaf 1 januari 2016 zal het systeem van elektronische maaltijdcheques volledig en definitief worden veralgemeend.

Vrijgestellingsvoorwaarden: herhaling

De elektronische maaltijdcheques die aan de werknemers worden toegekend, worden niet beschouwd als een loon waarop sociale bijdragen berekend moeten worden wanneer gelijktijdig aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Die kunnen als volgt worden samengevat vanaf 1 januari 2016:

• de toekenning van maaltijdcheques moet vervat zijn:
  • hetzij in een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst of een collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsvlak,
  • hetzij, bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging of als het gaat om een personeelscategorie waarvoor het niet de gewoonte is dat deze door zo'n overeenkomst wordt beoogd, in een individuele overeenkomst;
• het aantal toegekende maaltijdcheques moet (in principe) gelijk zijn aan het aantal arbeidsdagen waarop de werknemer werkelijke arbeid heeft verricht;
• de maaltijdcheque wordt op naam van de werknemer afgeleverd;
• de elektronische maaltijdcheque heeft een geldigheidsduur van 12 maanden, te rekenen vanaf het ogenblik dat de maaltijdcheque op de maaltijdchequerekening wordt geplaatst;
• de tegemoetkoming van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque mag ten hoogste 5,91 EUR per maaltijdcheque bedragen; voor de verhoging van de maximale werkgeversbijdrage vanaf 1 januari 2016, raadpleeg onze Infoflash van 24 juni 2015;
• de tegemoetkoming van de werkgever bedraagt ten minste 1,09 EUR;
• het aantal elektronische maaltijdcheques en het brutobedrag ervan, verminderd met het persoonlijke aandeel van de werknemer, moeten vermeld worden op de loonfiche;
• de werknemer moet het saldo en de geldigheidsduur kunnen nagaan van de maaltijdcheques die nog niet gebruikt werden vóór het gebruik van elektronische maaltijdcheques;
• de elektronische maaltijdcheques kunnen enkel ter beschikking worden gesteld door een erkende uitgever;
• het gebruik van de elektronische maaltijdcheques mag (in principe) geen kosten voor de werknemer teweegbrengen.

De maaltijdcheques zijn niet belastbaar voor de werknemer als soortgelijke voorwaarden worden nageleefd.

Opgelet! Door de veralgemening van het systeem van elektronische maaltijdcheques zal het principe van omkeerbaarheid (= vrije keuze tussen papieren en elektronische maaltijdcheques) afgeschaft worden vanaf 1 januari 2016.

In de praktijk

De onderneming kent momenteel papieren maaltijdcheques toe

Om een geleidelijke aanpassing naar het veralgemeende elektronische systeem mogelijk te maken, is er een overgangsfase voorzien:

• de laatste papieren maaltijdcheques die worden uitgereikt aan de werknemers, moeten betrekking hebben op de prestaties van september 2015;
• de papieren maaltijdcheques die in 2015 uitgereikt worden, zijn slechts geldig tot 31 december 2015.

Naar aanleiding van de overgang naar het systeem van elektronische maaltijdcheques en om duidelijkheid en rechtzekerheid te bieden, zal de werkgever ervoor zorgen dat er een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsvlak of een nieuwe individuele overeenkomst wordt opgesteld en dat (in voorkomend geval) het arbeidsreglement wordt aangepast, mits de ad-hocvoorwaarden/-procedures worden nageleefd.

De onderneming kent momenteel elektronische maaltijdcheques toe (omkeerbaarheid mogelijk)

Ook om duidelijkheid en rechtzekerheid te bieden, is het raadzaam dat de werkgever, mits de ad-hocvoorwaarden/-procedures worden nageleefd, de bepalingen afschaft (desgevallend opgenomen in een collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsvlak of in het arbeidsreglement) met betrekking tot de modaliteiten van de omkeerbaarheid van de keuze en de modaliteiten en termijnen van de verandering van de uitbetalingswijze van de maaltijdcheques.

Bron: Koninklijk Besluit van 29 juni 2014 tot wijziging van artikel 19bis, van het Koninklijk Besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, Belgisch Staatsblad van 24 juli 2014. 

Auteur: Catherine Mairy

03/09/2015