Aangifte van werken, aanwezigheidsregistratie en inhoudingsplicht in de vleessector

Auteur: Annick Fret – Advocaat voor Legal Department
Datum:

In het kader van de strijd tegen sociale fraude en sociale dumping, alsook tegen koppelbazerij werd na de verplichting tot aangifte van werken nu ook de verplichte aanwezigheidsregistratie ingevoerd in de vleessector, dit in navolging en naar het voorbeeld van de bouwsector.

Daarnaast blijft de inhoudingsplicht van kracht wanneer de medecontractant van de opdrachtgever sociale schulden, in welk geval men verplicht is 35 %van het factuurbedrag in te houden en door te storten aan de RSZ. Bij gebreke hieraan is men hoofdelijk aansprakelijk voor de sociale schulden van deze medecontractant.

I. De aangifte van de werken

Voor welke werken?

De aangifte van de werken aan de RSZ is verplicht voor een opdrachtgever met activiteiten in de vleessector in de uitsnijderijen, activiteiten i.v.m. vleesbereidingen en vleesproducten, het slachten van hoefdieren, gevogelte en konijnen.

Door wie?

De melding moet gedaan worden door het versnijdingsatelier, de onderneming van vleesbereidingen en/of vleesproducten of de slachterij.

Welke gegevens?

De RSZ moet alle inlichtingen ontvangen die nodig zijn om de belangrijkheid van de werken te ramen (o.m. de data van begin en einde van de werken, bedrag van de werken) (ongeacht het bedrag) en er de opdrachtgever en, in voorkomend geval, in welk stadium ook, de onderaannemers van te identificeren.

Indien tijdens de uitvoering van de werken andere onderaannemers tussenkomen, moet de aannemer voorafgaandelijk de RSZ hiervan verwittigen.

Indien het bedrag niet exact gekend is, kan een bedrag van 1,00 € ingevuld worden.

Waar en hoe?

Elke opdrachtgever – aangevende onderneming doet een enkele globale aangifte bij de RSZ. De RSZ kent aan deze aangifte een identificatienummer toe. De tussenkomst van de onderaannemers wordt telkens aan deze globale aangifte toegevoegd.

De werkmeldingen moeten elektronisch gebeuren. Meer informatie vind u op:https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/ddt/index.htm#content

Door met de beveiligde toegang aan te melden kan u:

  • aangiften van werken indienen, wijzigen en raadplegen;
  • de aangiften die u ingediend heeft maar ook de contracten waarop u vermeld staat als opdrachtgever of onderaannemer raadplegen;
  • de gegevens worden vooraf ingevuld tijdens de voorbereiding van de betaling in verband met de inhoudingsplicht.

Wanneer?

De melding moet vóór het begin van de werken worden gedaan.

Het is niet nodig om een aanvangsuur aan te geven bij de aangifte van werken en aanwezigheidsregistratie, zolang hij/zij maar geregistreerd is vóór hij/zij effectief begint te werken, hetgeen kan gecontroleerd worden door de "time stamp" (= in de databank wordt het exacte moment van de registratie bewaard).

Bij afwezigheid (bv. niet komen opdagen), kunnen de administratieve diensten de vooraf ingevoerde registratie pas nadien wijzigen, vermits deze meestal latere aanvangsuren heeft. De correctie moet de dag zelf gebeuren.

Sancties

Alle onjuist aangegeven informatie aangaande de data van begin en einde van de werken (data van begin en einde van de werken; data van begin en einde van de tussenkomst van de onderaannemers; op voorhand aangegeven tussenkomst van een onderaannemer, geannuleerd zonder de RSZ te hebben verwittigd binnen de 15 dagen die volgen op de datum van het begin van de oorspronkelijk voorziene tussenkomst) kan het voorwerp uitmaken van een forfaitaire vergoeding die gelijk is aan 150,00 €.

II. Verplichte aanwezigheidsregistratie in de vleessector

Wat is de aanwezigheidsregistratie?

