Dépenses propres à l’employeur pour le télétravail

Auteur: Isabelle Caluwaerts (Legal Expert)
Date:

L’employeur peut accorder, sous certaines conditions, une indemnité forfaitaire de remboursement de frais lorsque ses travailleurs effectuent du télétravail de manière régulière et structurelle. Cette indemnité est destinée à couvrir les dépenses encourues par les travailleurs et qui sont à charge de l’employeur. Dans le contexte particulier de la crise sanitaire, le fisc a publié une circulaire rappelant quelques principes et précisant certaines conditions.

Indemnité forfaitaire ? Quel montant ?

Lorsqu'un employeur accorde une indemnité à un travailleur, celle-ci ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l'employeur non imposable que si cet employeur peut apporter la double preuve :

-      que l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;

-      que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

Cependant, l’employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire lorsque leur montant a été établi d’après des normes sérieuses qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux.

Ainsi, lorsqu’un télétravail régulier et structurel est réellement effectué par les travailleurs, à savoir au moins 5 jours ouvrables par mois, l’employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de télétravail d’un montant maximal de 129,48 euros par mois (montant en vigueur depuis le 1er avril 2020). Cette indemnité constitue dans le chef des bénéficiaires un remboursement de dépenses propres à l'employeur non imposable.

Pour qui?

L’indemnité forfaitaire peut être octroyée aux travailleurs amenés à télétravailler de façon régulière et structurelle et, au sein d’une entreprise, aucune distinction ne peut être faite entre les différentes catégories de fonctions concernées par le télétravail.

L’indemnité ne doit pas être réduite proportionnellement en cas de prestations à temps partiel. Si un travailleur à temps partiel remplit effectivement les conditions pour recevoir l’indemnité forfaitaire de télétravail, l’employeur peut accorder l’indemnité forfaitaire maximale, indépendamment du nombre d’heures prévues par le contrat de travail.

Par contre, les indemnités payées aux travailleurs en « salary split » à titre de remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent être réduites en proportion de l’activité exercée en Belgique par ces travailleurs.

Enfin, les montants des indemnités forfaitaires de télétravail peuvent également être payés pendant la période normale des vacances, mais doivent être réduits proportionnellement en cas d’absence de longue durée pour d’autres raisons que les vacances annuelles.

Quels types de frais ?

L’indemnité forfaitaire est censée couvrir les frais de bureau. Il s'agit des frais liés à l'aménagement et à l'usage (y compris la location et les amortissements éventuels) d’un bureau, de matériel informatique et d’impression, de petits matériels de bureau, de fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage, des frais d'entretien, d’assurances, de précompte immobilier, … au domicile privé du travailleur.

Afin d’éviter un éventuel double emploi des indemnités de frais octroyées, l’indemnité forfaitaire de télétravail ne peut pas être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur recevait déjà. De même les frais propres à l’employeur octroyés sur une base forfaitaire ne pourront plus être pris en charge d’une autre manière ou sur base de pièces justificatives.

Formalités

L’employeur doit tenir en permanence les listes nominatives des travailleurs qui bénéficient des indemnités forfaitaires de télétravail.

En outre, les indemnités forfaitaires de télétravail payées à titre de remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. Sur la fiche 281.10, en regard de la rubrique b) du cadre 26 « renseignements divers », la mention « OUI - normes sérieuses » doit être reprise, puisque ces remboursements de frais forfaitaires ont été établis sur base de normes sérieuses.

Si un employeur veut, en plus, octroyer des remboursements forfaitaires pour d’autres dépenses propres à l’employeur que les frais de bureau susmentionnés ou octroyer pour des frais de bureau des remboursements forfaitaires de dépenses propres à l’employeur qui ne remplissent pas les conditions précitées ou, encore, mettre à disposition certains autres éléments comme, par exemple, une chaise de bureau, il peut toujours pour cela introduire une demande de décision anticipée auprès du Service des Décisions Anticipées en matières fiscales (SDA).

Entrée en vigueur

La circulaire est applicable rétroactivement depuis le 1er mars 2020.

 

Source : Circulaire 2020/C/100 relative aux dépenses propres à l’employeur pour le télétravail du 14 juillet 2020

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