Kan de werkgever het gebruik van een smartphone beperken?

Brussels, 10 mei 2023 - Sinds enige tijd heeft de Vlaamse en federale overheid het gebruik van TikTok op de gsm’s en computers van hun werknemers verboden. Het verbod geldt zes maanden en wordt dan herbekeken. In dit artikel gaan we bekijken of de werkgever dergelijk verbod ook kan opleggen aan zijn werknemers in de privésector.  Legal Expert Melissa Menschaert verduidelijkt dit.

Mag een werkgever dergelijk verbod opleggen in de privésector?

Om hierop een antwoord te kunnen geven dienen we in eerste instantie een onderscheid te maken tussen de situatie waar een gsm of laptop eigendom is van de werkgever en de situatie waar de gsm of laptop eigendom is van de werknemer.

“Indien een toestel ter beschikking wordt gesteld door de werkgever voor het gebruik van professionele redenen en/of het gebruik van privéredenen, blijft de werkgever in principe eigenaar van dit toestel. In dat geval kan de werkgever de installatie en gebruik van bepaalde apps verbieden. Dergelijk verbod dient vastgelegd te worden in het arbeidsreglement. Zo kan de werkgever bijvoorbeeld ervoor opteren om de app TikTok te blokkeren of ervoor opteren om de app niet te laten blokkeren. In dat laatste geval kan de werkgever bijkomende regels opleggen omtrent het gebruik van de app. De werkgever kan vb. het tijdstip bepalen waarop de apps mogen gebruikt worden, wie toegang heeft tot de apps, beperkingen opleggen op het delen van foto’s die in de werkomgeving gemaakt werden,…” legt Melissa Menschaert uit.

Indien het toestel echter eigendom blijft van de werknemer is de situatie anders:

“Tijdens de werkuren kan de werkgever ook het gebruik van bepaalde apps verbieden of beperken op het privé-toestel. De werknemer staat tijdens deze uren immers ter beschikking van zijn werkgever en kan met andere woorden niet vrij over zijn tijd beschikken. Dergelijk verbod of beperking dient opgenomen te worden in het arbeidsreglement. Het is hierbij ook  belangrijk om de doelstellingen en de redenen van het verbod of beperkingen te verduidelijken. In geval van niet naleving van de door de werkgever opgelegde regels, kunnen de maatregelen die voorzien zijn door het arbeidsreglement worden toegepast op de werknemer (verwittiging of een ingebrekestelling). Een werkgever heeft wel geen gezag over wat zijn werknemers op hun privé-toestel installeren. Op applicaties en websites die een werknemer bijvoorbeeld op zijn persoonlijke gsm gebruikt, kan de werkgever dus geen verbod opleggen,” verklaart Melissa Menschaert

Kan de werkgever het gebruik van een werk-gsm en laptop controleren?

De werkgever mag controleren of de werknemer de richtlijnen die zijn vastgelegd in het arbeidsreglement naleeft. Het gebruik en de controle worden geregeld in cao nr. 81.

“Deze cao staat toe dat de werkgever binnen bepaalde grenzen controle mag uitoefenen op het gebruik van het toestel dat ter beschikking van de werknemers wordt gesteld, maar deze cao wil ook het recht op bescherming van het privéleven van de werknemers eerbiedigen door de regels te bepalen volgens dewelke de werkgever zich daarin kan mengen. De werkgever mag volgens de cao controle uitvoeren wanneer hij legitieme doeleinden nastreeft (vb. het beschermen van de belangen van de onderneming maar ook de veiligheid of de goede technische werking van de IT -netwerksystemen van de onderneming). Deze inmenging in het privéleven van de werknemer, moet wel tot een minimum beperkt worden. Enkel de gegevens noodzakelijk voor de controle mogen worden verzameld. Opdat de controle als transparant beschouwd kan worden, moeten de werknemers bovendien voldoende ingelicht zijn over alle aspecten van de controle,” vervolgt Melissa Menschaert.

Hoe zit het met de controle voor het gebruik van een privé-toestel?

“Aangezien het niet mogelijk is een controle op het privé-toestel uit te voeren omwille van privacy redenen, kan de werknemer hier enkel worden bestraft als hij op heterdaad wordt betrapt. Dit zorgt dan ook voor bijkomende bewijsmoeilijkheden,” aldus Melissa Menschaert.

Dit wil echter niet zeggen dat de werknemer niet voorzichtig dient te zijn bij het gebruik van apps op een privé-toestel in zijn relatie naar de werkgever toe.

“De werknemers dienen er rekening mee te houden dat de communicatie via een app als openbaar kan beschouwd worden. Men let er best op dat men niet de belangen van de werkgever schaadt en geen vertrouwelijke informatie deelt van de onderneming of werkgever. Er kunnen namelijk bepaalde beperkingen gelden op het recht van vrije meningsuiting maar dit wil wel niet zeggen dat de werkgever het privé-toestel kan opvragen en de apps kan inkijken,” besluit Melissa Menschaert.