Als maatregel ter bestrijding van sociale fraude moet het duidelijk zijn wie aanwezig is op de arbeidsplaats, op welk tijdstip, voor wie er gewerkt wordt en onder welk statuut (werknemer of zelfstandige). Dit heeft tevens als doel de veiligheid en gezondheid van de werknemers te verbeteren en om te strijden tegen oneerlijke concurrentie.Daarom werd vanaf 1 januari 2016 een verplichte aanwezigheidsregistratie ingevoerd voor personen die actief zijn op de werkplaats.

Het registratiesysteem is drieledig:

  • een gegevensbank beheerd door de overheid met de geregistreerde gegevens;
  • een registratieapparaat waarin de gegevens worden ingevoerd en waarmee deze worden doorgestuurd naar de gegevensbank; en
  • een registratiemiddel waarmee de betrokkene zich kan registreren in het apparaat.

Voor welke personen?

Deze registratie dient te gebeuren voor iedereen die werken uitvoert in een slachthuis, een versnijdingsatelier of in een onderneming van vleesbereidingen en/of vleesproducten.

Het geldt aldus voor:

  • werknemers
  • zelfstandigen en hun helpers  
  • gedetacheerde werknemers en zelfstandigen

Er dient dus ook een registratie te zijn voor:

  • de zaakvoerder of zijn/haar meewerkende echtgeno(o)t(e) indien hij/zij deelneemt aan de onderworpen activiteiten;
  • de chauffeurs i.g.v. distributie (bv. naar klanten) en/of ontvangst van grondstoffen (meehelpen met lossen van de levende dieren en het wassen en ontsmetten van de veewagens en kisten):

-  wanneer dit met eigen vervoermiddelen gebeurt, of

-  wanneer er beroep wordt gedaan op een transporteur

Het betreft het laden van de vrachtwagen, het vervoeren met eigen vervoermiddelen van dit product tot en met de aflevering aan de of het ophalen van het product door een transporteur die de verdere distributie voor zijn rekening neemt.

Uitzondering: Er is geen registratie vereist in volgende gevallen:

  • bezoekers
  • administratieve bedienden, tenzij zij uitzonderlijk werk uitvoeren op de werkvloer, (bv. kwaliteitsverantwoordelijke, labo,…)op voorwaarde dat de werken in kwestie vallen onder het toepassingsgebied (art. 30ter). (wel onderworpen).
  • personen die enkel toezicht houden, richtlijnen geven, het werk verdelen enz., tenzij indien het gaat om het opmaken van de slachtingsaangifte.
  • voor chauffeurs i.g.v. loutere aanvoer van grondstoffen en levend vee (opgelet de ontvangst ervan is wel onderworpen).
  • de levering en het technisch onderhoud of herstelling van machines.

Door wie?

De registratieverplichting is van toepassing op:

  • het slachthuis,
  • de uitsnijderij
  • of het bedrijf voor vleesbereidingen en/of bereidingen van vleesproducten dat optreedt als aannemer of opdrachtgever (en die te dien einde een erkenning van het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen moeten verkrijgen).

De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt zowel bij de persoon die iemand uitstuurt om te werken (opdrachtgever, aannemer) of de werkgever, als bij de persoon die het werk doet (werknemer, zelfstandige).

Beide partijen moeten onderling afspreken wie de registratie doet, en ze kunnen controleren of de registratie gebeurd is.

De registratieverplichting geldt ook voor elke onderaannemer zodat dit tussen aannemer en onderaannemer contractueel dient vastgelegd te worden.

De registratieverplichting geldt ook voor buitenlandse bedrijven die opdrachtgever/aangever zijn voor werken in België.

Uitzondering: De inrichtingen die een erkenning 1.1.3. (slachting op landbouwbedrijven) moeten verkrijgen moeten niet aan deze verplichting voldoen. Deze uitzondering zal een jaar na de inwerkingtreding van deze wet geëvalueerd worden.

