Remboursement des frais propres à l’employeur sur la base de pièces justificatives: rappel et précision

À partir de l’année de revenus 2022, les indemnités fixées sur la base de pièces justificatives devront être mentionnées sur la fiche fiscale. Le SPF Finances atténue cette obligation en cas de remboursement d'une avance. 

Contexte

Les indemnités octroyées qui constituent un remboursement de frais propres à l'employeur doivent être mentionnées dans le cadre « Renseignement divers » de la fiche fiscale 281.10 (travailleurs) ou 281.20 (dirigeants d’entreprise).

Des changements importants sont prévus à partir de l'année de revenus 2022, notamment la mention sur la fiche fiscale des montants pour tous les types d’indemnités de défraiement.

Les indemnités fixées sur la base de pièces justificatives devront donc être mentionnées sur la fiche fiscale 281.10 et/ou 281.20, et ce quelle que soit la façon dont s’effectue leur paiement : remboursement via le traitement de la paie ou indemnité payée directement au travailleur ou au dirigeant d’entreprise (en dehors du traitement de la paie, par exemple via la comptabilité).

Vous trouverez de plus amples informations sur ces changements dans notre infoflash du 28 octobre 2021.

Cas concrets

Dans une récente circulaire, le SPF Finances commente l’obligation de fiche sur la base de deux cas concrets.

Créditer le compte courant du dirigeant d’entreprise

Le remboursement de frais propres à l’entreprise peut s’effectuer en créditant le compte courant du dirigeant d’entreprise de la société. Cet octroi devra figurer sur la fiche fiscale.

Remboursement d’une avance

La situation suivante peut se présenter :

• l'employeur ou la société effectue en son nom propre une opération d’achat à titre professionnel de biens ou de services ;
• le travailleur ou le dirigeant d’entreprise se contente d’avancer le paiement (en d’autres termes, il paie ces biens ou services avec ses propres moyens).

Dans ce cas, il s'agit d'un achat effectué par l'employeur ou la société, et non d'un achat effectué par le travailleur ou le dirigeant d’entreprise. Pour  le SPF Finances, il n’est pas nécessaire de mentionner le remboursement de ces frais sur la fiche fiscale.

Attention ! Cela ne vaut que s’il est clair dès le départ que :

• l'opération d'achat est effectuée par la société ou l’employeur ;
• la pièce justificative de l'achat mentionne l'identité de la société ou de l'employeur. Généralement, il s'agit d'une facture régulière au nom de la société ou de l'employeur.

Si ces conditions ne sont pas remplies, la fiche fiscale doit reprendre le remboursement des frais.

Exemples :

• Un travailleur achète du matériel de bureau qu’il utilisera au bureau. Le travailleur reçoit un ticket de caisse de 50 EUR. La fiche fiscale devra mentionner ce remboursement de frais propres à l'employeur.
• Un employeur demande à l'un de ses travailleurs d'acheter en son nom du papier imprimante pour l’agence. La facture est au nom de l'employeur mais le travailleur avance le paiement (il paie avec son propre compte privé). L'employeur rembourse ensuite le montant avancé. Le SPF Finances est d’avis que dans ce cas, c'est l'employeur qui achète le papier imprimante, et non le travailleur. Par conséquent, le remboursement des frais ne devra pas être mentionné sur la fiche fiscale.

Vous êtes client chez Partena Professional ?

Si vous octroyez directement, c’est-à-dire en dehors du calcul salarial, des indemnités fixées sur la base de pièces justificatives, nous vous invitons à prendre contact avec votre Payroll Consultant afin de régler la mention de ces montants à partir de 2022. Cela vous permettra d’avoir des fiches fiscales conformes à la modification annoncée de la réglementation.

Préparez-vous !

La mention des montants des indemnités et l’obligation de mentionner dans la fiche fiscale les indemnités fixées sur la base de pièces justificatives signifient que le SPF Finances aura une idée plus claire et précise des indemnités de défraiement octroyées. Cela contribuera, entre autres, à un meilleur contrôle en la matière.

Par conséquent, il est fortement recommandé d’analyser la politique de votre entreprise sur le plan des indemnités en remboursement de frais propres à l’employeur afin d’éviter que ces indemnités, et leur montant, ne soient remis en cause. Vous souhaitez bénéficier d’une assistance pour effectuer cette analyse ? Ou vous désirez établir une politique d’entreprise consacrée aux indemnités de défraiement ? N'hésitez pas à contacter notre service Legal Partners via legalpartners@partena.be.

Sources : Loi du 27 juin 2021 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, M.B. 30 juin 2021 ; Circulaire fiscale 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail ; Circulaire 2022/C/62 relative à la justification des indemnités en remboursement de dépenses propres à l'employeur.