Déclaration vie privée

Partena Professional, depuis de nombreuses années, consacre toute l'attention requise au respect de la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, que ce soit en vertu de la loi du 8 décembre 1992 ou depuis le 25/05/2018 du règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 plus connu sous le nom de GDPR.

Quels sont les principes que nous respectons ?

Nous veillons toujours à ce que les données personnelles demandées et/ou communiquées soient adéquates, exactes (et, si nécessaire, mises à jour), pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont récoltées. 
Nous vous garantissons en outre la transparence, le respect des dispositions légales, la confidentialité, un niveau de sécurité approprié et par-dessus tout le respect de vos droits.

A qui cette déclaration vie privée est-elle destinée ?

Notre déclaration vie privée s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel réalisés par Partena Professional et ses différentes entités :

• Partena Secrétariat Social
• Partena Guichet d’Entreprises
• Partena Caisse d’Indépendants
• Partena Business Solutions

Elle s’applique à tous les clients, les prospects, les visiteurs de nos portails et sites web mais également aux visiteurs de nos locaux.

Nous aimerions également vous référer au site Web de l'Union Secrétariats Sociaux où vous pouvez trouver plus d'informations sur les directives du RGPD pour les secrétariats sociaux.

Qui est le responsable des traitements ?

Les entités du groupe Partena Professional sont responsables pour les traitements de données qu’elles effectuent. Il y a cependant deux exceptions :

• Au niveau du Secrétariat Social : les données à caractère personnel traitées dans le cadre du contrat de prestations de service conclu avec les employeurs.
• Au niveau de Partena Business Solutions : les données à caractère personnel traitées dans le cadre du contrat de prestations de service conclu avec les employeurs.

Dans les deux cas, les traitements sont effectués en tant que sous-traitant et sont couverts par une convention de traitement qui garantit que les données sont collectées et traitées uniquement selon les instructions du client.

Quelles sont les données à caractère personnel traitées par Partena Professional ?

Les données à caractère personnel sont toutes les données qui se rapportent à une personne physique et qui permettent de l’identifier ou de la rendre identifiable. Elles sont sa propriété.

Les données traitées sont regroupées au sein de plusieurs catégories :

• Données d’identification : qui permettent de vous identifier comme votre nom, votre prénom, votre numéro ou nom d’utilisateur, …
• Données financières : nécessaire dans le cadre de certains services payants ou qui permettent de vous verser les montants qui vous sont dus comme le compte bancaire, les indus, les soldes ouverts, …
• Données de contact : qui permettent de communiquer avec vous comme votre numéro de téléphone, votre adresse, votre adresse email, …
• Données familiales : nécessaires par exemple au niveau du calcul des prestations familiales ou d’une application correcte du précompte professionnel comme le nombre de personnes à charge, la composition familiale, ...
• Données de connexion : les informations récoltées lors de l’utilisation des services web et des applications en vue de la sécurisation de ces outils en ligne ou de votre confort d’utilisation comme le nom d’utilisateur, l’adresse IP, la préférence linguistique, ...
• Données que vous fournissez via un formulaire en ligne : comme lorsque vous vous inscrivez à une formation, un évènement ou pour recevoir une newsletter.

Toutes ces données nous sont soit communiquées par vous directement, soit par votre employeur notamment lorsque nous agissons en tant que sous-traitant.

Sur quelle base légale, vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Nous nous appuyons, pour traiter vos données sur les bases légales suivantes :

• pour remplir une de nos obligations légales
• pour remplir une de nos obligations contractuelles ou pré-contractuelles
• pour poursuivre un intérêt légitime de Partena Professional (toujours maintenu en équilibre avec vos propres intérêts)
• lorsque vous avez donné votre consentement

Quelles sont les finalités pour lesquelles nous traitons vos données ?

