Terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets: veranderingen op til

Auteur Alexia Buyl  (Legal Expert)
Leestijd 7min
Laatst geüpdatet 05/11/2024 - 10:30

Als je werknemers of bedrijfsleiders over een bedrijfsfiets beschikken, veranderen een aantal zaken op administratief vlak: vanaf het inkomstenjaar 2024 moet de waarde van dat voordeel op de fiscale fiche worden vermeld.

Alles nog eens op een rijtje

De terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets is een voordeel van alle aard dat vrijgesteld is van socialezekerheidsbijdragen en van de berekening van bedrijfsvoorheffing, op voorwaarde dat je werknemer de fiets gebruikt om van en naar het werk te pendelen.  Aangezien dat voordeel was vrijgesteld, moest het, tot nu toe, dus niet worden vermeld op de fiscale fiche van je werknemers en je bedrijfsleiders.

Op het vlak van de personenbelasting moet echter een onderscheid worden gemaakt tussen je werknemers of bedrijfsleiders die opteren voor de aftrek van de forfaitaire beroepskosten en zij die hun werkelijke beroepskosten bewijzen. Alleen werknemers of bedrijfsleiders die opteren voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten genieten immers die vrijstelling.

Vanaf het aanslagjaar 2025 (inkomsten van het jaar 2024) moet het bedrag van het voordeel, hoewel de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets vrijgesteld blijft van bedrijfsvoorheffing, worden vermeld op de fiscale fiches 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders). Die vermelding op de fiscale fiche geldt voor al je werknemers/bedrijfsleiders, ongeacht of ze al dan niet geopteerd hebben voor de forfaitaire aftrek. Het bedrag van het voordeel zal ook vermeld worden op de individuele rekening.

Voor wie?

Deze nieuwe maatregel geldt voor alle bedrijfsfietsen, zowel de fietsen die je aan je werknemers toekent als de fietsen die je personeel krijgt in het raam van een cafetariaplan. De maatregel is ook van toepassing op fietsen die je in voorgaande jaren hebt gekocht of gehuurd maar nog steeds ter beschikking stelt.

Hoe moet je de waarde van het voordeel bepalen?

Als een bedrijfsfiets kosteloos ter beschikking wordt gesteld van een werknemer of bedrijfsleider, moet het bedrag van het voordeel van alle aard dat daaruit voortvloeit, worden vastgesteld.

Daarbij moet rekening worden gehouden met de volgende punten:

  • Aard van het aanbod

De vaststelling van het voordeel bij de verkrijger hangt af van de goederen en diensten die hem kosteloos ter beschikking worden gesteld: fiets, elektrische fiets, toebehoren, herstellingen, onderhoud, verzekering, enz.

  • Grootte van het aanbod

Het voordeel van alle aard zal verschillen naargelang de verkrijger permanent over de fiets beschikt of er slechts op beperkte wijze over beschikt. Als hij er permanent over beschikt, moet het voordeel op jaarbasis worden vastgesteld. Bij een beperkte terbeschikkingstelling moet het voordeel worden vastgesteld rekening houdende met de frequentie en de duur van het gebruik, in voorkomend geval per dag, per week of per maand. Als de fiets niet is toegewezen aan een specifieke werknemer, waarbij die werknemer de fiets wel mag gebruiken telkens wanneer hij dat wil, moet dat worden beschouwd als een permanente terbeschikkingstelling.

Als de permanente terbeschikkingstelling geen volledig jaar bestrijkt, omdat ze in de loop van het jaar plaatsvindt of eindigt, wordt het op jaarbasis berekende voordeel prorata verminderd.

  • Waarde van het aanbod

Het voordeel van alle aard zal verschillen naargelang van de waarde van de fiets en van de toebehoren, en van de kostprijs van de aangeboden diensten.

In elk geval is de btw altijd inbegrepen.

Je moet, voor elk geval afzonderlijk op basis van de feitelijke omstandigheden, het voordeel dus bepalen op basis van de werkelijke waarde ervan voor de verkrijger, zodat het overeenstemt met de door hem gerealiseerde besparing.

In de circulaire van de FOD staan enkele voorbeelden m.b.t. de waardebepaling van het voordeel dat gekoppeld is aan de toekenning van een bedrijfsfiets:

Voorbeeld 1

Een werkgever leaset een fiets en stelt die permanent ter beschikking van zijn werknemer. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.

Het voordeel kan worden bepaald op basis van de kosten die je draagt. Het gaat in principe om de huur die je voor het volledige jaar betaalt.