De opdrachtgever (of de daarmee gelijkgestelde persoon) moet het registratiesysteem en hiermee compatibel registratiemiddel ter beschikking stellen van de aannemers op wie hij een beroep doet, (d.w.z. leveren, plaatsen en toezien op de goede werking van het registratieapparaat), tenzij er onderling werd overeengekomen het alternatieve registratiesysteem te gebruiken.  Elke aannemer op wie de opdrachtgever (of de daarmee gelijkgestelde persoon) een beroep doet, moet het opnieuw ter beschikking stellen van zijn onderaannemers in de onderaannemingsketen enz..

Elke aannemer en onderaannemer:

  • ziet erop toe dat de gegevens die betrekking hebben op zijn onderneming, daadwerkelijk en correct worden geregistreerd en doorgestuurd naar de gegevensbank.
  • treft maatregelen opdat zijn medecontractant alle gegevens daadwerkelijk en correct registreert en doorstuurt naar de gegevensbank.
  • ziet erop toe dat elke tewerkgestelde die in zijn opdracht de arbeidsplaats zal betreden, wordt geregistreerd, vooraleer die te betreden.

Elke persoon die zich op een arbeidsplaats aanbiedt, is ertoe gehouden onmiddellijk en dagelijks zijn aanwezigheid op de arbeidsplaats te registreren, tenzij de registratie gebeurt op een andere plaats, in welkgeval de werkgever, aannemer of opdrachtgever dezelfde waarborgen biedt, dit onder controle van de houder van het bestand.

Als er een beroep gedaan wordt op uitzendkrachten berust de verplichting bij de gebruiker en niet bij het uitzendbureau.

De registratie bevat:

  • de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon (naam, voornaam, nationaliteit, geboortedatum en rijksregisternummer of nummer van het ontvangstbewijs L1 voor buitenlandse werknemers (zelfstandige of werknemer));
  • het adres of de geografische omschrijving of de coördinaten van de ligging van de bouwplaats;
  • de hoedanigheid waarin de natuurlijke persoon prestaties verricht op de bouwplaats (werknemer, zelfstandige, werkgever, vertegenwoordiger van de opdrachtgever of gelijkgestelde, ...);
  • de identificatiegegevens van de werkgever wanneer de persoon die de registratie doet een werknemer is (naam, adres, rechtsvorm en ondernemingsnummer);
  • wanneer de natuurlijke persoon het statuut van zelfstandige heeft, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt uitgevoerd;
  • het identificatienummer van de melding van de werken aan de RSZ;
  • het tijdstip van de registratie, zijnde de tijd van de tijdstempel die RSZ plaatst bij ontvangst van een formeel geldige aanwezigheidsregistratie,

Waar en hoe?

Om de verplichte registratie zo vlot mogelijk te laten verlopen, heeft de RSZ voor een flexibele aanpak gekozen. Het registratiesysteem Checkinatwork heeft vier kanalen. Zo kan men het kanaal kiezen dat het best bij de eigen werkwijze past. Het is ook mogelijk om verschillende registratiekanalen te combineren of af te wisselen.

Hiervoor staat op de portaalsite van de Sociale zekerheid een elektronische applicatie ter beschikking (https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/checkinatwork/index.htm):

  • De registratie gebeurt op voorhand en vanop afstand via het portaal van de sociale zekerheid          (= onlinedienst Desktop);
  • De registratie gebeurt bij aankomst op de werkplaats via PC (= Gateway); Hierbij stelt de werkgever / opdrachtgever een computer ter beschikking op de werkplaats.

De registratie gebeurt bij aankomst op de werkplaats op het portaal van de sociale zekerheid via een smartphone of tablet (= mobiel) Er bestaat een specifieke functie voor de mobiele kanalen, nl. het scannen van QR-codes waarmee u snel iemand kan registreren vanaf:

  • De Checkinatwork-poster (gegenereerd na een aangifte van werken)
  • De limosa-aangifte L1 (voor buitenlandse werknemers)
  • De registratie gebeurt via een (bestaand) registratiesysteem (= web service)

Een bestaand registratiesysteem in de onderneming (bv. een badgesysteem, tikkloksysteem, planningstool, track and trace) kan gekoppeld worden aan de web service om gegevens over te dragen aan de RSZ, zij het dat hiervoor aanpassingen dienen aangebracht te worden aan het bestaande systeem.