• Répondre aux obligations légales ou contractuelles : 
  Dans le cadre de certaines prestations de service, les entités de Partena Professional doivent traiter des données à caractère personnel pour répondre à leurs obligations légales (Caisse d’allocations familiales, caisse d’indépendant, ..) ou contractuelles (Secrétariat social, Partena Business Solutions) 
• Répondre à la demande pour laquelle vous nous les avez fournies : 
  Vos données peuvent être utilisées pour :
  • Vous fournir la prestation de service demandée
  • Vous envoyer la réponse à la question posée via un formulaire de contact
  • Vous envoyer un email vous permettant de télécharger une brochure, un livre blanc
• Promouvoir nos services :
  Partena Professional utilise des données à caractère personnel pour :
  • Envoyer aux clients des informations à propos d’autres produits et services associés ou complémentaires proposés par Partena Professional ou ses partenaires
  • Envoyer aux prospects des informations à propos des produits et services de Partena Professional
  • Envoyer des invitations à des évènements 
• Améliorer et évaluer nos services :
  Vos données peuvent être utilisées pour :
  • Des enquêtes clients, des études de marché
  • Des analyses de comportements de surf afin d’optimaliser notre site web ou nos portails
• Personnaliser l’utilisation de nos outils :
  En fonction de votre utilisation et de vos préférences, vos données peuvent être utilisées pour vous offrir une personnalisation de nos portails, sites web et applications
• Garantir un niveau de sécurité approprié :
  Partena Professional utilise vos données à caractère personnel dans le cadre de la mise en œuvre de ses procédures de sécurité notamment en ce qui concerne la détection d’activité malveillante ou non autorisée.
• L’affichage d’annonces personnalisées en associant les informations de l’utilisateur collectées par les services de Partena Professional aux informations collectées par Google, si l’utilisateur a donné son accord.

Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données sont conservées aussi longtemps :

• Que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont récoltées et traitées.
• Qu’elles sont pertinentes pour respecter nos obligations légales, contractuelles et juridiques, et pour satisfaire à nos activités commerciales et opérationnelles

Ces délais de conservation varieront donc en fonction du type de prestations de service.

Vos données sont-elles transmises à des tiers ?

Nous pouvons être amené à transmettre vos données à caractère personnel :

• En cas d’obligation légale : 
  Pour certaines prestations de service, les entités de Partena Professional sont tenues de transmettre des informations à des organismes officiels (ex : la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale, la Banque-Carrefour des Entreprises, ..).
  Ces transferts sont régis par des procédures claires et définies.
• Si c’est nécessaire à la fourniture des prestations de service concernées : 
  Il peut arriver que tout ou partie d’un traitement soit confié à un sous-traitant. Celui-ci ne peut agir que moyennant les instructions qui lui sont communiquées par Partena Professional et ne peut utiliser vos données à ses propres fins.
  Ces principes sont actés dans la convention de traitement que le sous-traitant doit obligatoirement signer s’il veut pouvoir traiter des données pour le compte de Partena Professional.
• Au sein du groupe Partena Professional :
  Afin de vous offrir une palette de services qui complètent et sont en ligne avec le(s) traitement(s) que nous effectuons déjà pour vous.
• Si vous nous avez donné expressément votre autorisation.

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel à des tiers.

Nous appliquons la réglementation européenne en ce qui concerne le transfert international de données à caractère personnel.

Que fait Partena Professional pour protéger vos données ?

Partena Professional applique au quotidien un ensemble de mesures afin d’assurer la protection des données à caractère personnel comme entre autres :

• La sensibilisation du personnel au respect de son engagement contractuel de confidentialité.
• La sécurisation au niveau de l'accès physique.
• La sécurisation au niveau du matériel :
  • Les serveurs sont régulièrement mis à jour.
  • Des pare-feux, basés sur un modèle à plusieurs niveaux, bloquent le trafic non autorisé.
  • La gestion des accès : distinction entre l'accès au réseau de l’entreprise et l'accès aux applications. Les collaborateurs ont accès à ces dernières en fonction des besoins pour l’exécution de leur travail et des nécessités requises par le service. Ceci est traduit dans des politiques internes à respecter. 

Sur le plan interne : la modification des droits et de l'accès n'est possible que moyennant l'approbation des responsables et le respect des procédures prévues en la matière.  
Sur le plan externe : les clients, le cas échéant, n'ont accès qu'à leurs propres données.

