Indemnités pour les voyages d’affaires à l’étranger de courte durée (2014)

Lorsqu’une entreprise octroie à ses travailleurs des indemnités en vue de rembourser les frais de séjour pour des voyages d’affaires à l’étranger, ces indemnités peuvent être considérées sous certaines conditions comme des frais propres à l’employeur. Concrètement, cela signifie que ces indemnités sont déductibles pour l’employeur qui les paie et ne sont pas imposables pour le travailleur qui les reçoit.

Lorsqu’un travailleur effectue des voyages de service à l’étranger, il peut prétendre à une indemnité forfaitaire pour ses repas et menues dépenses.

Par ses Circulaires n° Ci.RH.241/534.514 (AFER 17/2006) du 11 mai 2006 et n° Ci.RH.241/598.417 (AGFisc 23/2011) du 15 avril 2011, le fisc a émis un certain nombre de directives.

Les indemnités forfaitaires allouées par l'employeur pour des voyages de service à l'étranger sont considérées comme des remboursements de frais propres à l’employeur et ne sont donc pas imposables lorsqu’elles ne dépassent pas 37,18 € par jour. Elles peuvent dans ce cas être octroyées sans pièce justificative.

Si ces indemnités dépassent 37,18 € par jour, elles peuvent néanmoins être considérées comme un remboursement de frais propres à l’employeur lorsque leur montant est justifié par des circonstances propres au pays où la mission est effectuée.

Le SPF Finances admet par ailleurs que les indemnités forfaitaires journalières de séjour perçues par les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, lorsqu’ils sont envoyés en voyage de service à l’étranger (ce qu’on appelle la "liste des pays"), sont déterminées sur la base de normes sérieuses. Les indemnités accordées par l’employeur constituent un remboursement de frais propres à l’employeur dont le montant ne doit pas être justifié lorsqu’elles ne dépassent pas les montants prévus dans la "liste des pays".

Le SPF Finances admet donc les indemnités forfaitaires journalières susmentionnées sans documents justificatifs, étant entendu que le montant forfaitaire de 37,18 € peut encore être appliqué.

Lorsqu’un voyage de service est effectué, soit dans un pays où différentes indemnités forfaitaires de séjour sont d’application, soit dans différents pays, l’indemnité forfaitaire journalière de séjour du lieu où s’est déroulée la dernière nuit déterminera celle des prochaines 24 heures.

Les indemnités journalières sont censées couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses pendant un voyage de service à l’étranger.

Par menues dépenses, il convient d'entendre, entre autres, le transport sur place dans le pays de destination – tels que tram, bus, métro ou taxi –, les boissons et en-cas, les communications téléphoniques locales et les pourboires. Les frais d’hôtel et autres frais de voyage ne sont pas couverts.

Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l'employeur ou la société et qu'ils comprennent également certains repas ou certaines menues dépenses, les indemnités forfaitaires journalières qui peuvent être considérées comme des frais propres à l'employeur ou à la société non imposables, doivent être diminuées de :

• 15 % de l'indemnité forfaitaire journalière pour le petit déjeuner ;
• 35 % de l'indemnité forfaitaire journalière pour le repas de midi ;
• 45 % de l'indemnité forfaitaire journalière pour le repas du soir ;
• 5 % de l'indemnité forfaitaire journalière pour les petites dépenses.

Les directives reprises dans cette circulaire sont applicables aux contribuables qui recueillent des rémunérations de travailleurs ou de dirigeants d'entreprise et pour lesquels les déplacements de/vers l’étranger ne font pas partie de leur activité professionnelle journalière normale.

Les indemnités forfaitaires journalières de séjour ne peuvent pas servir de norme aux indemnités accordées aux indépendants. En effet, ceux-ci doivent justifier l’authenticité et le montant des frais réalisés lors de voyages de service à l’étranger au moyen de pièces justificatives.

Par voyage de service à l'étranger, il convient d'entendre une mission de courte durée à l'étranger au service effectif de l'employeur ou de la société pour le(la)quel(le) la personne est un travailleur ou un dirigeant d'entreprise. Par courte durée, il convient d'entendre un voyage de service de maximum 30 jours calendrier.

En cas de dépassement de la période de 30 jours, seuls les frais justifiés sur la base de documents probants sont considérés comme des frais propres à l’employeur.

Les indemnités de séjour reprises dans la "liste des pays" sont des indemnités forfaitaires journalières.

Le montant total peut être pris en compte pour chaque jour entier d'absence, c’est-à-dire une journée entre deux nuits en voyage de service.

Pour les jours d’aller et de retour, seule la moitié de l’indemnité forfaitaire peut être considérée comme frais propres à l’employeur.

Le montant total peut aussi être octroyé pour les voyages de service dont l'aller et le retour s'effectuent au cours des mêmes 24 heures avec une absence d'au moins 10 heures. Pour déterminer si c’est le cas, il y a lieu de se baser sur l’absence du travailleur ou dirigeant d'entreprise de son lieu fixe de travail (résidence) jusqu'à l'heure de son retour à cet endroit.

Si la durée de l'absence est inférieure à 10 heures, seul le remboursement sur la base de frais justifiés par la production de documents probants, est considéré comme un remboursement de frais propres à l'employeur. Dans ce cas, il peut être admis que le montant de l'indemnité journalière allouée n'est pas imposable lorsque le montant de cette indemnité n'excède pas les indemnités équivalentes que l'Etat accorde à son personnel pour les voyages de service en Belgique.

Le Moniteur belge du 27 mars 2014 publie l’Arrêté Ministériel du 13 mars 2014 portant l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales ainsi qu’une liste exhaustive, par pays, des indemnités forfaitaires et applicable à partir du 1er avril 2014.

La liste, par pays, de ces indemnités forfaitaires journalières (Catégorie 1) est consultable ici.

Auteur : Peggy Criel

02-04-2014