Vacances annuelles et fin d’année : quelques règles à respecter !

La fin d’année approche à grands pas et vous êtes nombreux à faire le même constat : certains de vos travailleurs ont encore un nombre assez important de jours de vacances à prendre avant la fin de l’année.

L’occasion nous est ainsi donnée, plus que jamais, de vous rappeler quelques règles importantes en matière d’attribution des jours de vacances.

Accord entre l’employeur et le travailleur

A défaut d'accord paritaire ou d'entreprise, la fixation des congés doit résulter d’un accord individuel entre vous-même et chaque travailleur.

Le travailleur ne peut donc jamais vous imposer unilatéralement la date de ses vacances. A l’inverse, vous ne pouvez pas obliger vos travailleurs à prendre des jours de vacances aux dates qui vous arrangent.

Pas de report des jours de vacances à l’année prochaine

Les vacances doivent être octroyées avant le 31 décembre 2022. Il est donc interdit de reporter en 2023 les jours de congé qui n’auraient pas été pris en 2022 et cela même, si vous-même et le travailleur êtes d’accord !

Rappelons, par ailleurs, que les règles suivantes sont également d’application :

• octroi des congés aux travailleurs ayant des enfants en âge d’école de préférence pendant les vacances scolaires ;
• sauf demande contraire des travailleurs intéressés, octroi d’une période continue de 2 semaines entre le 1er mai et le 31 octobre (3 semaines pour les travailleurs de moins de 18 ans au 31 décembre 2021). En tout état de cause, une période continue de vacances d’une semaine doit être assurée ;
• interdiction de prendre des demi-jours de vacances, sauf lorsque :

• le demi-jour de vacances est complété par un demi-jour de repos habituel ;
• le travailleur demande que 3 journées de la quatrième semaine de vacances soient fractionnées en demi-jours ; vous pouvez cependant vous opposer à ce fractionnement si cela est de nature à désorganiser le travail dans l’entreprise.

Le travailleur ne peut pas faire abandon de jours de vacances

Il est interdit au travailleur de faire abandon de jours de vacances auxquels il a droit. L'abstention du travailleur de réclamer ses jours de vacances n'empêche pas que vous deviez régulièrement veiller à ce que vos travailleurs prennent effectivement tous leurs jours de vacances avant le 31 décembre 2022.

Si vous ne pouvez pas leur imposer des dates de vacances, vous éviterez néanmoins tout problème en les informant par écrit de leur obligation de prendre tous leurs jours de vacances avant la fin de l’année et en les invitant à planifier leur solde de jours de vacances.

Paiement d’un pécule en cas d’impossibilité de prendre ses jours de vacances

Si le travailleur se trouve dans l’impossibilité de prendre tout ou partie des vacances auxquelles il a droit en 2022 avant la fin de l’année et cela, par suite d’un cas de force majeure ou en raison d'une suspension de l'exécution de son contrat (par exemple, en cas de maladie ou d’accouchement), il perd définitivement le droit aux jours de congé. Pour rappel, ceux-ci ne peuvent pas être reportés à l'année suivante.

S’il s’agit d’un employé, vous serez néanmoins tenu, dans cette hypothèse, de lui payer, au plus tard le 31 décembre 2022, le pécule de vacances afférent aux jours de vacances non pris.

Ces jours de vacances non pris sont, en ce qui concerne l’ouvrier, couverts par le chèque de vacances qu’il a déjà reçu de l’ONVA.

Attention ! L’instauration par l’employeur de périodes de chômage économique (procédure classique ou procédure simplifiée) ou de chômage temporaire pour force majeure – COVID-19 (procédure simplifiée) ou de chômage économique « Energie » ne doit pas empêcher le travailleur de prendre tous les jours de vacances auxquels il a droit. L’ONEm précise par ailleurs que tous les jours de congés payés auxquels le travailleur a droit devront être pris au cours de l’année et au plus tard au cours du mois de décembre. À défaut, aucune allocation de chômage temporaire ne pourra être octroyée pour le solde de ces jours de congés payés.

Qu’en est-il des jours de congé extra-légaux et des RTT ?

Les jours de congé extra-légaux (de grade, d’ancienneté,…) et les jours de réduction du temps de travail (RTT) doivent en principe toujours être pris d’un commun accord entre vous-même et le travailleur.

En outre, pour la prise des jours de congé extra-légaux, il y aura lieu de se référer aux dispositions qui les prévoient, soit au niveau du secteur d’activité, soit au niveau de l’entreprise.

Quant aux jours de réduction du temps de travail (RTT), ils devront être pris avant la fin de l'année et cela, afin de garantir la durée hebdomadaire moyenne de travail.