Usage professionnel d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels : quelle indemnisat

Auteur: Isabelle Caluwaerts (Legal Expert)
Date:

Lorsqu’un travailleur utilise réellement un deuxième écran d’ordinateur, une imprimante et/ou un scanner personnels dans le cadre du télétravail, l’employeur peut intervenir pour indemniser le travailleur de manière forfaitaire. Quelles sont les conditions à respecter pour que cette intervention soit considérée comme un remboursement de frais non imposable ?

Généralités

En principe, toutes les indemnités obtenues en raison ou à l’occasion de l’activité professionnelle sont imposables en tant que rémunérations. Cependant, une indemnité peut être considérée comme un remboursement de dépense propres à l’employeur non imposable lorsque celui-ci peut apporter la preuve que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et que l’indemnité a effectivement été consacrée à de tels frais.

L’employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été établi d’après des normes sérieuses qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux.

Dans le contexte du télétravail, la circulaire du 26 février 2021 relative aux interventions de l’employeur précise les conséquences de tels remboursements en matière d’impôts sur les revenus dans le chef des travailleurs.

Quand y-a-t-il télétravail ?

Par télétravail, il y a lieu d'entendre toute forme d'organisation et/ou de réalisation de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

La notion de « locaux » doit être considérée dans un sens large et comprend les activités des travailleurs exercées normalement chez les clients ou sur un autre site (par exemple dans un bureau satellite de l’employeur, c’est-à-dire un local décentralisé de l’employeur ou un local que l’employeur met à disposition du travailleur).

Le télétravail doit donc être effectué dans des locaux privatifs du travailleur. Le travail effectué dans un bureau satellite de l’employeur ne constitue pas du télétravail. Un bureau satellite est en effet considéré comme appartenant aux locaux de l’employeur.

La circulaire concerne le télétravail qui est organisé dans le cadre de journées de travail normales et ne règle donc pas la problématique des travailleurs qui travaillent chez eux en dehors des heures normales de travail (par exemple le soir ou le week-end).

Quel matériel privé?

Seuls sont visés, de manière limitative, le deuxième écran d’ordinateur, l’imprimante et/ou le scanner du travailleur lorsqu’ils sont utilisés pour l’activité professionnelles (l’ordinateur étant mis à disposition par l’employeur).

Quel montant ?

Lorsque un ou plusieurs de ces éléments privés sont réellement utilisés par le travailleur dans le cadre du télétravail, l’intervention de l’employeur peut être déterminée forfaitairement jusqu’à un montant maximal de 5 euros par mois et par élément pendant une période maximale de trois ans.

Une limite absolue d’un montant maximal de 10 euros par mois s’applique.

Dans le cas de prestations à temps partiel, ces montants maximum ne doivent pas être réduits proportionnellement.

L’administration fiscale accepte l’octroi de ce forfait à condition que l’employeur n’intervienne pas d’une autre manière dans ces frais (par exemple en prenant en charge une partie du prix d’achat du deuxième écran d’ordinateur, de l’imprimante et/ou du scanner personnels ou en mettant ce matériel à la disposition du travailleur).

Cumul avec d’autres indemnités forfaitaires

L’employeur peut accorder, en plus de l’indemnité d’un montant maximal de 10 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé, les indemnités forfaitaires suivantes :

  • L’indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois (144,31 euros pour le deuxième trimestre 2021) (voir notre infoflah du 4 mars 2021), et
  • Une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés (voir notre infoflash du 12 mars 2021).

Exclusions

Le régime traité dans la circulaire ne peut être appliqué ni aux dirigeants d’entreprise ni aux travailleurs soumis à des régimes spéciaux comme par exemple les cadres étrangers, le « salary split » (scission de la rémunération pour les travailleurs qui prestent dans plusieurs pays pour le même employeur), etc.

Et en matière de sécurité sociale ?

L’ONSS a décidé de suivre la circulaire fiscale en ce qui concerne la qualification des remboursements dans le cadre des frais liés au travail à la maison.

Entrée en vigueur

La circulaire est entrée en vigueur le 1er mars 2021, mais l’administration tiendra compte des principes qui y sont repris pour les situations de télétravail qui se sont produites depuis le 1er janvier 2020.

La circulaire ne porte pas atteinte aux rulings qui sont en vigueur.

 

Pour toute question juridique concernant les interventions de l’employeur pour le télétravail, ou son implémentation, n’hésitez pas à prendre contact avec nos juristes via legalpartners@partena.be.

Sources : Circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail, https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet#!/document/c4b263eb-091c-4a11-8ad0-24e2b11bb7db, 26 février 2021 ; Instructions ONSS (4 mars 2021) : https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/fr/latest/intermediates

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