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Les fiches fiscales font l’objet d’un changement important sur le plan des frais propres à l’employeur. En effet, à partir de l’année de revenus 2022, les fiches fiscales devront mentionner tous les types d’indemnités versées à titre de remboursement de frais propres à l’employeur.
Les remboursements de frais propres à l'employeur sont considérés comme des indemnités non imposables si l'employeur prouve que l’indemnité sert à couvrir des frais qui lui sont propres et qu’elle a été effectivement consacrée à de tels frais.
Le montant peut être une indemnité correspondant aux frais réellement engagés, un montant forfaitaire ou un montant fixé conventionnellement.
Nous distinguons les catégories suivantes en matière d’indemnités versées à titre de remboursement de frais propres à l’employeur :
Les indemnités octroyées qui constituent un remboursement de frais propres à l'employeur doivent être mentionnées dans le cadre « Renseignement divers » de la fiche fiscale 281.10 (travailleurs) ou 281.20 (dirigeants d’entreprise).
Les indemnités octroyées au cours de l’année de revenus 2021 seront présentées de manière légèrement différente par rapport à l’année de revenus 2020. À partir de l'année de revenus 2022, des changements plus importants sont prévus, notamment la mention des montants pour tous les types d’indemnités de défraiement.
La fiche fiscale 281.10 doit mentionner les informations suivantes concernant les frais propres à l'employeur :
Catégorie indemnité
Mention
Montant
Catégorie 1
Forfait, basé sur des critères sérieux
OUI – Critères sérieux
Pas de montant
Catégorie 2
Forfait, non basé sur des critères sérieux
Catégorie 3
Montant basé sur des pièces justificatives
OUI - pièces justificatives
En cas de combinaison de différentes catégories, les mentions et/ou le montant figurent toujours sur une seule ligne.
Les indemnités octroyées aux dirigeants d’entreprise sont soumises à des règles similaires pour la fiche fiscale 281.20.
La présentation des différentes catégories d’indemnités différera légèrement par rapport à l’année de revenus 2020. En cas de combinaison de différentes catégories, les mentions et/ou le montant ne figureront plus sur une seule ligne. Chaque catégorie aura sa propre ligne.
L’obligation de la mention des indemnités versées à titre de remboursement de frais propres à l'employeur sera adaptée et étendue. Le montant devra être indiqué pour chaque catégorie d’indemnités et les indemnités octroyées sur la base de pièces justificatives devront elles aussi être déclarées.
Mention du montant
Compte tenu de l'importance du remboursement non imposable des frais propres de l'employeur, le montant total des indemnités devra toujours être mentionné dans le cadre « Renseignement divers » des fiches fiscales 281.10 et 281.20 :
En cas de combinaison de différentes catégories, chaque catégorie aura sa propre ligne.
Obligation de mentionner les indemnités « frais propres à l’employeur » basées sur des pièces justificatives
Les indemnités forfaitaires doivent être justifiées par des fiches fiscales individuelles. Actuellement, une telle obligation formelle n’existait pas pour les indemnités octroyées sur la base de pièces justificatives.
Cela changera à partir de l'année de revenus 2022. Les indemnités fixées sur la base de pièces justificatives devront être mentionnées dans le cadre « Renseignement divers » des fiches fiscales 281.10 et/ou 281.20, quelle que soit la façon dont s’effectue leur paiement - remboursement via le traitement de la paie ou indemnité payée directement au travailleur ou au dirigeant d’entreprise (en dehors du traitement de la paie, par exemple via la comptabilité).
Contrairement à ce qui est prévu pour les indemnités forfaitaires, la non-mention des indemnités fixées sur la base de pièces justificatives n’entrainera pas automatiquement le rejet de celles-ci en tant que frais professionnels. Toutefois, l'infraction sera passible d’une amende administrative.
Les indemnités de défraiement traitées et payées aux travailleurs et/ou aux dirigeants d’entreprise via le calcul salarial figurent déjà sur les fiches fiscales 281.10 et/ou 281.20. Pour ces indemnités (et, le cas échéant, les codes salariaux correspondants que vous utilisez dans l'outil développé par Partena), vous ne devez donc entreprendre aucune action.
Si vous octroyez directement, c’est-à-dire en dehors du calcul salarial, des indemnités fixées sur la base de pièces justificatives, nous vous invitons à prendre contact avec votre Payroll Consultant afin de régler la mention de ces montants à partir de 2022. Cela vous permettra d’avoir des fiches fiscales conformes à la modification annoncée de la réglementation.
La mention des montants des indemnités et l’obligation de mentionner dans la fiche fiscale les indemnités fixées sur la base de pièces justificatives signifient que le SPF Finances aura une idée plus claire et précise des indemnités de défraiement octroyées. Cela contribuera, entre autres, à un meilleur contrôle en la matière.
Par conséquent, il est fortement recommandé d’analyser la politique de votre entreprise sur le plan des indemnités en remboursement de frais propres à l’employeur afin d’éviter que ces indemnités, et leur montant, ne soient remis en cause. Vous souhaitez bénéficier d’une assistance pour effectuer cette analyse ? Ou vous désirez établir une politique d’entreprise consacrée aux indemnités de défraiement ? N'hésitez pas à contacter notre service Legal Partners via legalpartners@partena.be.
Sources : Loi du 27 juin 2021 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, M.B. 30 juin 2021 ; Circulaire fiscale 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail
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