Indemnité kilométrique : indexation trimestrielle ou annuelle ?

L’indemnité kilométrique octroyée aux fonctionnaires fédéraux est désormais indexée chaque trimestre. Est-ce aussi le cas de toutes les indemnités kilométriques payées aux travailleurs pour leurs déplacements professionnels ? C’est ce que nous allons voir.

Obligation d’octroyer une indemnité kilométrique

En tant qu’employeur, vous devez mettre à disposition de vos travailleurs les instruments nécessaires à l’accomplissement de leur travail. Lorsque vos travailleurs utilisent leur véhicule privé pour effectuer des déplacements professionnels, vous devez donc prendre en charge ces frais.

Il n’existe aucun montant minimum à octroyer. Cependant, de nombreux secteurs imposent le paiement d’une indemnité kilométrique forfaitaire. Dans ce cas, vous êtes tenus de payer le montant prévu par votre commission paritaire. Il s’agit souvent (mais pas toujours) du montant que l’Etat octroie à ses fonctionnaires fédéraux.

Indemnité kilométrique des fonctionnaires fédéraux

L’indemnité kilométrique octroyée aux fonctionnaires fédéraux était indexée une fois par an, le 1er juillet. Suite à l’inflation importante connue en 2022, le gouvernement a modifié cette indexation. Depuis le 1er octobre 2022, cette indemnité kilométrique est indexée trimestriellement.

Obligation sectorielle

Lorsque les secteurs prévoient le paiement d’une indemnité kilométrique, ils se réfèrent la plupart du temps à l’indemnité octroyée par l’Etat aux fonctionnaires fédéraux. Certains secteurs se réfèrent pour le paiement de l’indemnité kilométrique à l’arrêté royal le plus récent (de 2017) qui a été modifié en 2022. Dans ce cas, c’est le montant de l’indemnité kilométrique indexé trimestriellement qu’il faut appliquer.

D’autres secteurs se réfèrent parfois à un ancien arrêté royal (de 1965) qui n’a pas été modifié. Dans ce cas, l’indexation de cette indemnité reste annuelle.

Pour savoir quelle indemnité kilométrique vous devez octroyer, vous pouvez consulter l’information sectorielle.

Montants trimestriels et annuels

Traitement social et fiscal de l’indemnité kilométrique

L’indemnité kilométrique octroyée aux travailleurs pour leurs déplacements professionnels constitue une dépense propre à l’employeur à condition que cette indemnité soit basée sur une norme sérieuse.

Dans un premier temps, suite au nouvel arrêté royal prévoyant une indexation trimestrielle de l’indemnité kilométrique, le SPF Finances et l’ONSS ont adapté le montant de l’indemnité kilométrique considérée comme une dépense propre à l’employeur et suivi le nouveau montant indexé trimestriellement.

Depuis le 1er juillet 2023, le montant indexé annuellement (0,4280€) est toutefois plus élevé que le montant indexé trimestriellement (0,4259€). La question s’est donc posée de savoir si ce montant plus élevé pouvait être considéré comme une norme sérieuse.

Une circulaire fiscale et les dernières instructions ONSS viennent dissiper tout doute. Les deux administrations acceptent tant le montant indexé trimestriellement que celui indexé annuellement comme norme sérieuse à condition de ne pas faire de « shopping » entre les deux. Cela signifie que l’employeur qui opte pour le système forfaitaire annuel doit conserver ce choix pendant au minimum 1 an et ne peut basculer vers le système forfaitaire trimestriel qu’au 1er juillet de l’année suivante.

Que retenir ?

Si vous n’êtes pas sûr d’octroyer le bon montant de l’indemnité kilométrique, consultez l’information sectorielle de votre commission paritaire (document « frais de transport »).

Votre secteur ne prévoit rien ? Vous pouvez opter pour l’un ou l’autre montant à condition de conserver ce choix pendant toute la période s’étendant du 1er juillet d’une année au 30 juin de l’année suivante.

Sources :

Arrêté royal du 10.11.2022 modifiant l’arrêté royal du 13.07.2017 fixant les allocations et les indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale.

Circulaire 2023/C/78 relative à l'indemnité kilométrique pour des déplacements de service.

Instructions administratives ONSS du 25 septembre 2023.

Circulaire n° 725 du 19 septembre 2023  - Adaptation du montant de l’indemnité kilométrique – Période du 1er octobre 2023 au 31 décembre 2023, M.B., 16 octobre 2023.