Travail des étudiants - Quelles sont les formalités à accomplir par l’employeur ?

La période des vacances d’été approche à grands pas et avec elle, resurgit la question de l’engagement d’étudiants.

L’occasion nous est ainsi donnée de rappeler les règles qui régissent l’occupation des étudiants.

Dans le cadre de ce premier Infoflash consacré à cette matière, nous examinons les obligations et formalités particulières à respecter dans le cadre de cette relation de travail.

Conclusion d’un contrat d’occupation d’étudiant

L’engagement du jeune doit, en principe, faire l’objet d’un contrat d’occupation d’étudiant. Celui-ci doit être constaté par écrit pour chaque étudiant individuellement, au plus tard au moment de l’entrée en service.

Le contrat d’occupation d’étudiant est un contrat à durée déterminée. Il peut être conclu pour une durée maximum de 12 mois.

Le contrat d’occupation d’étudiant doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires et être établi en 2 exemplaires (1 pour l’étudiant, 1 pour l’employeur), pour autant que l’engagement ait fait l’objet d’une DIMONA (voyez ci-dessous).

Attention ! Le contrat d’occupation d’étudiant est un document social ; à ce titre, il doit être conservé au lieu de travail où l’étudiant est occupé, pendant 5 ans à dater du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat.

Remise du règlement de travail

L’étudiant, comme tout autre travailleur régulier, doit recevoir le règlement de travail en vigueur dans l’entreprise. Lors de sa remise, l’employeur est tenu de faire signer un accusé de réception de celui-ci par l’étudiant.

Etablissement de la DIMONA

Après la conclusion du contrat d’occupation d’étudiant et au plus tard au moment où il débute ses prestations, l’employeur est tenu d’effectuer une déclaration immédiate de l’emploi (DIMONA). Celle-ci doit reprendre, outre les informations habituelles (date de l’entrée en service, diverses informations relatives au n° d’immatriculation de l’employeur à l’ONSS, au n° d’identification à la sécurité sociale du travailleur (N.I.S.S.), au n° de la carte d’identité sociale (S.I.S.) et au n° de la commission paritaire à laquelle ressort le travailleur), les données suivantes :

• une indication relative à la qualité de l’étudiant ;
• l’adresse du lieu d’exécution du contrat si cette adresse diffère de celle à laquelle l’employeur est inscrit auprès de l’ONSS ;
• la date de fin d’exécution du contrat. Par conséquent, l’employeur ne doit pas, en principe, effectuer de déclaration de sortie à la fin des relations de travail ;
• le nombre de jours d’occupation par trimestre prévu dans le contrat d’occupation d’étudiant.

Attention ! Pour certaines catégories de travailleurs, l’employeur est dispensé d’introduire une DIMONA (par exemple, pour les jeunes occupés comme moniteurs ou animateurs d’activités socioculturelles ou sportives durant un maximum de 25 jours par an). Dans cette hypothèse, l’employeur doit effectuer une communication spéciale à la Direction Contrôle des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale. Dans les 7 jours qui suivent le début de l’exécution du contrat, l’employeur doit, en effet, adresser à ce service :

• une copie du contrat d’occupation d’étudiant (3ème exemplaire),
• une copie de l’accusé de réception par l’étudiant du règlement de travail en vigueur dans l’entreprise.

Souscription d’une police d’assurance contre les accidents du travail

Tous les étudiants qui travaillent, y compris ceux dont l’activité ne doit pas être déclarée à l’ONSS, et les employeurs qui les occupent sont soumis à la législation relative aux accidents du travail.

L’employeur qui occupe des étudiants est donc tenu de le couvrir par une assurance « accidents du travail » pour toute la période d’occupation.

Examens médicaux

Certains étudiants sont obligatoirement soumis, avant leur entrée en service, à une évaluation de santé préalable auprès du conseiller en prévention-médecin du travail. Il s’agit des étudiants qui :

• n’ont pas encore atteint l’âge de 18 ans au moment où débute leur occupation ;
• effectuent un travail de nuit ;
• ou sont occupés à des travaux présentant un risque spécifique pour leur santé.

Lors de chaque règlement des salaires, l’employeur remet à l’étudiant une fiche de paie.

A la fin des relations de travail, l’employeur délivre à l’étudiant :

• un décompte de paie pour les dernières prestations effectuées ;
• une copie du compte individuel ;
• une fiche fiscale 281.10 mentionnant le total imposable des rémunérations perçues par l’étudiant et l’éventuel précompte professionnel retenu à la source ;
• le certificat de chômage C4 ;
• le certificat de travail constatant uniquement la date de début et de fin du contrat ainsi que la nature du travail effectué.

Dans l’hypothèse où l’étudiant a été assujetti normalement à l’ONSS pour des prestations effectuées en tant qu’employé, l’employeur doit également remettre une attestation de vacances.

Téléchargez le contrat d'occupation d'étudiant  !

Le Secrétariat social Partena HR délivre à ses affiliés tous les documents sociaux à remettre à l’étudiant.

Auteur : Catherine Legardien

05-06-2013