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Annoncées en 2021, les formules de calcul du budget mobilité étaient attendues. Un arrêté royal vient préciser les deux formules – réelles ou forfaitaires. Ces méthodes entrent en vigueur le 1er janvier 2024. Petit tour d’horizon de ces deux méthodes de calcul.
Le budget mobilité est un budget offert aux travailleurs disposant d’une voiture de société ou y ayant droit. Ce budget correspond au coût total de la voiture (aussi appelé Total Cost of Ownership – TCO) à laquelle renonce le travailleur et peut être dépensé dans 3 piliers :
Bien que ce ne soit pas mentionné dans l’arrêté royal, le rapport au Roi nous apprend qu’il est toujours possible de choisir d’utiliser des voitures de référence par catégorie de fonction. Combiné à la méthode forfaitaire, cela permet de simplifier le calcul du budget mobilité. Le choix d’appliquer des voitures de référence est aussi valable 3 ans.
Jusqu’ici régnait un certain flou pour déterminer l’ampleur du budget mobilité. Quels éléments prendre en compte dans le TCO de la voiture de société à laquelle renonce le travailleur ? Comment calculer le coût du carburant ?
L’arrêté royal propose désormais deux formules : l’une sur base des frais réels et l’autre forfaitaire. L’employeur a le choix entre ces deux méthodes d’une part pour le calcul du budget disponible, d’autre part pour le coût de la voiture pilier 1. Un employeur peut donc choisir deux méthodes différentes : par exemple utiliser la méthode forfaitaire pour le budget mobilité et appliquer les frais réels pour la voiture pilier 1. Ce choix reste valable 3 ans.
Ce choix doit s’appliquer à l’ensemble des travailleurs. Cependant si l’employeur opte pour la méthode sur base des frais réels, il ne pourra pas l’appliquer dans certains cas. Pour les nouveaux travailleurs, les travailleurs qui changent de fonction ou ceux qui ne disposaient pas effectivement d’une voiture de société, il pourra bien appliquer la méthode forfaitaire (puisque l’on ne dispose pas de frais réels auxquels se référer).
Que ce soit pour calculer le montant du budget mobilité ou de la voiture pilier 1, la formule est la même. Dans le cas du budget cependant, on tiendra compte du coût brut annuel moyen des 4 dernières années alors que pour la voiture pilier 1, on prendra en considération les frais de l’année en question.
L’arrêté royal énumère la liste exhaustive des frais à prendre en compte pour la méthode d’évaluation réelle. On trouve dans cette liste les frais de financement ou de location de la voiture, les frais de carburant (y compris l’électricité), les frais divers liés à la voiture (stationnement, lavage, …) et les taxes et cotisations dues.
On ne tiendra cependant compte qu’une seule fois des mêmes frais. Par exemple, si les frais de carburant sont déjà inclus dans le leasing, on n’en tiendra pas à nouveau compte.
On ne pourra aussi inclure que des frais repris dans la politique en matière de voitures de société. Par politique relative aux voitures de société, on entend l’ensemble des règles qui régissent les conditions d’octroi et d’utilisation de la voiture de société dans l’entreprise, peu importe la forme sous laquelle ces règles sont reprises.
Par définition, le coût de la voiture pilier 1 sur base des frais réels ne pourra être précisé et connu définitivement qu’au fur et à mesure de l’année. Impossible de savoir d’emblée le nombre de kilomètres que le travailleur parcourra et les frais qui seront effectivement liés à la voiture de société. Par ailleurs, pour les travailleurs qui ne disposaient pas d’une voiture de société, la méthode d’évaluation du budget mobilité sur base des frais réels n’est d’aucune utilité.
C’est pourquoi l’arrêté royal prévoit une méthode d’évaluation forfaitaire qui prévoit de forfaitariser les coûts de carburant en déterminant à l’avance le nombre de kilomètres parcourus tant au niveau privé, que pour le trajet domicile-lieu de travail. Cette méthode formule l’hypothèse que le travailleur parcourt 6 000 kms à titre privé et se rend 200 jours par an au travail (en tenant compte de la distance domicile-lieu de travail du travailleur).
Pour le coût de la consommation au kilomètre, il est tenu compte du montant de l’indemnité kilométrique au moment du calcul. Si le budget mobilité est calculé selon cette méthode, les indexations futures de l’indemnité kilométrique n’auront pas d’impact sur le budget calculé. Pour la voiture pilier 1, on tiendra chaque année compte du montant en vigueur en début d’année.
La formule de calcul forfaitaire est en fait double. Une formule existe pour la voiture mise en location basée sur le coût de cette location et une autre pour la voiture achetée par l’employeur basée sur la valeur catalogue de la voiture.
En combinant cette méthode avec l’usage d’une voiture de référence, il est possible de connaître plus facilement le montant du TCO de la voiture à laquelle le travailleur renonce, et donc du budget mobilité. Le travailleur saura aussi dès son entrée dans le budget mobilité quel est son budget à dépenser dans le pilier 2 et 3.
Afin de calculer le budget mobilité de chaque travailleur, l’employeur peut donc appliquer l’évaluation forfaitaire ou réelle selon le choix qu’il a posé.
Ensuite, si le travailleur paie une contribution personnelle pour l’usage privé de la voiture de société, cette contribution sera déduite du montant du budget mobilité. En effet, cette contribution diminue le coût de la voiture pour l’employeur.
L’employeur peut aussi déduire les frais professionnels liés à la voiture de société du budget mobilité, s’il indemnise par ailleurs ces même frais en plus du budget. On ne vise ici que les frais de carburant pour les déplacements professionnels.
Précisons également que le budget mobilité annuel doit être compris entre 3.000 et 16.000 euros et ne peut dépasser 1/5ème de la rémunération totale brute du travailleur.
L’employeur qui a opté pour la méthode forfaitaire pour le calcul de la voiture pilier 1, imputera directement le TCO de cette voiture sur le budget mobilité et le travailleur connaîtra immédiatement le montant qu’il pourra dépenser dans le pilier 2 et 3.
Lorsque l’employeur choisit de calculer le TCO de la voiture pilier 1 sur base des frais réels, il devra effectuer une estimation des coûts qui ne sont pas encore connus au moment de l’octroi du budget afin de déterminer le budget restant pour les piliers 2 et 3. Au fur et à mesure de l’année, les coûts réels seront imputés sur le budget et le travailleur connaîtra avec plus de précision le montant du budget qu’il lui reste.
Si vous disposez déjà d’un budget mobilité, contactez un Legal Partners pour vérifier sa conformité avec le nouvel arrêté royal.
Vous attendiez plus de clarté pour vous lancer ? Mettez en place un budget mobilité dès maintenant !
Source : Arrêté royal du 10 septembre 2023 portant exécution des articles 8, § 5, et 12, § 5, de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité, et modifiant l'arrêté royal du 21 mars 2019 pris en exécution de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité, M.B., 29.09.2023.
Loi du 17 mars 2019 concernant l’instauration d’un budget mobilité, M.B., 29.03.2019.
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