Déclaration de travaux, enregistrement des présences et obligation de retenue dans le secteur de la viande

Dans le cadre d'une politique de lutte contre la fraude sociale, le dumping social et les abus des pourvoyeurs de main d’œuvre, le gouvernement avait déjà instauré une obligation de déclaration des travaux. À l'instar du secteur de la construction, l'obligation d'enregistrement des présences est désormais également applicable au secteur de la viande.

L'obligation de retenue est également applicable lorsque le cocontractant du donneur d'ordre a des dettes sociales, auquel cas 35% du montant de la facture doivent être retenus et versés à l'ONSS. À défaut, le donneur d'ordre sera solidairement responsable du paiement des dettes sociales du cocontractant.

I. Déclaration de travaux

Pour quels travaux ?

L'obligation de déclaration de travaux s'applique aux donneurs d’ordre d’activités effectuées par le secteur de la viande dans les ateliers de découpe, les activités de préparations de viande et de produits à base de viandes, l’abattage d’ongulés, de volailles et de lapins.

Par qui ?

La déclaration doit être effectuée par l'atelier de découpe, l'entreprise de préparations de viande et/ou de produits à base de viandes ou l'abattoir.

Quelles données ?

L’O.N.S.S. doit recevoir toutes les informations nécessaires destinées à évaluer l’importance des travaux (e.a. les dates de début et de fin des travaux, montant des travaux) (quel que soit le montant) et à en identifier le commettant, et, le cas échéant, les sous-traitants, à quelque stade que ce soit.

Si au cours de l’exécution des travaux, d’autres sous-traitants interviennent, cet entrepreneur devra, au préalable, en avertir l’O.N.S.S.

Si le montant exact n'est pas connu, le montant d'1,00 € peut être encodé.

Où et comment ?

Il convient que chaque commettant/donneur d'ordre-entreprise déclarante effectue une seule déclaration globale à l'ONSS qui attribuera un numéro d'identification à cette déclaration. L'intervention des sous-traitants est ajoutée à cette déclaration globale au fur et à mesure.

Les déclarations de travaux doivent être effectuées de manière électronique. Pour plus d'infos, consultez https://www.socialsecurity.be.

L'accès sécurisé vous permet :

• d'introduire, de modifier et de consulter les déclarations de travaux ;
• de consulter les déclarations que vous avez effectuées ainsi que les contrats dans lesquels vous êtes mentionné comme donneur d'ordre ou sous-traitant ;
• les données sont complétées au préalable pendant la préparation du paiement relatif à l'obligation de retenue.

Quand ?

La déclaration doit être effectuée avant le début des travaux.

Il n'est pas nécessaire de mentionner l’heure de début dans la déclaration de travaux et l’enregistrement des présences. La personne en question doit être enregistrée avant qu’elle commence à travailler. Ceci peut être vérifié via le “time stamp” (= dans la banque de données le moment exacte de l’enregistrement est sauvegardé).

En cas d’absence (p.ex. le travailleur ne se présente pas au travail), les services administratifs ne peuvent annuler un enregistrement fait en avance que par après étant donné que l'heure de début se situe, en général, plus tard. La correction doit être apportée le jour même.

Sanctions

Toute information inexacte déclarée concernant les dates de début et de fin des travaux (dates de début et de fin des travaux ; date de début et de fin de l’intervention des sous-traitants ; intervention préalablement déclarée d’un sous-traitant, annulée sans avoir prévenu l’O.N.S.S. dans les 15 jours qui suivent la date de début de l’intervention initialement prévue) peut faire l’objet d’une indemnité forfaitaire égale à 150,00 €.

II. Enregistrement obligatoire des présences dans le secteur de la viande

Qu'est-ce que l’enregistrement des présences ?

En tant que mesure contre la fraude sociale, il s’agit ainsi de savoir qui est présent sur le lieu de travail, à quel moment, pour qui le travail est effectué et sous quel statut (salarié ou indépendant). Cette mesure doit également protéger la sécurité et la santé des travailleurs et limiter la concurrence déloyale. C'est pourquoi, depuis le 1er janvier 2016, l'enregistrement des présences est obligatoire pour les personnes actives sur le lieu de travail.

Le système d’enregistrement se compose de trois volets :

• une base de données gérée par les pouvoirs publics avec les données enregistrées ;
• un appareil d'enregistrement permettant l'enregistrement des données et leur envoi à la base de données ; et
• un moyen d'enregistrement permettant à la personne concernée de s'enregistrer.

