Frais de séjour en Belgique : nouveaux montants à partir du 1er décembre 2023

En tant qu'employeur du secteur privé, vous pouvez rembourser les frais de séjour de vos travailleurs qui effectuent des voyages d'affaires en Belgique. Pour déterminer l'indemnité, vous pouvez vous baser sur les indemnités de séjour des fonctionnaires fédéraux. Les montants de ces indemnités ont été adaptés au 1er décembre 2023.

Principe : indemnité non imposable

Les indemnités forfaitaires que vous octroyez à vos travailleurs à titre de remboursement des frais de séjour engagés dans le cadre de déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables, pour autant qu'elles ne dépassent pas le montant des indemnités similaires que les autorités publiques octroient à leurs fonctionnaires. Ces indemnités sont considérées comme une « norme sérieuse ».

Aperçu des montants à partir du 1er décembre 2023

Suite à l’application des mécanismes d’indexation, les montants suivants sont applicables depuis le 1er décembre 2023 :

Indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas

Vous pouvez octroyer une indemnité forfaitaire journalière pour les frais de séjour (repas) si :

• le déplacement du voyage de service dure au moins 6 heures ;
• le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers ;
• le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage servant à couvrir les frais de repas. 

Si vous octroyez des titres-repas à titre de remboursement des frais de repas engagés lors de voyages de service nationaux, l’intervention patronale dans le titre-repas doit être déduite de l’indemnité forfaitaire.

Abrogation de l’indemnité forfaitaire journalière pour les fonctionnaires fédéraux

L’indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour en Belgique pour les fonctionnaires fédéraux est abrogé à partir du 1er avril 2024. L’administration accepte toutefois que cette indemnité puisse continuer à être considérée comme une norme sérieuse, pour autant que les conditions susmentionnées soient remplies.

Indemnité forfaitaire mensuelle

Si la fonction du travailleur implique des prestations régulières à l’extérieur de l’entreprise (il s’agit généralement de travailleurs qui exercent une fonction itinérante), vous pouvez octroyer une indemnité forfaitaire mensuelle.

Le montant équivaut alors à un certain nombre de fois l’indemnité journalière. Le nombre est identique pour les travailleurs qui exercent la même fonction et est fixé sur la base de la moyenne des prestations à temps plein fournies par ces travailleurs au cours de l’année précédente. L’indemnité forfaitaire mensuelle ne peut toutefois jamais dépasser 16 fois l’indemnité forfaitaire journalière pour une occupation à temps plein. 

L’octroi de cette indemnité forfaitaire mensuelle n’est pas soumis à la condition relative à la durée (6 heures au minimum). Le déplacement ne peut donner lieu ni à la prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers, ni à un autre avantage visant à couvrir les frais de repas.

Indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de séjour

En ce qui concerne les frais de séjour, il y a également une indemnité forfaitaire journalière complémentaire qui sert à couvrir les frais de logement. Vous pouvez octroyer cette indemnité aux travailleurs qui doivent loger en Belgique hors de leur résidence dans le cadre de l’exercice de leur fonction.

Voici les conditions à respecter pour l’octroi de cette indemnité :

• le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du logement  par l’employeur ou par un tiers ;
• le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage de même nature.

Source  Circulaire 2023/C/98 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique