5 Tips voor een efficiënte personeelsadministratie

Uw personeelsadministratie op punt stellen, daar hebt u alle belang bij. Niet alleen wint het personeel van uw HR-afdeling kostbare tijd, ook uw volledig bedrijf krijgt een boost. Bovendien bent u beter voorbereid op onvoorziene situaties zoals een sociale inspectie of een andere doorlichting

We geven u graag 5 tips mee om uw personeelsadministratie te optimaliseren

1) Breng tijdrovende en terugkerende taken in kaart

Dat personeelsdiensten vaak hun handen vol hebben, is vanzelfsprekend. Waaraan precies? Daar kunnen HR-medewerkers maar moeilijk de vinger op leggen. Ga na welke taken de meeste tijd van uw personeel vragen. Maar maak ook een lijst van taken die jaarlijks terugkeren. Bv. de berekening van de verloftellers in januari, of de verdeling van de fiscale fiches in februari. Zo kunt u anticiperen, evalueren en zo nodig optimaliseren.

Hebt u nog geen checklist van maandelijkse taken binnen uw payroll- en personeelsadministratie? Hiermee kunt u uw efficiëntie aanzienlijk verhogen, door ook die taken te evalueren en te optimaliseren.

Denk hierbij aan:

• het checken van eventuele loonaanpassingen binnen uw sector of vanwege anciënniteit
• indexering van lonen
• het bestellen van de maaltijdcheques
• het verzenden van de loonbrieven
• rapportering 
• de input in uw boekhouding

2) Automatiseer en optimaliseer waar mogelijk

Mensen zijn zeker niet vervangbaar door computers. Maar sommige taken zijn prima te automatiseren.

• Manuele berekeningen automatisch laten uitvoeren met behulp van Excel
• Het (gedeeltelijk) automatiseren van bonussen, variabelen, bijdragen en inhoudingen in een loonsysteem
• Een prikklok koppelen aan uw loonverwerkingspakket
• De verwerking van verlofaanvragen via een handige mailapplicatie

Meer info over de payrollsoftware van Partena Professional vindt u op www.partena-professional.be/nl/payrollsoftware

Ook andere zaken zijn te optimaliseren en leveren u zo meer tijd op.

• Een standaard infomapje voor nieuwe medewerkers zodat ze sneller zijn ingewerkt
• Een oplijsting van FAQ’s van uw werknemers. Bundel ze eventueel per thema jeugdvakantie, tijdskrediet, ouderschapsverlof, eindeloopbaan.

3) Uw personeelsadministratie juridisch en fiscaal in orde

Een sociale of fiscale controle is nooit een pretje. U bent er dus maar beter goed op voorbereid.

Enkele tips:

Dimona-aangiftes

• Dimona’s (Déclaration IMmédiate – ONmiddellijke Aangifte) voor werkkrachten moeten ten laatste op het ogenblik waarop de werknemer in dienst treedt, worden ingediend.
• De dimona wordt door de RSZ als laattijdig beschouwd van zodra ze één minuut na de aanvang van de prestatie wordt verstuurd.
• Meer info vindt u op: www.partena-professional.be/nl/dimona

Arbeidsovereenkomsten

Een getekend arbeidsovereenkomst verbindt een werknemer ertoe zijn werk goed en gewetensvol uit te voeren: het garandeert uw werknemer een loon, dat onderling is overeengekomen en zorgt ervoor dat uw relatie met uw werknemer vanaf dag één transparant is.

• Een arbeidsovereenkomst is maar geldig als volgende 4 elementen vervuld zijn: overeenkomst, arbeid, loon en gezag - Beperk de tekst tot het strikt noodzakelijke
• Respecteer de timing voor ondertekening van de arbeidsovereenkomsten.
• Vermeld in de contracten van deeltijds werknemers en studenten de uurroosters, pro-rata-berekeningen en andere bijzonderheden. Dit is belangrijk in het geval van een sociaal conflict.
• Hoe u een arbeidsovereenkomst moet opstellen vindt u op www.partena-professional.be/nl/arbeidsovereenkomst

Arbeidsreglement

• Zijn de werking, organisatie en specifieke plichten van uw onderneming in uw arbeidsreglement opgenomen?
• Zijn de rechten en plichten van uw werknemers omschreven?
• Ontving iedereen op tijd een kopie? - Is het conform de laatste regelgeving?
• Is de bijlage rond preventie van psychosociale risico’s toegevoegd?
• Meer info over het opstellen van een arbeidsreglement vindt u op www.partena-professional.be/nl/arbeidsreglement

4) Gebruik het four-eyes principe

Sommige taken kunt u niet automatiseren. Gebruik dan het four eyes principle: laat uw werk nakijken door een collega. Vier ogen zien nu eenmaal meer dan twee. Meer zien, betekent minder fouten en meer tijd en geld besparen.

5) Documenteer de loonverwerking-procedure

De loonverwerking is een cruciaal proces in uw bedrijf. Het niet of slecht documenteren ervan kan u letterlijk duur komen te staan. Bij een controle van de sociale inspectie, is dit het eerste wat een auditeur zal opvragen. Zorg daarom voor een maandelijkse checklist. Vermeld bij elke taak de voorziene timing én wie verantwoordelijk is. Ook bij vakanties en onvoorziene omstandigheden komt die goed van pas.

Extra tip: Laat uw payroll over aan een payroll specialist

Bent u ervan overtuigd dat u meer uit uw personeelsadministratie kunt halen? Wordt uw payroll bijvoorbeeld gedaan door iemand die u liever op een andere taak zou willen zetten? Of moet u een payrollmedewerker vervangen en hebt u problemen om iemand te vinden? Partena One kan uw werk helpen verlichten. Onze experts, die zich dagelijks met deze materie bezig houden, nemen de juridische, sociale en fiscale aspecten van uw loonadministratie over. Zo kan uw personeelsdienst zich weer focussen op de kern van hun HR-activiteiten en deze tijdswinst kunt u gebruiken om op andere vlakken te investeren in uw business.

Ontdek nu Partena One als all-in formule voor uw payroll:

• Gratis loonberekeningen
• Enkele dagen per maand een vaste payroll expert bij u op kantoor
• Wij zorgen voor opleidingen over sociaal-juridische nieuwigheden
• Onze Payroll Expert is geen medewerker, dus geen sociale lasten
• Inclusief juridische ondersteuning en software
• Wij zorgen voor vervanging in geval van ziekte