Hoe ziet het ideale arbeidsreglement eruit?

In welk geval moet je een arbeidsreglement opstellen?

Zoals hierboven aangegeven is een arbeidsreglement verplicht vanaf je minstens één werknemer aanstelt, ongeacht het contracttype, de ondernemingsvorm (waaronder rechtspersoon, vereniging …) of je bedrijfssegment (bijvoorbeeld landbouw).

Er zijn enkele uitzonderingen voor ondernemingen die enkel de volgende beroepen tewerkstellen:

• Artsen, apothekers, tandartsen
• Stagiairs die zich voorbereiden op de uitoefening van hierboven genoemde beroepen
• PWA-arbeiders
• Leden van je familie in het kader van een familiebedrijf
• Huishoudelijk personeel
• Cabinepersoneel van visserij- en luchtvaartbedrijven
• Personeel van defensie of lokale en federale politie

Waar moet je op letten bij het opstellen van een arbeidsreglement?

Het arbeidsreglement is een document dat de werking en organisatie van je onderneming vastlegt, maar ook de arbeidsvoorwaarden, net als de rechten en plichten van je werknemers.

Een zeker aantal vermeldingen zijn wettelijk vastgelegd. Tegelijkertijd is de werkgever vrij om er bepalingen en bijzondere voorschriften in op te nemen die hij gerespecteerd wil zien (bijvoorbeeld over laattijdige aankomst, te ondernemen formaliteiten in geval van ziekte, veiligheid, hygiëne of specifieke verboden), zolang ze, uiteraard, conform de wetgeving zijn. Daarom is het belangrijk je reglement te laten reviseren door een jurist.

In onze documentendatabase vindt je sjablonen voor een arbeidsreglement.

Merk op dat het arbeidsreglement een officieel en bindend document is, zowel voor werkgever als werknemer. Het is dus van essentieel belang dat je het nauwkeurig opstelt om conflicten te vermijden.

Wil je problemen vermijden? Vraag raad aan ons juridisch team bij het opstellen van je arbeidsreglement, of leg de opdracht in de handen van Partena Professional. 

Wat moet je verplicht vermelden in het arbeidsreglement?

• Werkuren: dit omvat de reguliere voltijdse werkuren, glijdende uren, werktijden van opeenvolgende ploegen, flexibele werktijden, de dagen en uren waarop het bedrijf toegankelijk is voor werknemers die    cela inclut les horaires réguliers de travail à temps plein, les horaires flottants, les horaires des équipes successives, les horaires flexibles, les jours et heures d’accessibilité de l’entreprise pour les travailleurs qui sont occupés en dehors de celle-ci.
• Meet- en controlemethodes: dit gaat om elementen die gebruikt worden om de verloning te bepalen (betaling per uur, per maand, per opdracht …). In dit hoofdstuk vermeld je ook eventuele controle-instrumenten (zoals bijvoorbeeld een prikklok).
• De verloning: de wijze, het tijdstip en de plaats van de verloning.
• Beëindigen van het contract: Het is belangrijk de opzeggingstermijnen en de dringende redenen die de verbreking van de arbeidsovereenkomst zonder opzeggingstermijn of vergoeding kunnen rechtvaardigen (onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de hoven en rechtbanken).
• Toezichthoudend personeel: de rechten en plichten van het toezichthoudend personeel.
• De straffen: het vermelden van eventuele straffen, het bedrag en bestemming van de boetes en de tekortkomingen die zij bestraffen, net als het beroep aantekenen tegen deze straffen.
• Arbeidsongevallen: de plaats waar de verbandkist zich bevindt en de persoon die aangeduid is om eerste hulp te verlenen, net als de namen van de artsen bij wie de werknemers terechtkunnen in geval van een arbeidsongeval.
• Jaarlijkse vakantie: de duur van de jaarlijkse vakantie de manier van toekennen (of een referentie naar de wetteksten die ze vastleggen), net als de data van eventuele collectieve vakantie.
• Feestdagen: de vermelding van feestdagen, vervangingsdagen, ...
• Zondagswerk: vervangingsdagen voor werk uitgevoerd op zondagen.
• De verantwoordelijke instanties: het reglement moet vermelding maken van de namen van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk, en de vakbondsafvaardiging.
• De preventieadviseur: het reglement moet de naam van de preventieadviseur vermelden.
• De inspectiediensten: het adres van de inspectiediensten die waken over de toepassing van de regels met betrekking tot de bescherming van het personeel.
• Conventies en collectieve akkoorden: collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) en andere collectieve akkoorden die de werkomstandigheden vastleggen.
• Vakantiefondsen: de naam en het adres van het vakantiefonds.
• Het digitaal archiefsysteem: de identiteit van de dienstverlener van de digitale archivering en de manier waarop de werknemers er hun documenten kunnen raadplegen.
• Het preventiebeleid wat betreft drugs en alcohol: dit moet in het arbeidsreglement staan.
• De preventie van psychosociale risico’s: de procedures waartoe een werknemer toevlucht kan nemen bij de preventie van psychosociale risico’s op het werk (waaronder onder meer geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk); de gegevens van de preventieadviseur voor psychosociale belasting (of van de dienst voor preventie en bescherming op het werk) en de vertrouwenspersoon.    
• De wet rond de KBO: aangeven waar deze gepubliceerd staat zodat werknemers deze kunnen raadplegen.
• Datum en handtekening : de werkgever moet het reglement dateren en ondertekenen, net zoals de leden van een eventuele ondernemingsraad.

Merk op dat het arbeidsreglement ook de Belgische wetgeving op taalgebruik moet respecteren en dat het een attest moet bevatten van regelmatige raadpleging van de medewerkers bewijst. Het opstellen maar ook het aanpassen van het arbeidsreglement is namelijk een uiterst strikte procedure. Er is een uithangingstermijn waarbinnen werknemers alle informatie moeten kunnen inkijken en indien nodig opmerkingen geven. Komen werkgever en werknemers er samen niet uit, dan probeert de inspecteur van sociale wetten beide partijen te verzoenen.

Heb je nog andere vragen over je plichten als werkgever? Download onze Sociale Gids of contacteer onze experts.