Belangrijk hierbij is dat de verstuurde gegevens niet meer manipuleerbaar zijn en dat ze veilig verstuurd kunnen worden.

Partijen kunnen onderling contractueel bepalen dat ze gebruik zullen maken van een alternatief registratiesysteem op voorwaarde dat dit gelijkwaardige waarborgen biedt als het hierboven beschreven elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem. Met dat andere systeem kunnen registraties vanop afstand en vooraf gedaan worden via de interface die de RSZ ter beschikking stelt.

De nadere regels inzake de elektronische aanwezigheidsregistratie worden bepaald door het KB 9.12.2015.

Wanneer het een globaal contract betreft voor werken die willekeurig worden uitgevoerd op verschillende sites, moet er 1 aangifte van werken gebeuren, met vermelding van de verschillende sites in de beschrijving van de locatie van de werken.

Indien iemand de aanwezigheidsregistratie de facto niet kan doen (bv. badge vergeten) en er is geen administratief personeel aanwezig, kan er eventueel voorzien worden in een “back-up procedure” via een ander kanaal, bijvoorbeeld een smartphone of desktop.

Voor een werk dat 's nachts en hierdoor gespreid over 2 kalenderdagen wordt uitgevoerd, dient de aanwezigheden voor de eerste dag te gebeuren.

Wanneer?

De aangifte van de werken (zie verder) moet gebeurd zijn VOOR de aanwezigheidsregistratie kan gebeuren.De registratie moet echter altijd VOOR de aanvang van het werk gebeuren. De registratie kan dag per dag worden uitgevoerd of voor meerdere dagen worden gedaan. Via het kanaal desktop, is het mogelijk om werknemers tot 35 dagen op voorhand te registreren via de registratie-wizard, voor een periode van maximaal 31 dagen.

Controle en sancties

De sociale inspecteurs en de inspecteurs van de instellingen van sociale zekerheid mogen de gegevens die opgenomen zijn in het registratiesysteem raadplegen, onderling uitwisselen en gebruiken in het kader van hun opdracht.

Loopt het risico van sancties (strafrechtelijke of administratieve boetes):

  • elke persoon die zijn aanwezigheid niet onmiddellijk en dagelijks registreert (sanctieniveau 1 Sociaal Strafwetboek: 60 tot 600 € geldboete strafrechtelijk);
  • de werkgever, aannemer of opdrachtgever belast met de uitvoering, de aannemer of ondernemer die zijn verplichtingen niet nakomt (sanctieniveau 3 Sociaal Strafwetboek zijnde 600 tot 6.000 € geldboete strafrechtelijk, of 300 tot 3.000 € administratieve geldboete);
  • de werkgever, aannemer of opdrachtgever die geen registratiemiddel ter beschikking stelt van zijn werknemers dat compatibel is met het op de bouwplaats gebruikte registratieapparaat. 

De boete wordt vermenigvuldigd met het aantal personen waarvoor de inbreuk werd begaan.

De administratieve geldboetes in de niveaus 2, 3 of 4 kunnen enkel worden opgelegd wanneer de arbeidsauditeur heeft beslist om niet strafrechtelijk te vervolgen. Een administratieve geldboete en een strafrechtelijke geldboete kunnen dus nooit samen worden opgelegd voor dezelfde inbreuk.

Inwerkingtreding

De registratie van de aanwezigheden is verplicht vanaf 1 januari 2016.

Op advies van de nationale Arbeidsraad (NAR) zullen de inspectiediensten gedurende 6 maanden of meer een zeker gedoogbeleid hanteren ten opzichte van de nieuwe verplichtingen die het gebruik van deze eGov-instrumenten met zich meebrengen.