Pour quelles personnes ?

Cet enregistrement doit être effectué pour toute personne qui exécute des travaux dans un abattoir, un atelier de découpe ou une entreprise de préparations de viande et/ou de produits à base de viande, à savoir :

• les travailleurs,
• les indépendants et leurs aidants,
• les travailleurs détachés et les indépendants.

L'enregistrement doit donc également être effectué pour :

• le dirigeant de l'entreprise ou son conjoint aidant si celui /celle-ci participe aux activités soumises ;
• les chauffeurs pour la distribution (p.ex. aux clients) et/ou la réception de matières premières (aider à décharger les animaux et à nettoyer et désinfecter les bétaillères et les caisses) :

- lorsqu’ils utilisent leur propre véhicule, ou

- lorsqu'il est fait appel à un transporteur

Cela concerne le chargement du camion, le transport de ce produit dans les véhicules propres à l’entreprise et sa livraison au client ou bien son enlèvement par un transporteur qui prendra à son compte la distribution ultérieure.

Exception : L'enregistrement ne doit pas avoir lieu dans les cas suivants :

• les visiteurs,
• le personnel administratif, sauf les personnes qui exercent exceptionnellement des activités dans l'atelier de découpe ou l'abattoir (p.ex. responsable de qualité, labo, ...) pour autant que les travaux en question soient visés par le champ d'application ( 30ter). (travaux soumis),
• les personnes chargées de superviser, donner des directives, répartir le travail, etc. La déclaration d’abattage par contre est bien visée,
• les chauffeurs pour la livraison pure de matières premières et d'animaux vivants (attention, la réception est bien visée),
• la livraison et l’entretien technique ou la réparation de machines.

Par qui ?

L'obligation d'enregistrement s'applique :

• à l'abattoir,
• à l’atelier de découpe
• ou à l’entreprise de préparations de viandes et/ou de produits à base de viandes, agissant comme entrepreneur ou donneur d'ordre (et qui doit obtenir une reconnaissance de l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire à cette fin).

La responsabilité de l’enregistrement repose tant sur la personne qui envoie quelqu’un au travail (donneur d'ordre, entrepreneur) ou l'employeur, que sur la personne qui exécute le travail (travailleur, indépendant).

Elles doivent déterminer entre elles qui se charge de l’enregistrement et peuvent toutes les deux vérifier si l’enregistrement a été effectué.

L’obligation d’enregistrement des présences s’applique également à chaque sous-traitant. Cela doit être contractuellement défini entre l’entrepreneur et le sous-traitant.

L'obligation d'enregistrement est également applicable aux entreprises étrangères qui sont donneurs d'ordre/entrepreneur déclarant pour des travaux en Belgique.

Exception : Les établissements qui doivent obtenir un agrément 1.1.13 (abattages dans l’exploitation agricole) ne sont pas soumis à cette obligation. Cette exception sera évaluée un an après l'entrée en vigueur de cette loi.

C’est au donneur d'ordre (ou la personne y assimilée) à mettre le système d’enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement à disposition (c’est-à-dire livrer, installer et veiller au bon fonctionnement de l’appareil d’enregistrement) des entrepreneurs à qui il fait appel, sauf s’il est convenu d’un commun accord d’utiliser le système d'enregistrement alternatif.  Tout entrepreneur auquel le donneur d'ordre (ou la personne y assimilée) fait appel, doit lui-même le mettre à disposition de ses sous-traitants et ainsi de suite dans la chaîne de sous-traitance.

Tout entrepreneur et tout sous-traitant :

• veille à ce que les données qui se rapportent à son entreprise soient effectivement et correctement enregistrées et transmises vers la base de données.
• prend des mesures afin que son cocontractant enregistre toutes les données effectivement et correctement et les transmette vers la base de données.
• veille à ce que chaque travailleur soit enregistré avant de pénétrer, pour son compte, sur le lieu de travail.

Toute personne qui se présente sur un lieu de travail doit enregistrer immédiatement et quotidiennement sa présence sur ce lieu de travail. Si l'enregistrement se fait à un autre endroit, l'employeur, l'entrepreneur ou le donneur d'ordre prennent les mesures nécessaires afin que cet enregistrement présente les mêmes garanties.

