Vakantiedagen uitstellen of niet opnemen: mag dat?

Brussel, 7 November 2023 - Het einde van het jaar komt in zicht en veel werkgevers komen tot dezelfde vaststelling: sommige werknemers moeten nog heel wat vakantiedagen opnemen voor het einde van het jaar. Maar welke algemene regels moeten worden nageleefd? Kan om het even welk soort vakantie worden overgedragen? Heeft een werknemer het recht om deze dagen niet op te nemen en ze te laten uitbetalen? Catherine Delos, Legal Advisor bij Partena Professional, geven tekst en uitleg.

Het vaststellen van de wettelijke vakantiedagen? Dit begint met een akkoord tussen de werkgever en de werknemer 

Bij gebreke van een akkoord op sector- of ondernemingsniveau, moet bij individueel akkoord tussen werkgever en werknemer worden overeengekomen wanneer de wettelijke dagen vakantie zullen worden opgenomen.

De werknemer kan dus nooit eenzijdig de datum van zijn vakantie opleggen. Omgekeerd kan een werkgever zijn werknemers niet dwingen om vakantie te nemen op dagen die hem goed uitkomen.

Kan een werknemer beslissen om afstand te doen van vakantiedagen? 

Nee, dat is niet toegestaan. Ook als een werknemer geen aanstalten maakt om zijn vakantiedagen op te nemen, moet de werkgever ervoor zorgen dat ze vóór 31 december 2023 zijn opgenomen. Uiteraard mag de werkgever dit niet opleggen. Maar om problemen te voorkomen, is het belangrijk de werknemer schriftelijk te informeren over zijn verplichting om al zijn vakantiedagen voor het einde van het jaar op te nemen, bijvoorbeeld door hem te vragen om deze in te plannen.

En wanneer een werknemer onmogelijk al zijn vakantiedagen in 2023 kan opnemen?

In principe is de werknemer verplicht al zijn vakantiedagen op te nemen vóór 31 december 2023. Alleen als de werknemer daadwerkelijk in de onmogelijkheid verkeert om de vakantiedagen op te nemen (bijvoorbeeld wegens ziekte), wordt zijn vakantiegeld aan hem uitbetaald voor de dagen die hij niet kon opnemen.

Het is belangrijk om hierbij op te merken dat het vanaf 1 januari 2024 mogelijk zal zijn om wettelijke vakantiedagen geheel of gedeeltelijk over te dragen, maar alleen in bepaalde situaties en onder bepaalde voorwaarden.

Gelden voor andere soorten “verlof” dezelfde regels?

Wat met de feestdagen?

Wanneer een feestdag op een zaterdag of zondag valt (d.w.z. een dag van inactiviteit), moet deze worden vervangen en moet de vervangingsdag samenvallen met een werkdag. "In dat geval wordt de vervangingsdag op ondernemingsniveau voor het hele personeel overeengekomen of wordt de datum van de vervangingsdag met elke werknemer afzonderlijk overeengekomen. Zo zijn er in 2023 2 feestdagen die vóór 31 december 2023 moeten worden vervangen: 1 januari en 11 november. Dergelijke dagen kunnen niet worden overgedragen en moeten dus vóór 31 december 2023 worden opgenomen", legt Catherine Delos uit.

Wat met de ADV-dagen (arbeidsduurvermindering)?

Wanneer een onderneming een gemiddelde wekelijkse arbeidsduur toepast, moeten er dagen arbeidsduurvermindering (ADV) worden toegekend om de arbeidsduur over het kalenderjaar te respecteren. Met andere woorden, deze dagen moeten worden opgenomen in de periode die overeenkomt met het kalenderjaar. Het is dan ook niet mogelijk deze over te dragen naar het volgende kalenderjaar. Bovendien moeten de data van deze dagen tussen de werkgever en de werknemer worden overeengekomen indien er op ondernemings- of sectorniveau geen andere regels zijn vastgesteld.

Hoe zit het met de extralegale vakantie? 

Extralegale vakantiedagen (graadsdagen, anciënniteitsdagen...) moeten in principe eveneens altijd in onderling overleg tussen de werkgever en de werknemer worden opgenomen. Ook moet worden gekeken naar de bepalingen die daarin voorzien (op het niveau van het paritair comité of de onderneming), om bijvoorbeeld te weten of zij al dan niet naar het volgende jaar kunnen worden overgedragen.

Zijn er bepaalde verlofdagen die voorrang moeten krijgen?

"Ja, de werknemer moet voor het einde van het jaar bepaalde dagen met voorrang opnemen: wettelijke vakantiedagen, dagen die feestdagen vervangen en ADV- dagen. Extralegale vakantiedagen moeten normaal gesproken als laatste worden opgenomen", legt Catherine Delos uit.

Aangezien de regels voor het opnemen van deze verschillende soorten verlof niet identiek zijn, doen werkgevers er goed aan hun werknemers aan de voorrangsregels te herinneren door ze in het arbeidsreglement te vermelden.