Pourquoi les réunions vidéo sont-elles fatigantes ?

Depuis la crise du covid-19, nous zoomons comme jamais. Et il faut avouer que c’est bien agréable d’assister à une réunion depuis son salon. Mais sommes-nous pour autant détendus ? Il faut bien constater que les réunions vidéo et zoom sont vraiment fatigantes. Comme cela se fait-il et que pouvons-nous y faire ?

En quête d’expression du visage, de voix et d’attitude corporelle

Participer à des réunions virtuelles demande davantage de concentration. Elles exigent de nous plus d’efforts parce que nous devons accorder une attention accrue à la recherche et au traitement de signes non verbaux, tels que l’expression du visage, l’attitude corporelle, le ton et la hauteur de la voix (autant d’éléments nécessaires pour mieux comprendre le message). Et cette attention renforcée nous coûte plus d’énergie, explique Gianpiero Petriglieri, professeur à l’Insead, où il enseigne le comportement organisationnel.

“Notre esprit est connecté, mais notre corps sent bien que nous ne sommes pas là. La dissonance qui résulte de ces ressentis contradictoires, fatigue. Il est impossible de se détendre pendant la réunion”.

Le silence inquiète et crée une perception négative

“Le silence constitue un autre défi, ajoute M. Petriglieri. Dans un entretien en présentiel, le silence imprime un rythme naturel. Mais quand il survient au cours d’un entretien virtuel, on s’interroge très vite sur la fiabilité de la technologie. Le silence suscite le malaise. 

Une étude de 2014 réalisée par des universitaires allemands a montré que les décalages qui surviennent dans les systèmes de téléphonie ou de conférence influencent négativement notre vision des gens : même lorsqu’apparaissent des décalages de 1,2 seconde, la personne interrogée est jugée moins sympathique ou moins concentrée.

7 conseils pour lutter contre la fatigue lors des réunions zoom

1. Utilisez votre téléphone et pas votre ordinateur
   
   Entendre une voix uniquement au téléphone est moins stressant. En effet, au téléphone, on peut bouger, consulter des documents, prendre des notes ou soulager quelque peu ses yeux soumis à rude épreuve face aux écrans. Et bien souvent, la voix passe mieux qu’en vidéo, parce que la qualité de la ligne téléphonique est meilleure.
   
    
2. Ne planifiez jamais une réunion zoom de plus de 50 minutes
   
   A l’école, les heures de cours sont de 50 minutes et cette durée a été calculée sur la base de recherches sur la concentration, qui diminue précisément après 50 minutes. Après une pause, vous pouvez repartir de plus belle.
   
    
3. Ne planifiez jamais votre réunion vidéo sans prévoir une pause avant la suivante.
   
   Laissez reposer votre cerveau. Faites une pause saine, loin de votre écran. Sortez dans le couloir ou allez vider la boîte aux lettres dehors. Faites quelques exercices d’abdominaux. Buvez un verre d’eau ou allez vous aérer.
   
    
4. Soignez votre accueil
   
   Prenez le temps d’accueillir chaleureusement tous les participants (si le groupe n’est pas trop grand). Ils auront ainsi le sentiment d’être les bienvenus et de faire partie du groupe.   
   
    
5. Optez pour le mode conférencier actif au lieu de la vue galerie
   
   Vous mettez ainsi en évidence la personne qui parle à ce moment-là et qui est votre interlocuteur. Observer 24 visages tout en parlant ou en écoutant demande plus de concentration et incite à la distraction.
   
    

6.  Arrêtez de faire plusieurs choses à la fois
   
   Animer des réunions vidéo demande déjà un surcroît d’énergie. N’essayez donc pas en même temps de terminer la rédaction d’un message ou de consulter un e-mail, vous allez complètement perdre les pédales. Le multitâche, c’est l’affaire des ordinateurs, pas des humains.

7.  Adaptez l’éclairage, la musique de fond et votre tenue vestimentaire  
   
   Le grand avantage des réunions zoom, dit-on, c’est qu’on peut se réunir en veston au-dessus et porter un pantalon de pyjama en dessous. Mais pour certains d’entre nous, établir une distinction entre le travail et la vie privée a un effet apaisant, en particulier pour ceux qui travaillent et se détendent chez eux dans le même espace. Adaptez l’éclairage, la musique d’ambiance et votre tenue vestimentaire dès que vous terminez votre journée de travail. Quant au fameux pantalon de pyjama, réservez-le pour vos réunions zoom entre amis.