En cas d’appel à des travailleurs intérimaires, ces obligations reposent sur l’utilisateur et non sur la société intérimaire.

L’enregistrement comprend :

• les données d’identification de la personne physique  (nom, prénom, nationalité, date de naissance et numéro de registre national ou numéro d’accusé de réception L1 pour le travailleur (indépendant ou salarié) étranger) ;
• l’adresse ou la description géographique ou les coordonnées de l’emplacement du chantier ;
• la qualité avec laquelle la personne effectue ses prestations sur le chantier (travailleur, indépendant, employeur, représentant du donneur d'ordre ou son préposé, …) ;
• les données d’identification de l’employeur lorsque la personne qui effectue l’enregistrement est un travailleur (nom, adresse, forme juridique et numéro d’entreprise) ;
• quand la personne a le statut d’indépendant, les données d’identification de la personne physique ou morale sur commande de laquelle un travail est exécuté ;
• le numéro d’identification de la déclaration de travaux à l’ONSS ;
• la date et l’heure de l’enregistrement, à savoir celles du cachet apposé par l’ONSS à la réception d’un enregistrement formel et valable des présences.

Où et comment ?

Pour faciliter au maximum l'enregistrement obligatoire, l'ONSS a opté pour une approche flexible. Le système d'enregistrement Checkinatwork regroupe quatre canaux. Vous pouvez ainsi choisir le canal qui convient le mieux à votre méthode de travail. Il est également possible de combiner ou d'alterner plusieurs canaux d'enregistrement.

Une application électronique est mise à disposition sur le site portail de la sécurité sociale (https://www.socialsecurity.be) :

• L’enregistrement s’effectue au préalable et à distance par le biais du portail de la sécurité sociale (= service en ligne Desktop) ;
• L’enregistrement est effectué à l’arrivée sur le lieu de travail via PC (= Gateway) ; Pour ce faire, l'employeur / le commettant met un ordinateur à disposition sur le lieu de travail.

L’enregistrement a lieu à l’arrivée sur le lieu de travail sur le portail de la sécurité sociale via smartphone ou tablette (= mobile). Une fonction spécifique aux mobiles s’y ajoute : le scan de codes QR pour l'enregistrement rapide d'un travailleur via :

• le poster Checkinatwork (généré après une déclaration de travaux),
• la déclaration limosa L1 (travailleurs étrangers).
• L'enregistrement est effectué via un système d'enregistrement (existant) (= web service)

Un système d'enregistrement existant dans l'entreprise (p.ex. système de badge, pointeuse, outil de planification, track and trace) peut être utilisé en lien avec le webservice pour la transmission de données à l'ONSS. À cet effet, des adaptations doivent être apportées au système existant.

Il importe que les informations envoyées ne soient plus manipulables et qu’elles puissent être transmises de manière sécurisée.

Les parties peuvent convenir contractuellement d'utiliser un système d'enregistrement alternatif pour autant que ce système offre des garanties équivalentes au système électronique d’enregistrement décrit ci-avant. Cet autre système permettrait un enregistrement à distance et préalable via l’interface mise à disposition par l’ONSS.

Les modalités relatives à l'enregistrement électronique des présences sont fixées par l'AR du 09.12.2015.

Quand il s’agit d’un contrat global avec exécution aléatoire sur plusieurs sites, on fait une seule déclaration, avec mention des différents sites dans la description des lieux des travaux.

Si l’enregistrement de présence ne peut se faire (p.ex. badge oublié) et il n'y a pas de personnel administratif présent, une procédure “back-up” via un autre canal peut éventuellement être prévue, p.ex. un smartphone ou desktop.

Pour un travail nocturne à cheval sur deux jours, l'enregistrement des présences doit se faire avant le premier jour.

Quand ?

La déclaration des travaux (voir infra) doit être effecutée AVANT l'enregistrement des présences. L'enregistrement doit toujours se faire AVANT le début des activités. L'enregistrement peut être effectué par jour ou pour plusieurs jours. Le canal desktop permet d'enregistrer les travailleurs jusqu'à 35 jours à l'avance via l'assistant et ce, pour une période maximale de 31 jours.

Contrôle et sanctions

Les inspecteurs sociaux et les inspecteurs de la sécurité sociale peuvent consulter les données reprises dans le système d’enregistrement, les échanger entre eux et les utiliser dans le cadre de leur mission.

