Un employeur du secteur privé peut se baser sur les indemnités de séjour octroyées aux fonctionnaires fédéraux pour rembourser à ses travailleurs les frais de séjour relatifs aux déplacements effectués en Belgique. Les montants de ces indemnités de séjour ont été adaptés le 1er septembre 2022.
Principe
Les indemnités forfaitaires octroyées par un employeur à titre de remboursement des frais de séjour engagés par un travailleur dans le cadre de déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables. Ce principe est toutefois soumis à une condition importante : le montant de ces indemnités ne peut pas dépasser celui des indemnités similaires que les autorités publiques fédérales octroient à leurs fonctionnaires. En effet, ces indemnités sont considérées comme une « norme sérieuse ».
Ci-dessous, vous trouverez un aperçu des frais de séjour qui peuvent être octroyés dans ce contexte.
Indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas
Un travailleur ne peut prétendre à une indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour (repas) que si les conditions suivantes sont réunies :
- le déplacement dure au moins 6 heures (la durée du voyage de service est calculée à partir du départ du lieu de travail jusqu’au retour au lieu de travail à moins que le départ ait lieu directement du domicile ou que le retour ait lieu directement au domicile) ;
- le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers ;
- le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage couvrant les frais de repas.
Si l’employeur octroie des titres-repas pour indemniser les frais de repas lors de voyages de service nationaux, l’intervention patronale dans le titre-repas doit être portée en diminution de l’indemnité forfaitaire.
Indemnité forfaitaire mensuelle
Si la fonction du travailleur implique des prestations régulières à l’extérieur de l’entreprise (il s’agit généralement de travailleurs qui exercent une fonction itinérante), une indemnité forfaitaire mensuelle peut être octroyée.
L’indemnité forfaitaire mensuelle s’obtient en multipliant l’indemnité journalière par un certain nombre de fois. Le nombre est identique pour les travailleurs qui exercent la même fonction et est fixé sur la base de la moyenne des prestations à temps plein fournies par ces travailleurs au cours de l’année précédente. L’indemnité forfaitaire mensuelle ne peut toutefois jamais dépasser 16 fois l’indemnité forfaitaire journalière pour une occupation à temps plein.
L’octroi de cette indemnité forfaitaire mensuelle n’est pas soumis aux conditions relatives à la durée (6 heures au minimum). Le déplacement ne peut donner lieu ni à une prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers, ni à tout autre avantage couvrant les frais de repas.
Indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de séjour
En ce qui concerne les frais de séjour, il y a également une indemnité forfaitaire journalière complémentaire qui sert à couvrir les frais de logement. Cette indemnité est octroyée aux travailleurs qui doivent loger en Belgique hors de leur résidence dans le cadre de l’exercice de leur fonction.
Voici les conditions à respecter pour l’octroi de cette indemnité :
- le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du logement par l’employeur ou par un tiers ;
- le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage de même nature.
Montants
Suite à l’application des mécanismes d’indexation, les montants suivants sont applicables depuis le 1er septembre 2022 (sous réserve de confirmation par le SPF Finances) :
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Indemnité forfaitaire journalière (frais de repas) |
Indemnité forfaitaire mensuelle |
Indemnité journalière complémentaire pour frais de logement |
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Montant indexé |
19,22 EUR/jour |
Max. 16 x 19,22 EUR/mois (en cas d’occupation à temps plein) |
144,16 EUR/jour |