Nos 5 astuces pour gérer votre boîte mail plus rapidement

Vous ouvrez votre boîte mail et... le temps se met à filer.Selon des études menées par Microsoft, chaque réponse à un e-mail engloutit au moins 25 minutes de notre précieux temps.Adobe indique même que l’on passe jusqu’à 4 heures par jour à consulter sa boîte mail. Et 4 heures par jour, c’est 30 heures par semaine. Le temps, c’est de l’argent. Alors, découvrez nos conseils malins pour gérer votre boîte mail en un clin d’œil.

Libérer une heure de votre journée, ça vous tente ?

Moins d’e-mails et plus de temps disponible ? Oui, c’est possible. Matthew Plummer, fondateur deZarvana, nous confie ses 5 astuces pour gérer nos mails plus rapidement. La bonne nouvelle ? Ces conseils sont à la portée de tous et vous permettront de gagner pas moins de 1 heure et 21 minutes par jour. Déjà pensé à ce que vous pourrez faire de ce temps ? Allez, on vous motive : 1 h 21 par jour, c’est 2 semaines de temps libre supplémentaire par an. De quoi réserver des vacances, non ?

5 astuces pour gérer plus efficacement vos e-mails

1. Lire ses mails, c’est réagir.

Ne laissez pas vos mails lus en suspens, réagissez immédiatement. Relire des e-mails parce que nous n’assimilons pas correctement les informations qu’ils contiennent à la première lecture nous fait perdre près de 27 minutes chaque jour. Ne transformez pas votre boîte mail en to-do list. Supprimez, archivez ou répondez à vos e-mails dès la première lecture.

2. Désactivez vos notifications de nouveaux messages.

Consultez votre boîte mail vous-même et aux moments qui vous conviennent le mieux. M. Plummer déclare que nous consultons nos e-mails en moyenne 15 fois par jour. Ce qui est bien plus que nécessaire. Nous sommes d’accord, tout le monde ne peut pas se permettre de vérifier ses mails une à deux fois par jour. Matthew Plummer conseille donc de consulter vos messages toutes les heures. Une astuce qui vous permettra déjà de gagner 13 minutes par jour.

3. Oubliez les dossiers. Optez pour la barre de recherche.

Normalement, notre première astuce vous a permis de débarrasser votre boîte mail de tout courrier inutile.

Une étude révèle qu’elle compte en moyenne 37 dossiers. Or, M. Plummer estime qu’utiliser la barre de recherche est 9 % plus rapide que de tenter une plongée parmi votre multitude de dossiers.

4. Impossible de vous passer de vos dossiers ? D’accord, mais pas plus de deux.

Less is more. Glisser vos e-mails dans le dossier adéquat prend un temps ridiculement long. Limitez-vous à deux dossiers. Le premier sera consacré à vos archives, le deuxième à vos courriers non lus. De quoi gagner 11 minutes par jour.

5. Et vos newsletters ?

Il est fort probable que vous ne lisiez même pas les newsletters et les offres non sollicitées qui atterrissent dans votre boîte mail. On sait toutefois que vous ouvrez secrètement 20 % de ces courriers indésirables, perdant ainsi 20 secondes par e-mail. Microsoft classe ces e-mails non lus dans le dossier « courrier indésirable ». Google collecte toutes les offres qui vous sont adressées dans l’onglet « spam ». Pensez régulièrement à vous désabonner des newsletters que vous ne lisez jamais. Activez également vos filtres automatiques afin d’uniquement afficher vos e-mails non lus. C’est fait ? Vous êtes fin prêt à gagner 8 minutes supplémentaires par jour.

D’AUTRES CONSEILS POUR PERDRE MOINS DE TEMPS DANS VOTRE BOÎTE MAIL ?