Of je nu voor een eenmanszaak of een vennootschap kiest, bij Partena Professional vind je de ideale oplossing om jouw bedrijf 100% digitaal op te starten met persoonlijke begeleiding door onze experten.
Ik begin als zelfstandig helper, medezaakvoerder of werkend vennoot in een bestaande zaak en wil me inschrijven als zelfstandige.
Ontdek alles wat je moet weten voor een succesvolle start als ondernemer.
Verhoog je slaagkansen met de hulp van onze experts.
Onze experts geven je de antwoorden die je zoekt.
Wijzig je bedrijfsgegevens via ons digitaal ondernemingsloket.
Ontdek onze handige tool voor je sociale zekerheidsdossier.
Bereken wanneer je ten vroegste op pensioen kan gaan en hoeveel pensioen je zal krijgen.
Ontdek hoe je met succes je eerste werknemer kan aanwerven.
De gids boordevol informatie. Ontdek prakische tips en advies om je allereerste werknemer aan te nemen.
Geniet de ondersteuning van ons sociaal secretariaat.
Profiteer van de expertise en kennis van Partena Professional.
Ontdek hoe Partena Professional accountants helpt.
U wilt aan uw werknemers een vergoeding toekennen. Netto, onbelast en niet onderworpen aan RSZ-bijdragen. Die vergoeding is bedoeld om bepaalde uitgaven van de werknemer te dekken. Wat en hoe is voor u niet precies duidelijk. Een snelle en eenvoudige manier om het netto-inkomen van uw werknemers te verhogen denkt u? Het lijkt té makkelijk, en eigenlijk is dat ook zo. U kunt een forfaitaire kostenvergoeding toekennen aan uw werknemers, maar niet zomaar voor eender welk doel of bedrag. De kostenvergoeding die u toekent, moet kleven aan de realiteit. Gebruik ze niet om werknemers een extraatje toe te steken. Zo niet ligt een herkwalificatie als loon om de hoek. De financiële gevolgen kunnen belangrijk zijn.
Wij tonen u hoe een evenwichtige forfaitaire kostenvergoeding uit te bouwen. Een kostenvergoeding bestaat best uit een aantal verschillende elementen. Welke dat zijn hangt in de eerste plaats af van de concrete tewerkstellingssituatie van de werknemers. Wij geven ook richtlijnen hoe de implementatie aan te pakken.
Wij kijken ook verder, nadat de forfaitaire kostenvergoeding is ingevoerd. Moet u de vergoeding opnemen in de loonadministratie? Is (vertrek)vakantiegeld verschuldigd? En wat bij de beëindiging van de arbeidsrelatie? Dit artikel focust in de eerste plaats op de aspecten inzake sociale zekerheid en arbeidsrecht. Wanneer de vergelijking met de fiscaliteit verheldert, belichten we die elementen ook.
In dit algemene artikel komen twee specifieke vormen van kostenvergoedingen niet aan bod:
Een kostenvergoeding kan vele vormen aannemen: een telethuiswerkvergoeding, een representatievergoeding, een kledijvergoeding, … Als onderneming is het zaak om die kostenvergoeding toe te kennen, die overeenstemt met de functie en de tewerkstellingssituatie van de betrokken werknemers. Maar om welke vergoeding het ook gaat, elke vergoeding heeft hetzelfde idee als basis. De vergoeding dekt de kosten die een werknemer voor zijn of haar werk moet maken(1), een kost die daarom eigenlijk de werkgever moet dragen.
Die rode draad vinden we terug in het arbeidsrecht, de sociale zekerheid en de fiscaliteit.
Vergoedt u privéuitgaven van de werknemer, dan gaat het om loon en zijn RSZ-bijdragen en inkomstenbelastingen verschuldigd. De concrete omstandigheden zullen bepalend zijn voor het onderscheid tussen professionele kosten en privéuitgaven.
U kent een vergoeding toe aan een werknemer voor de aflossing van de hypotheek van de privéwoning en het betalen van de nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, …). Dat zijn in de regel privéuitgaven. De vergoedingen die u toekent, zijn dus loon. Werkt de werknemer op regelmatige basis van thuis uit? Dan kunt u wel een kostenvergoeding toekennen als terugbetaling van professionele uitgaven verbonden met het tele(thuis)werk. (De RSZ voorziet twee normbedragen, maar daarover hieronder meer.)