S’expose à des sanctions (amendes pénales ou administratives):

• toute personne qui n’effectue pas l’enregistrement immédiat et quotidien (sanction niveau 1 Code pénal social : amende pénale de 60 à 600 €) ;
• l'employeur, l'entrepreneur ou le donneur d'ordre chargé de l’exécution, l’entrepreneur ou le sous-traitant qui ne respecte pas ses obligations (sanction niveau 3 Code pénal social, soit une amende pénale de 600 € à 6.000 €, soit une amende administrative de 300 € à 3.000 €) ;
• l’employeur, l'entrepreneur ou le donneur d'ordre qui ne remet pas un moyen d’enregistrement à ses travailleurs, compatible avec le système d’enregistrement utilisé sur chantier. 

L’amende est multipliée par le nombre de personnes concernées par l’infraction.

Les amendes administratives des niveaux 2, 3 et 4 peuvent uniquement être infligées lorsque l’auditeur du travail a décidé de ne pas poursuivre pénalement. Une amende administrative et une amende pénale ne peuvent donc jamais être infligées toutes les deux pour la même infraction.

Entrée en vigueur

Depuis le 1er janvier 2016, l’enregistrement des présences est obligatoire.

Sur avis du Conseil national du travail (CNT), les nouvelles obligations qui impliquent le recours à ces nouveaux outils e-Gov font l’objet d’une certaine tolérance de la part des services d’inspection durant une période de 6 mois voire plus.

III. Obligation de retenue

Qu'est-ce que l'obligation de retenue ?

Le commettant ou l’entrepreneur sont tenus, lorsqu’ils effectuent le paiement de tout ou partie des activités visées à un entrepreneur/sous-traitant qui, au moment du paiement, a des dettes sociales, de retenir 35 % du montant de la facture (hors TVA) et de verser ce montant à l’ONSS.

Quand ?

L'obligation de retenue applicable à l'entrepreneur qui a exécuté les travaux doit être contrôlée au moment de la fin du contrat ainsi qu'au moment du paiement de la facture.

Il est question de "dettes sociales" si :

• l’entreprise n’a pas transmis toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre écoulé ; et/ou
• l’entreprise est redevable à l’égard de l’O.N.S.S. d’une somme supérieure à 2.500,00 EUR en cotisations, majorations, indemnités forfaitaires, intérêts de retard et/ou frais judiciaires ; et/ou
• l’entreprise (identifiée ou non comme employeur à l’ONSS) qui voit sa responsabilité solidaire engagée en application des § 3 et 4 de l’article 30bis et qui ne s’acquitte pas des sommes réclamées dans les 30 jours de l’envoi d’une mise en demeure recommandée.

L'obligation de retenue n'est pas applicable dans les cas suivants :

• Le commettant à l’égard de son entrepreneur (ou l’entrepreneur vis-à-vis de son sous-traitant) est dispensé d’effectuer la retenue de 35 % si le cocontractant a des dettes sociales mais que ce dernier a, dans le même temps, obtenu des délais de paiement avant procédure judiciaire ou par une décision judiciaire coulée en force de chose jugée et respecte strictement les délais imposés par un plan d’apurement.
• L’entrepreneur est un employeur non établi en Belgique, qui n’a pas de dettes sociales en Belgique et dont tous les travailleurs sont en possession d’un certificat de détachement (E.101 ou E.102) valable. Le certificat de détachement est nécessaire car, dans le cas présent, l’accusé de reception LIMOSA-L1 ne suffit pas comme document probant.

Comment vérifier si un cocontractant a des dettes sociales ou pas ?

L’existence ou l’absence de dettes sociales dans le chef d’un cocontractant peut aisément être déterminée en consultant la banque de données publique disponible sur le site-portail de la sécurité sociale (http://www.socialsecurity.be / Rubrique "Obligation de retenue – Article 30 bis" / Rubrique "Consulter obligation de retenue sécurité sociale"), soit de manière individuelle, soit en établissant une liste d’entrepreneurs ou de sous-traitants que l’on souhaite contrôler régulièrement.

Cette application permet à un commettant (vis-à-vis d’un entrepreneur) ou à un entrepreneur (vis-à-vis d’un sous-traitant) de vérifier si une obligation de retenue et de versement (pour rappel 35 % du montant des factures) s’impose à lui lors du paiement d’une facture relative à des travaux immobiliers.

