Embaucher un collaborateur durant la pandémie, ça change quoi concrètement ?

D’après une étude de Partena Professional, plus d’une entreprise sur trois prévoit de recruter du personnel en 2021 pour renforcer ses équipes. Mais suite à la pandémie, les contacts sociaux doivent toujours rester très limités, ce qui peut compliquer les choses lors de l’engagement d’un nouveau collaborateur. Les différents entretiens dans le cadre de la procédure de recrutement peuvent-ils se faire uniquement à distance ? Le contrat de travail peut-il être signé de manière « digitale » ? Comment faire parvenir son nouveau matériel au collaborateur (laptop, gsm, etc.) ? Catherine Mairy, Legal Expert, nous éclaire sur le sujet.

Les différents entretiens peuvent-ils se faire uniquement à distance ?

Oui, la plupart des entretiens effectués en vue d’un recrutement peuvent théoriquement se faire à distance via des outils tels que Teams, Skype, Zoom, etc. Pensons, par exemple, aux entretiens dont l’objectif est plutôt de permettre à l’entreprise et au candidat de faire connaissance ou de mener la négociation sur le montant du salaire et l’octroi éventuel d’avantages au futur collaborateur. Il en est de même des tests informatisés, des tests psychotechniques, des tests de personnalité ou encore des tests d’intelligence utilisés durant les procédures de sélection. Ce sont en effet des tests qui, en règle générale, peuvent facilement être organisés à distance. Attention cependant à ne pas confondre ce type de tests avec les épreuves pratiques auxquelles les candidats à un poste vacant peuvent, sous certaines conditions, être soumis avant un éventuel engagement.

Qu’en est-il justement des épreuves pratiques ?

Les épreuves pratiques qui se déroulent au cours d’une procédure de sélection, appelés « tests préalables à l’embauche », peuvent s’avérer difficiles, voire impossibles, à réaliser à distance. « Prenons, par exemple, le cas d’un candidat à un travail de nature manuelle qui accepte de réaliser un test préalable à l’embauche. Ce test devra vraisemblablement avoir lieu impérativement en présentiel ; il faudra alors bien sûr toujours respecter les règles sanitaires en vigueur. Il est également important de souligner qu’un test préalable à l’embauche doit répondre à toute une série de règles strictes afin de ne pas être assimilé à une prestation de travail » explique Catherine Mairy, Legal Expert chez Partena Professional.

Et l’onboarding dans tout cela ?

La même question peut également se poser pour l’onboarding des nouveaux collaborateurs. « Que ce soit pour les entretiens d’embauche ou pour l’onboarding, la logique reste la même. Tout ce qui peut être fait à distance doit se faire de la sorte. Dans certaines situations, cela peut à nouveau s’avérer impossible. Prenons la situation d’un nouvel engagé qui doit être formé par ses collègues pour pouvoir utiliser un outil informatique ou un logiciel qu’il ne connaît pas dans le cadre de son nouvel emploi et dont la formation, très complexe, dure plusieurs semaines. C’est quasi impossible à distance. L’entreprise pourrait, nous semble-t-il, organiser cette formation en présentiel, mais toujours dans le respect des mesures sanitaires en vigueur » poursuit Catherine Mairy. 

Le contrat de travail peut-il être signé uniquement de manière « digitale » ?

Oui, un contrat de travail peut tout à fait être signé au moyen d’une signature électronique. Ce contrat de travail électronique aura la même valeur juridique que le contrat de travail signé de manière manuscrite. « Mais attention, signature digitale ne signifie pas signature scannée en bas du document. Le contrat de travail électronique devra être signé, par exemple, au moyen de la signature électronique EiD (carte d’identité électronique) et ce, dans les mêmes délais qu’un contrat de travail papier. Cela signifie que si le travailleur est engagé pour une durée déterminée ou à temps partiel, le contrat de travail devra être conclu au plus tard au moment où il commence l’exécution de ce contrat » explique Catherine Mairy. L’employeur sera également tenu de faire le nécessaire pour que le contrat de travail électronique soit archivé auprès d’un prestataire de service d’archivage électronique reconnu.

Comment l’employeur doit-il faire parvenir son matériel au nouveau collaborateur ?

« Tout dépend du type de matériel mis à la disposition du nouveau collaborateur. Il faut agir avec bon sens. Si le nouveau collaborateur est un travailleur qui fera du télétravail, il est tout à fait envisageable que l’employeur lui fasse parvenir, à son domicile et via un transporteur, tout le matériel dont il a besoin pour télétravailler (laptop, etc.) » poursuit Catherine Mairy