RSZ-bijdragen zijn niet verschuldigd op de werkelijke kosten die de werkgever moet dragen ingevolge de tewerkstelling van een werknemer, ook als die kosten niet inherent zijn aan de uitvoering van de overeenkomst. De werkgever moet dus wel verplicht zijn om die kosten te dragen, maar de oorsprong van die verplichting kan heel divers zijn, bijvoorbeeld:
Opdat de kostenvergoeding is vrijgesteld van RSZbijdragen is vereist dat:
Een parfumerie- en schoonheidsproductenzaak kent waardebons toe aan haar winkelpersoneel. Die waardebons kunnen kostenvergoedingen zijn, zodat ze zijn vrijgesteld van RSZ-bijdragen. Maar dat zal niet altijd het geval zijn. De vrijstelling van RSZbijdragen is gebaseerd op de argumentatie dat de werknemers zo hun job beter kunnen uitoefenen. Door de aankoop van parfumerie- en schoonheidsproducten met de waardebons blijven de werknemers op de hoogte van de evolutie van de parfumerie- en schoonheidsproducten.(8)
Een werkgever is verplicht drinkbaar water of een geschikte drank ter beschikking te stellen van zijn werknemers. De premie die een werkgever aan zijn werknemers toekent om te voldoen aan die verplichting kan worden vrijgesteld van RSZ-bijdragen. Dat er een drankenautomaat ter beschikking staat van de werknemers vormt geen probleem op voorwaarde dat de werknemers moeten betalen voor hun drankje. Op die manier sluit de werkgever “dubbel gebruik” uit.(9)
U moet de professionele uitgaven die de werknemer opliep dus vergoeden. Ofwel betaalt u ze terug, ofwel kent u de werknemer een forfaitaire vergoeding toe.
In eerste instantie kunt u opteren voor de terugbetaling van de werkelijke kosten op basis van bewijsstukken (bijvoorbeeld facturen, BTWbonnetjes,…). Dat brengt heel wat administratieve rompslomp met zich mee, maar laat weinig ruimte voor discussie. Voorwaarde is wel dat u de bewijsstukken nauwkeurig hebt bijgehouden en u niet voorziet in de terugbetaling van privékosten van de werknemer.
De rechtspraak aanvaardt forfaitaire kostenvergoedingen. Forfaitaire vergoedingen kunnen worden vrijgesteld van RSZ-bijdragen, zonder dat u de uitgaven voor elke individuele werknemer afzonderlijk moet aantonen.(10) De administratie die gepaard gaat met de terugbetaling van werkelijke kosten valt dus weg, maar de realiteit moet u wel nog kunnen aantonen. (Daarover hieronder meer.)
Het spreekt voor zich dat u werknemers geen twee keer langs de kassa mag laten passeren. Kosten terugbetalen die al worden gedekt door een forfaitaire vergoeding kan niet. Dit “dubbel gebruik” zet uw forfaitaire vergoeding op losse schroeven. Bij een controle loopt u het risico dat de vergoeding wordt geherkwalificeerd als loon, zodat RSZ-bijdragen verschuldigd worden.
Niets belet dat u beide systemen combineert. Twee mogelijkheden:
Of u een forfaitaire vergoeding doorbetaalt tijdens de schorsing van arbeidsprestaties tijdens de vakantie of bij ziekte kan een element zijn bij de beoordeling of het forfait aanvaardbaar is of niet. Dat de werknemer een vast maandelijks bedrag ontvangt zou een indicatie kunnen zijn dat de forfaitaire vergoeding niet realistisch is.
Ken daarom geen maandelijkse vergoeding toe voor de periodes van schorsing van de arbeidsovereenkomst waarin de werknemer geen kosten oploopt. Dat zal meestal het geval zijn bij arbeidsongeschiktheid, tijdskrediet of ouderschapsverlof met volledige schorsing van de prestaties of verlof zonder wedde.
Toch is het mogelijk dat de werknemer een aantal vaste basisuitgaven oploopt tijdens de schorsing, ook al levert hij of zij geen arbeidsprestaties.
Zo zou u de maandelijkse vergoeding voor tele(thuis) werk ook kunnen toekennen tijdens de vakantie of wanneer de werknemer minder dan één maand arbeidsongeschikt is. Eventueel kunt u ook overwegen om een vergoeding pro rata de arbeidsprestaties toe te kennen.
Coherentie en transparantie zijn twee doelstellingen die u steeds voor ogen moeten houden bij het uitwerken van een forfaitaire kostenvergoeding. Het wordt moeilijk om het realistische karakter van het forfait hard te maken als bijvoorbeeld de éne handelsvertegenwoordiger wel een maandelijkse vergoeding ontvangt en de andere niet. Een maandelijkse vergoeding toekennen zonder transparantie over de verschillende kosten die het forfait dekt, is sterk af te raden.