Voorbeeld 2

Een werkgever leaset een fiets. De fiets maakt deel uit van een pool en is dus niet toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer kan heel het jaar door, telkens wanneer hij dat wil, over de fiets beschikken.

Het voordeel kan worden bepaald op basis van de kosten die je draagt. Het gaat in principe om de huur die je voor het volledige jaar betaalt.

Voorbeeld 3

Een werkgever leaset een fiets en stelt die van tijd tot tijd ter beschikking van zijn werknemer. De fiets maakt deel uit van een pool en is dus niet toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer moet de fiets delen met andere werknemers, zodat hij er niet over kan beschikken telkens wanneer hij dat wil, maar wel bijvoorbeeld 2 dagen per week en 1 weekend per maand.

Het voordeel kan worden bepaald op basis van de kosten die je draagt. Het gaat in principe om de door jou betaalde huur waarop een pro rata kan worden toegepast die afhangt van het aantal dagen daadwerkelijk gebruik door de werknemer.

VAA = huur x ((2 dagen x 52 weken) + (2 dagen x 12 maanden)) / 365 dagen (of 366 dagen voor een schrikkeljaar).

Voorbeeld 4

Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt die permanent ter beschikking van zijn werknemer (waarde: 3.000 EUR). Idem voor de toebehoren (waarde: 500 EUR). De werkgever neemt de herstellings- en onderhoudskosten (overeenkomst van 80 EUR per jaar) voor zijn rekening. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.

De waarde kan worden bepaald op basis van de aankoopprijs van de fiets en van de toebehoren gespreid over 5 jaar, d.i. de economische levensduur van de fiets, waaraan de kosten van de herstellings- en onderhoudsovereenkomst worden toegevoegd.

VAA = (3.000 EUR + 500 EUR = 3.500 EUR) / 5 = 700 EUR per jaar. Onderhouds- en herstellingsovereenkomst (80 EUR per jaar). Totaal = 780 EUR

Als de fiets ter beschikking wordt gesteld vanaf 1 juli 2024, zal het bedrag van het voordeel als volgt worden opgesplitst:

Aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024): 780 X 184/366 = 392,13 EUR.

Aanslagjaar 2026 (inkomsten 2025) en nadien: 780 EUR

Voorbeeld 5

Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt die permanent ter beschikking van zijn werknemer (waarde: 3.000 EUR). Idem voor de toebehoren (waarde: 500 EUR). De werkgever neemt de herstellings-, onderhouds- en verzekeringskosten voor zijn rekening zodat de werknemer geen kosten heeft. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.

Het voordeel kan overeenstemmen met de huur die je had moeten betalen als je een leaseovereenkomst voor een soortgelijke dienst had gesloten.

En op sociaal vlak?

De RSZ beschouwt de terbeschikkingstelling van een fiets niet als loon als de werknemer de fiets daadwerkelijk gebruikt voor zijn woon-werkverkeer.

Inwerkingtreding

De nieuwe verplichting om door de werkgever ter beschikking gestelde bedrijfsfietsen te vermelden is van toepassing vanaf het inkomstenjaar 2024. De fiscale fiches opgesteld begin 2025 zullen dus de eerste zijn die dat voordeel vermelden.

Wat moet je doen?

Denk je dat deze maatregel van toepassing is op jou? Neem dan contact op met je Payroll Consultant en deel hem/haar de waarde mee van het voordeel voor je werknemers en/of bedrijfsleiders die over een bedrijfsfiets beschikken.

Binnenkort zal je een mailing met praktische informatie ontvangen.

Als je juridische ondersteuning nodig hebt, aarzel niet om contact op te nemen met onze Legal Partners via legalpartners@partena.be.

Bron: Circulaire 2024/C/22 over de vrijstelling van de fietsvergoeding en het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, alsook over de beroepskosten verbonden aan het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer.

De website van Partena Professional is een kanaal om informatie in een begrijpelijke vorm ter beschikking te stellen aan aangesloten leden en niet-leden. Partena Professional streeft er naar actuele informatie aan te bieden en deze informatie wordt met de grootste zorg samengesteld (onder andere in de vorm van Infoflashes). Maar aangezien de sociale en fiscale wetgeving voortdurend in beweging is, kan Partena Professional geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden inzake de juistheid, het up-to-date zijn of de volledigheid van de informatie die via deze website werd geraadpleegd of uitgewisseld. Verdere bepalingen kunnen worden nagelezen in onze algemene disclaimer die van toepassing is bij elke raadpleging van deze website. Door deze website te raadplegen, aanvaardt u uitdrukkelijk de bepalingen van deze disclaimer. Partena Professional kan de inhoud van deze disclaimer eenzijdig wijzigen.