Indemnités pour les voyages de service à l’étranger de longue durée : nouveaux montants depuis le 15 février 2023

Les frais exposés par un travailleur lors d'un séjour professionnel à l’étranger de longue durée peuvent, sous certaines conditions, être remboursés sous la forme d'une indemnité forfaitaire journalière. Les montants de ces indemnités, applicables depuis le 15 février 2023, ont été publiés. 

Contexte

Le SPF Finances admet que pour un séjour professionnel de plus de 30 jours calendrier à l’étranger, des indemnités forfaitaires journalières peuvent être octroyées en remboursement des frais occasionnés par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) et être exonérées d’impôt.

Travailleurs visés

Ce régime est applicable uniquement aux personnes qui perçoivent des rémunérations de travailleurs ou de dirigeants d’entreprise.

Conditions à respecter

Les indemnités de séjour forfaitaires journalières octroyées en remboursement de frais exposés par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) lors d’un séjour professionnel à l’étranger dépassant 30 jours calendrier successifs peuvent être considérés comme des dépenses propres à l’employeur  à condition que :

• le montant maximum de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières ne dépasse pas le montant de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière déterminé par pays pour les fonctionnaires « en poste » à l’étranger (voir liste des pays infra ) par le SPF Affaires étrangères, étant entendu que le montant de 37,18 € peut encore être appliqué. Si les indemnités de séjour forfaitaires journalières sont plus élevées que ces montants repris dans cette liste, elles devront en principe être considérées comme des rémunérations imposables ;
• l’attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limité à maximum 24 mois ;
• l’attribution ou le paiement cesse si le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) s’établit définitivement à l’étranger.

Il faut que le séjour à l’étranger soit de longue durée c’est-à-dire plus de 30 jours calendrier successifs (mais avec un maximum de 24 mois) dans le cadre d’une même mission à caractère professionnel. Les prolongations de séjour à l’étranger effectuées volontairement par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) ne sont pas à comptabiliser dans le calcul de ces 30 jours.

Nature de l’indemnité de séjour

Le montant de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières est censé couvrir les frais de repas et les menues dépenses.

L’indemnité forfaitaire journalière couvre les frais suivants :

• les frais de repas du midi et du soir ;
• les frais de boissons et de collations ;
• les frais de transports sur place ;
• les frais relatifs aux communications téléphoniques ;
• les frais relatifs aux autres menues dépenses.

Les indemnités ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement vers la destination, et retour.

Si les frais de repas sont directement pris en charge par l’employeur ou la société, l'indemnité forfaitaire journalière est réduite à concurrence de 35 % pour le repas de midi et de 45 % pour le repas du soir.

Quid de l’application de la déduction de 15 % pour le petit déjeuner et de 5 % pour les menues dépenses en cas de prise en charge directe de ces frais par l’employeur ? Le SPF Finances devra encore fournir des précisions à ce sujet.

Indemnité journalière

Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière peut être considéré  comme un remboursement de frais non imposable pour chaque jour entier d’absence (c’est-à-dire une journée entre deux nuits en mission à l’étranger).

Pour les jours de départ et de retour de séjour à l’étranger, le montant de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière doit être divisé en 2. On n’applique alors pas les diminutions sous forme de % dont question ci-avant.

Particularités :

• Lorsque le voyage d’affaires à l’étranger s’effectue dans plusieurs pays, c’est le montant de l’indemnité forfaitaire journalière attachée à l’endroit où a eu lieu la dernière nuitée qui détermine celle de la journée suivante.
• Si l’employeur octroie des chèques-repas pour indemniser les frais de repas exposés pendant le séjour à l’étranger, l’intervention de l’employeur dans le montant du chèque-repas (maximum 6,91 €/chèque-repas – montant 2023) doit être déduite du montant de l’indemnité forfaitaire journalière.
• L’employeur ne peut pas combiner l’octroi des indemnités de séjour forfaitaires journalières avec un remboursement des frais de repas et de menues dépenses sur base justificatives.
• Les indemnités de séjour forfaitaires journalières ne peuvent pas être cumulées avec l’avantage octroyé aux travailleurs belges occupés dans un pays situé en-dehors de l’Europe n’ayant pas conclu de convention préventive de double imposition avec la Belgique. Cet avantage consiste en une déduction pour frais professionnels de 30 %.

Liste des pays

Le Moniteur belge du 15 février 203 a publié la liste avec, par pays, les indemnités forfaitaires applicables depuis le 15 février 2023.

La liste est consultable via ce lien.

Sources : circulaire n°Ci.RH.241/609.972 (AGFisc n°38/2013) du 10.10.2013 ; Arrêté ministériel du 10 janvier 2023 portant établissement d'indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d'une mission de service à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, MB 15 février 2023.