Vier eenvoudige en logische stappen die u helpen om een coherent en transparant systeem van forfaitaire vergoedingen uit te werken:
Het systeem van forfaitaire vergoedingen voert u best in door een ondernemingspolicy op te stellen en door een bijlage aan de arbeidsovereenkomst af te sluiten.
Bepaal aan de hand van de aard en het niveau van de verschillende werknemerscategorieën binnen uw onderneming welke werknemers in aanmerking kunnen komen voor een forfaitaire kostenvergoeding. Maatwerk moet hier het uitgangspunt zijn.
Laat u niet misleiden door alleen rekening te houden met de plaats die een functie inneemt in de hiërarchie en het organogram.
De aard en het niveau van de verschillende werknemerscategorieën zijn ook bepalend bij de opbouw van de forfaitaire kostenvergoeding. Opnieuw is maatwerk de juiste manier om een transparant en coherent systeem uit te bouwen.
Uit welke uitgavencategorieën kan een forfaitaire kostenvergoeding zoal bestaan? Hieronder enkele voorbeelden. Wanneer de RSZ een normbedrag heeft gepubliceerd, geven we dat ook aan. Een samenvattende tabel met RSZ-normbedragen vindt u terug op de website van de RSZ.(11)
Normbedrag RSZ: € 122,01/maand (alternatief: 10 % van het brutoloon dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties) Het gaat met name om de volgende uitgaven: de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, onderhoud, ...
Maak voor deze uitgavencategorie een onderscheid op basis van het niveau en de aard van de functie.
Normbedrag RSZ: € 40/maand in totaal(12) Uw werknemer maakt professioneel gebruik maakt van zijn of haar persoonlijke computer (RSZnormbedrag: € 20/maand) en internetverbinding (RSZ-normbedrag: € 20/maand). U kunt een forfaitaire vergoeding toekennen zonder dat RSZbijdragen verschuldigd zijn. De werknemer moet wel “wezenlijk en op regelmatige basis” gebruik maken van de eigen computer en internetverbinding. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een werknemer elke vrijdag aan telewerk doet.
Dubbel gebruik kan niet, maar een combinatie met een specifieke vergoeding voor tele(thuis)werk is wel mogelijk.
Normbedrag RSZ: € 30/maand in totaal U verwacht van werknemers dat zij de wagen die u hen ter beschikking stelt, op regelmatige basis schoonmaken. Dat brengt kosten voor carwash met zich mee (RSZ-normbedrag: € 15/maand). Leg duidelijk de band met het representatieve karakter van hun functie. Het representatieve karakter van de functie maakt ook dat zij regelmatig kleine pakeerkosten oplopen (RSZ-normbedrag: € 15/maand). De RSZ legt als voorwaarde op dat de bedrijfswagen hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt.
Geen normbedrag RSZ Het representatieve karakter van een functie kan een aantal uitgaven met zich meebrengen, zoals:
Het gaat om werknemers die de onderneming vertegenwoordigen ten opzichte van derden.
De RSZ voorziet geen normbedrag. Geef dus extra aandacht aan het bepalen van het bedrag dat u kleeft op deze uitgavencategorie. In de praktijk wordt vaak een vergoeding van € 25 tot € 50/maand aanvaard als redelijk.
Het lijstje hierboven heeft betrekking op “externe” representatiekosten. Maar wat met “interne” representatiekosten? Werkgevers wensen vaak ook een vergoeding toe te kennen aan werknemers die een interne functie uitoefenen. Die “interne” representatiekosten kunnen betrekking hebben op bijvoorbeeld de deelname in teambuildingactiviteiten, recepties voor de teams, attenties en geschenken voor collega’s. Deze vorm van representatiekosten wordt door de RSZ niet expliciet uitgesloten, maar de realiteit van deze uitgavencategorie aantonen is in de praktijk vaak moeilijk. Organiseert uw onderneming niet vaak zelf teambuildingactiviteiten om zo onderlinge contacten en relaties tussen werknemers te stimuleren? Het uitnodigen van collega’s op een etentje, een babyborrel of een gezamenlijke sociale activiteit is in de regel geen professionele uitgave.(13)
Normbedrag RSZ: aankoop € 1,67/dag en onderhoud € 1,67/dag van werkkledij Worden niet als loon beschouwd: “de voordelen toegekend in de vorm van arbeidsgereedschap of werkkleding”.(14) Het normbedrag van de RSZ heeft enkel betrekking op werkkledij in de strikte zin van het woord of op de kledij die door de werkgever wordt opgelegd, zoals een uniform.