Cette vérification peut s’opérer pour autant que le cocontractant soit une entreprise identifiée à l’ONSS comme employeur actif ou dont l’identification n’a pas été supprimée depuis plus de 2 ans, que les activités liées à l’identification de l’entreprise relèvent du champ d’application de l’article 30bis ou que l’entreprise ait été identifiée comme entrepreneur ou sous-traitant sur une déclaration de travaux relevant du champ d’application de l’article 30bis, ou encore qu’il s’agisse d’une entreprise non identifiée comme employeur actif à l’ONSS mais disposant d’un numéro d’entreprise et soumise à retenue sur factures du fait d’une dette de responsabilité solidaire.

Un message « pas de données 30bis/30ter disponibles » indique que les renseignements sont demandés pour une entreprise qui ne correspond pas aux critères ci-dessus. Dans ce cas, aucune retenue ne doit être prélevée sur les factures et aucun montant ne doit être versé à l'ONSS.

Pour faciliter le versement de ce montant, le service "Obligation de retenue" vous aide à préparer les paiements en ligne en introduisant les données demandées.

Le montant à verser et la "communication structurée" vous seront ensuite communiqués.

Sanction : responsabilité solidaire

Si les retenues et versements de retenues ne sont pas correctement effectués par le donneur d'ordre ou l'entrepreneur, celui-ci sera solidairement responsable du paiement de ces dettes sociales.

Le commettant qui pour les travaux visées fait appel à un entrepreneur qui a des dettes sociales au moment de la conclusion de la convention ou du paiement de la facture, est solidairement responsable du paiement des dettes sociales de son cocontractant. Ce même principe s'applique à l'entrepreneur qui fait appel à un sous-traitant qui a des dettes sociales.

Lorsque la responsabilité solidaire est appliquée, une mise en demeure est adressée par l’ONSS à l’entreprise dont la responsabilité solidaire est engagée.

Les montants éventuellement versés sont déduits du montant pour lequel le commettant ou l'entrepreneur est rendu responsable.

La responsabilité solidaire dans le chef du donneur d’ordre ou de l'entrepreneur est cependant limitée au prix total des travaux hors T.V.A., concédés à l'entrepreneur ou au sous-traitant. Elle est également limitée à 65 % du prix total des travaux (hors TVA) lorsque la responsabilité solidaire (visée à l'article 402, § 4, du Code des impôts sur les revenus 1992) a été appliquée dans le chef du même commettant ou entrepreneur.

La responsabilité solidaire s’étend également aux dettes sociales des associés d’une association momentanée, d’une société interne ou d’une société de droit commun, qui agit comme entrepreneur ou sous-traitant.

Sources :

Déclaration des travaux

Article 30ter de la loi du 29.06.1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, M.B. 05.07.1969 ; Article 62 de la loi-programme (I) du 29 mars 2012 (ré)introduisant l'article 30(ter) dans la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, M.B. 6.4.2012 ; Arrêté royal du 22 octobre 2013 modifiant l’arrêté royal du 27 décembre 2007 portant exécution des articles 400, 403, 404 et 406 du Code des Impôts sur les revenus 1992 et des articles 12, 30bis et 30ter de la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, M.B. 29.10.2013.

Enregistrement des présences

Articles 4 à 16 de la loi-programme du 10.08.2015, chapitre 2, M.B. 18.8.2015 ; Loi du 16.11.2015 portant des dispositions diverses en matière sociale, M.B. 26/11/2015 ; Arrêté royal du 9.12.2015 fixant les modalités précises en ce qui concerne l’enregistrement des présences des travailleurs occupés sur certains lieux de travail dans le secteur de la viande, M.B. 16.12.2015 ; Arrêté royal du 9.12.2015 portant exécution de l'article 7 de la loi-programme du 10 août 2015 et modifiant l'arrêté royal du 1er juillet 2011 portant exécution des articles 16, 13°, 17, 20, 63, 70 et 88 du Code pénal social et fixant la date d'entrée en vigueur de la loi du 2 juin 2010 comportant des dispositions de droit pénal social, M.B. 16.12.2015.

Obligation de retenue

Article 62 de la loi-programme (I) du 29 mars 2012 (ré)introduisant l'article 30(ter) dans la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, M.B. 6.4.2012.

 

 

Auteur : Annick Fret – Avocate Legal Department Partena

22-02-2016