III. Inhoudingsplicht

Wat is de inhoudingsplicht?

De opdrachtgever of de aannemer, is ertoe gehouden, wanneer hij overgaat tot de betaling van de beoogde activiteiten of een deel ervan, aan een aannemer/onderaannemer die op het ogenblik van de betaling sociale schulden heeft, om bij de betaling 35 %van het bedrag van de factuur exclusief BTW in te houden en door te storten aan de RSZ.

Wanneer?

De inhoudingsplicht voor de aannemer die de werken heeft uitgevoerd, moet zowel bij het afsluiten van het contract als bij de betaling van de factuur nagekeken worden.

Er is sprake van “sociale schulden” wanneer:

  • de onderneming niet alle vereiste aangiften, tot en met deze met betrekking tot het voorlaatste afgelopen kwartaal, heeft ingediend; en/of
  • de onderneming aan de RSZ een bedrag van meer dan 2.500,00 €, inzake bijdragen, bijdrageopslagen, forfaitaire vergoedingen, verwijlintresten of gerechtskosten, verschuldigd is; en/of
  • de onderneming (al dan niet bij de RSZ als werkgever geïdentificeerd) die hoofdelijk aansprakelijk gesteld werd in toepassing van § 3 en 4 van artikel 30bis en die de gevorderde bedragen niet betaald heeft binnen de 30 dagen na het verzenden van een aangetekende ingebrekestelling.

De inhoudingsplicht geldt niet wanneer:

  • De opdrachtgever jegens zijn aannemer (of de aannemer jegens zijn onderaannemer) vrijgesteld is van het uitvoeren van de inhouding van 35 % indien de medecontractant sociale schulden heeft, maar deze laatste een afbetalingsplan verkregen heeft zonder gerechtelijke procedure of bij gerechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is getreden en de opgelegde termijnen strikt worden nageleefd.
  • De aannemer een werkgever is die niet in België gevestigd is, die geen sociale schulden in België heeft en waarvan alle werknemers in het bezit zijn van een geldig detacheringsbewijs (E.101 of E.102) Het detacheringsbewijs is noodzakelijk want in dit geval volstaat het ontvangstbewijs LIMOSA-L1 niet als bewijsstuk.

Hoe nagaan of een medecontractant sociale schulden heeft?

Het bestaan of de afwezigheid van sociale schulden in hoofde van een medecontractant kan makkelijk worden nagegaan door de publieke gegevensbank te raadplegen via de portaalsite van de sociale zekerheid (http://www.socialsecurity.be / Rubriek ‘Inhoudingsplicht – Artikel 30bis/30ter’ / Rubriek ‘Inhoudingsplicht sociale zekerheid consulteren’), hetzij op individuele wijze, hetzij door een lijst van aannemers of onderaannemers op te maken die men regelmatig wenst te controleren.

Deze toepassing laat een opdrachtgever (jegens een aannemer) of een aannemer (jegens een onderaannemer) toe om na te gaan of hij inhoudings- en doorstortingsplicht (ter herinnering, 35 % van het bedrag van de facturen) heeft bij de betaling van een factuur m.b.t. werken in onroerende staat.

Deze controle kan gebeuren voor zover de medecontractant een onderneming is die bij de RSZ ingeschreven is als actief werkgever of niet geschrapt is als werkgever sedert meer dan 2 jaren, voor zover de activiteiten die verband houden met de inschrijving van de onderneming, onder het toepassingsgebied vallen van artikel 30bis of dat de onderneming geïdentificeerd werd als aannemer of als onderaannemer op een werkmelding die onder het toepassingsgebied valt van artikel 30bis, of nog dat het gaat om een onderneming die bij de RSZ niet geïdentificeerd is als actief werkgever maar die over een ondernemingsnummer beschikt en die onderworpen is aan de inhouding op de facturen omdat er een schuld inzake hoofdelijke aansprakelijkheid is.