Kledij die niet verplicht is en in het dagelijks leven kan worden gedragen, buiten het werk, is geen werkkledij. Gewone stads- of vrijetijdskledij zijn dus geen werkkledij.(15) Een vergoeding voor deze categorie heeft betrekking op een privéuitgave en is bijgevolg onderworpen aan RSZ-bijdragen.
Dat de concrete omstandigheden een belangrijke rol spelen, blijkt uit de rechtspraak. Dure werkkledij, die aan verkoopsters van een luxe kledingzaak ter beschikking wordt gesteld in de vorm van een budget, en buiten de werkomgeving mag gedragen worden, dient gedeeltelijk als een voordeel in natura beschouwd te worden, waarop RSZ-bijdragen zijn verschuldigd.(16)
Geen normbedrag RSZ Als u een vergoeding voor vakliteratuur en documentatie overweegt, geef dan extra aandacht aan deze uitgavencategorie. De RSZ aanvaardt voor deze categorie in principe geen forfaitaire vergoeding. Toch komt deze uitgavencategorie vaak voor in fiscale rulings en wordt ze ook wel aanvaard door de rechtspraak.(17) Zorg er in ieder geval voor dat de aard van de functie het toekennen van een forfait voor vakliteratuur en documentatie noodzakelijk maakt. Een vergoeding toekennen voor vakdocumentatie waartoe de werknemer toegang heeft via bijvoorbeeld een bedrijfsabonnement wordt door de sociale inspectie sowieso niet geaccepteerd (dubbel gebruik).
De forfaitaire kostenvergoeding moet kleven aan de realiteit. De vergoeding moet in verhouding staan tot de werkelijke grootte van de uitgaven. Het bewijs daarvan leveren is niet altijd even makkelijk. Normbedragen helpen, maar zijn niet zaligmakend (daarover hieronder meer).
Overweeg daarom om eerst een steekproef te organiseren binnen uw onderneming wanneer u de forfaitaire kostenvergoeding uitwerkt. Hoe gaat u daarbij te werk?
Hou rekening met het functieniveau en de hoogte van het loon van de werknemer. De verhouding tussen het loon en de forfaitaire vergoeding (het totaal van de verschillende elementen) mag niet disproportioneel zijn. Concrete richtlijnen geven is moeilijk, maar de geloofwaardigheid van een vergoeding van in totaal meer dan 10% of 20% van het vast brutoloon zal snel in twijfel worden getrokken door de sociale inspectie. Hou natuurlijk ook rekening met de RSZnormbedragen. De RSZ is van mening dat deze normbedragen niet zomaar mogen worden toegekend. Ze worden geacht werkelijk gemaakte uitgaven te dekken. Op vraag van de RSZ moet u de forfaitaire kostenvergoeding kunnen onderbouwen. Op basis van de functieomschrijving en het functieniveau kan een kostenvergoeding lager dan het RSZ-normbedrag soms geloofwaardiger zijn.
Werk dus een systeem uit waarbij u een vergoeding toekent per uitgavencategorie. Ken bij deeltijdse tewerkstelling een vergoeding pro rata de tewerkstellingsgraad toe.
Voorbeeld: In dit voorbeeld kent een onderneming een forfaitaire kostenvergoeding toe aan slechts drie werknemerscategorieën:
Voor de lagere werknemerscategorieën kan deze onderneming de toekenning van een forfaitaire kostenvergoeding niet voldoende onderbouwen. Dit systeem van forfaitaire kostenvergoedingen kent drie uitgavencategorieën:
Aan sommige manieren om een forfaitaire kostenvergoeding te bepalen, neemt u best geen voorbeeld:
De band tussen de aard van de functie, de realiteit van de kosten en het uiteindelijke bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding is in deze voorbeelden slechts indirect.
Heel soms aanvaardt de rechtspraak deze aanpak toch.
Met de ondernemingspolicy benadrukt u de transparantie en de coherentie van het systeem van forfaitaire kostenvergoedingen. De ondernemingspolicy zal omschrijven welke werknemerscategorieën aanspraak kunnen maken op een forfaitaire kostenvergoeding, waarom dat zo is, en welke kosten elk van de uitgavencategorieën omvat. Neem ook regels op in verband met de terugbetaling van kosten die niet worden gedekt door de forfaitaire vergoeding. Zo maakt u duidelijk dat u “dubbel gebruik” wilt uitsluiten.
Met de bijlage aan de arbeidsovereenkomst legt u vast dat de werknemer recht heeft op de forfaitaire kostenvergoeding. In de bijlage specifieert u de regels van de ondernemingspolicy voor de individuele werknemer, met name de bedragen van de verschillende uitgavencategorieën voor de specifieke functie die de werknemer uitoefent.