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Les frais exposés par un travailleur (ou un dirigeant d’entreprise) lors d'un séjour professionnel de maximum 30 jours calendrier à l’étranger peuvent, sous certaines conditions, être remboursés sous la forme d'une indemnité forfaitaire journalière (non imposable). Les montants de ces indemnités forfaitaires journalières, applicables à partir du 1er avril 2015, ont récemment été publiés.
Les indemnités forfaitaires journalières pour les voyages d’affaires à l’étranger de courte durée ont été communiquées dans l’Infoflash du 7 avril 2015.
L’Administration fiscale admet que pour un séjour professionnel de plus de 30 jours calendrier à l’étranger, des indemnités forfaitaires journalières peuvent être octroyées en remboursement des frais occasionnés par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) et être exonérées d’impôt.
Ce régime est applicable uniquement aux personnes qui perçoivent des rémunérations de travailleurs ou de dirigeants d’entreprise.
Les indemnités de séjour forfaitaires journalières octroyées en remboursement de frais exposés par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) lors d’un séjour professionnel à l’étranger dépassant 30 jours calendrier successifs peuvent être considérées comme des dépenses propres à l’employeur à condition que :
Il faut que le séjour à l’étranger soit de longue durée c’est-à-dire plus de 30 jours calendrier successifs (mais avec un maximum de 24 mois) dans le cadre d’une même mission à caractère professionnel. Les prolongations de séjour à l’étranger effectuées volontairement par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) ne sont pas à comptabiliser dans le calcul de ces 30 jours.
Le montant de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières est censé couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses.
Par menues dépenses, on entend, entre autres, le transport sur place dans le pays de destination (bus, tram, métro, taxi), les boissons et en-cas, les communications téléphoniques locales et les pourboires.
Les indemnités ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l’étranger et retour.
Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils comprennent également certains repas et/ou menues dépenses, le montant des indemnités de séjour forfaitaires journalières doit être diminué de :
Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière peut être considéré comme un remboursement de frais non imposable pour chaque jour entier d’absence (c’est-à-dire une journée entre deux nuits en mission à l’étranger).
Pour les jours de départ et de retour de séjour à l’étranger, le montant de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière doit être divisé en 2. On n’applique alors pas les diminutions sous forme de % dont question ci-avant.
Particularités :
Le Moniteur belge du 30 mars 2015 a publié la liste avec, par pays, les indemnités forfaitaires applicables à partir du 1er avril 2015.
La liste est consultable via ce lien.
Sources : circulaire n°Ci.RH.241/609.972 (AGFisc n°38/2013) du 10.10.2013; Arrêté ministériel du 23 mars 2015 portant l’établissement d’indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l’étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, MB 30 mars 2015.
Auteur : Peggy Criel
08-04-2015
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