• la sécurisation du transport de données : tout trafic de données via internet est crypté selon les normes actuelles disponibles sur le marché.
• la sécurisation contre les virus et accès à internet : tant les serveurs que les ordinateurs fixes et portables sont équipés des logiciels anti-virus nécessaires.
• la continuité du service est assuré via des moyens de sauvegarde redondants.

Quels sont vos droits et que devez-vous faire pour les exercer ?

Si vous êtes un membre du personnel d’un employeur client de Partena Secrétariat social ou de Partena Business Solutions, vous devez pour exercer vos droits, vous adresser à votre employeur.

Droit d’accès

Vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel dont nous disposons à votre sujet.

Pour introduire votre demande, il suffit d’envoyer, en justifiant de votre identité, un courrier adressé à Partena Professional – DPO Office, 45, rue des Chartreux à 1000 Bruxelles ou un email à l'adresse email privacy@partena.be.

Nous vous fournirons les informations demandées dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de 2 mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Nous vous informerons alors de cette prolongation dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

En cas de demandes répétitives, nous nous réservons le droit de demander le paiement de frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs.

Droit de rectification

Si vous constatez que vos données à caractère personnel :

• sont inexactes
• sont incomplètes

vous avez le droit de demander à les corriger ou les compléter.

Pour introduire votre demande, il suffit d’envoyer, en justifiant de votre identité, un courrier adressé à Partena Professional – DPO Office, 45, Rue des Chartreux à 1000 Bruxelles ou un email à l'adresse email privacy@partena.be.

Indiquez clairement les données à modifier ou compléter.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel.

Pour introduire votre demande, il suffit d’envoyer, en justifiant de votre identité, un courrier adressé à Partena Professional – DPO Office, 45, Rue des Chartreux à 1000 Bruxelles ou un email à l'adresse email privacy@partena.be.

Indiquez clairement le motif de votre demande.

Ce droit à l’effacement des données n’est pas un droit absolu et ne s’applique pas lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou contractuelle.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données dans les cas suivants :

• Vous contestez l'exactitude de vos données et nous avons besoin de temps pour vérifier l'exactitude de vos données à caractère personnel ;
• Le traitement est illicite et vous ne demandez pas l’effacement de vos données à caractère personnel mais une limitation de leur utilisation ;

Pour introduire votre demande, il suffit d’envoyer, en justifiant de votre identité, un courrier adressé à Partena Professional – DPO Office, 45, Rue des Chartreux à 1000 Bruxelles ou un email à l'adresse email privacy@partena.be.

Indiquez clairement le motif de votre demande.

Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel traitées par Partena Professional dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Ceci ne concerne que les données dont le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et pour autant que le traitement soit effectué à l'aide de procédés automatisés.

Pour introduire votre demande, il suffit d’envoyer, en justifiant de votre identité, un courrier adressé à Partena Professional – DPO Office, 45, Rue des Chartreux à 1000 Bruxelles ou un email à l'adresse email privacy@partena.be.

Indiquez clairement le motif de votre demande.

Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. 

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons motivées tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel mais uniquement si ce traitement trouve son fondement légal dans l’intérêt légitime de l’employeur. Il n’y a pas de droit d’opposition pour les données traitées en vertu d’un contrat ou d’obligations légales.

Pour introduire votre demande, il suffit d’envoyer, en justifiant de votre identité, un courrier adressé à Partena Professional – DPO Office, 45, Rue des Chartreux à 1000 Bruxelles ou un email à l'adresse email privacy@partena.be.

Indiquez clairement le motif de votre demande.

Droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès de l’autorité de contrôle si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel, par Partena Professional, constitue une violation du GDPR.

L'Autorité de surveillance est l'Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, Tél +32 (0) 2 274 48 00, site Internet: www.autoriteprotectiondonnees.be

Partena Professional dispose-t-il d’un Data Protection Officer ?

Oui, il peut être contacté par email à l’adresse privacy@partena.be ou par courrier à l’adresse postale Partena Professional – à l’attention du DPO, 45, Rue des Chartreux à 1000 Bruxelles

Partena Professional ne garantit pas un respect équivalent des dispositions relatives à la protection de la vie privée sur les sites web vers lesquels un lien est établi au départ de ce site.

Version 10/03/2020