Het bericht ‘geen gegevens 30bis/30ter beschikbaar’ geeft aan dat er inlichtingen gevraagd worden over een onderneming die niet beantwoordt aan de hierboven vermelde criteria. In dit geval dient men geen inhouding op de facturen te verrichten, noch door te storten aan de RSZ.

Om dit bedrag gemakkelijk over te maken zal de dienst ‘Inhoudingsplicht’ ervoor zorgen dat u de betalingen online kan voorbereiden door de gevraagde gegevens in te voeren.

U ontvangt dan het bedrag alsook een ‘gestructureerde mededeling’ om de betaling uit te voeren.

Sanctie: hoofdelijke aansprakelijkheid

Indien de opdrachtgever of de aannemer de hen opgelegde inhoudingen en stortingen van inhoudingen niet correct heeft doorgevoerd, is hij hoofdelijk aansprakelijk voor deze sociale schulden.

De opdrachtgever die voor de bedoelde werken een beroep doet op een aannemer die sociale schulden heeft op het ogenblik van het afsluiten van de overeenkomst of op het ogenblik van betaling van de factuur, is hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de sociale schulden van zijn medecontractant. Hetzelfde geldt voor de aannemer die een beroep doet op een onderaannemer die sociale schulden heeft.

Wanneer de hoofdelijke aansprakelijkheid toegepast wordt, zal de RSZ een ingebrekestelling sturen aan de onderneming die hoofdelijk aansprakelijk is.

De eventueel toch gestorte bedragen worden in mindering gebracht van het bedrag waarvoor de opdrachtgever of de aannemer aansprakelijk wordt gesteld.

De hoofdelijke aansprakelijkheid in hoofde van de opdrachtgever of van de aannemer is verder beperkt tot de totale prijs van de werken toevertrouwd aan de aannemer of onderaannemer exclusief BTW. Deze is bovendien beperkt tot 65 % van de totale prijs van de werken exclusief BTW, wanneer de hoofdelijke aansprakelijkheid (artikel 402, § 4 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992) toegepast is in hoofde van dezelfde opdrachtgever of aannemer.

De hoofdelijke aansprakelijkheid geldt ook voor de sociale schulden van de vennoten van een tijdelijke handelsvennootschap, een stille handelsvennootschap of een maatschap die optreedt als aannemer of onderaannemer.

Bronnen:

Aangifte van de werken

Artikel 30ter van de wet van 27.06.1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, B.S. 5.7.1969; Artikel 62 van de programmawet (I) van 29 maart 2012 die artikel 30 ter (her) invoert in de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid, B.S. 6.4.2012; Koninklijk Besluit van 22 oktober 2013 tot wijziging van het koninklijk besluit van 27 december 2007 tot uitvoering van de artikelen 400, 403, 404 en 406 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en van de artikelen 12, 30bis en 30ter van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, B.S. 29.10.2013.

Aanwezigheidsregistratie

Artikel 4 t/m 16 van de Programmawet van 10.8.2015, hoofdstuk 2, B.S. 18.8.2015; Wet van 16 november 2015 houdende diverse bepalingen inzake sociale zaken, B.S. 26/11/15; Koninklijk Besluit van 9.12.2015 houdende nadere regels inzake de elektronische aanwezigheidsregistratie voor werknemers tewerkgesteld op bepaalde arbeidsplaatsen in de vleessector, B.S. 16.12.2015; Koninklijk Besluit van 9.12.2015 tot uitvoering van artikel 7 van de programmawet van 10 augustus 2015 en tot wijziging van het koninklijk besluit van 1 juli 2011 tot uitvoering van de artikelen 16, 13°, 17, 20, 63, 70 en 88 van het Sociaal Strafwetboek en tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet van 2 juni 2010 houdende bepalingen van het sociaal strafrecht, B.S. 16.12.2015.

Inhoudingsplicht

Artikel 62 van de programmawet (I) van 29 maart 2012 die artikel 30 ter (her) invoert in de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid, B.S. 6.4.2012.

Auteur: Annick Fret – Advocaat voor Legal Department

22/02/2016