Wat mag ik als zelfstandige inbrengen?

Jaarlijks geeft uw boekhouder uw beroepskosten of aftrekbare kosten aan via uw belastingaangifte. De totale som van deze beroepskosten wordt dan afgetrokken van de omzet van uw zaak. De omzet is de som van alle facturen die u dat jaar heeft opgemaakt, zelfs als uw klanten nog niet betaald hebben.

Het resultaat is uw nettoberoepsinkomen, waarop u belastingen betaalt. Hoe lager uw netto-inkomen, hoe minder belastingen u betaalt. Daarom is het belangrijk om uw beroepskosten goed bij te houden. Hoe verstandiger u als eenmanszaak of vennootschap omspringt met aftrekbare kosten, hoe minder belastingen u betaalt.

Maar welke kosten vallen onder beroepskosten en zijn ze allemaal 100% aftrekbaar? Partena Professional geeft u een overzicht van de meest voorkomende aftrekbare kosten die u als eenmanszaak of vennootschap kunt inbrengen.

Wat zijn beroepskosten?

Beroepskosten houden uiteraard verband met uw zelfstandige activiteit. U mag geen persoonlijke uitgaven inbrengen. Heeft u gemengde uitgaven zoals de lening van uw woning waarin u uw kantoor heeft? Dan kunt u enkel het deel voor uw onderneming aftrekken. Hetzelfde geldt voor bureaukosten zoals internet, telefoon, elektriciteit, verwarming,  …

U moet de echtheid van de uitgaven bewijzen met een factuur, btw-bon, onkostennota of ontvangstbewijs. Houd deze bewijzen goed bij. Officieel moet  u ze zeven jaar bewaren. De uitgaven zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van uw activiteit. Ze helpen u uw zaak runnen. Bijvoorbeeld de aankoop van een computer, een etentje met een klant, bureaumateriaal, …

U moet de kosten betalen in hetzelfde jaar waarin u ze aftrekt van uw belastingen. Kocht  u bijvoorbeeld eind 2016 een computer, maar werd hij  met factuur pas geleverd in januari 2017? Dan kunt u deze kost niet meer inbrengen in 2016, wèl in 2017.

Voorbeelden volledig aftrekbare kosten

Er zijn heel wat kosten die 100% aftrekbaar zijn. Gelukkig maar. Het zijn de investeringen in uw zaak en uw toekomst. Enkele voorbeelden:

• Professionele huisvestingskosten zoals de intresten op uw lening, huur, kosten zoals verwarming, elektriciteit, de aanleg van een parking … zijn aftrekbaar als ze noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van uw zelfstandige activiteit. Voor gebouwen met een gemengd karakter - bijvoorbeeld uw woning - wordt er een verhouding ‘werk’ en ‘privé’ vastgelegd. Deze verhouding wordt vervolgens toegepast op alle huisvestingskosten
• De huurwaarborg mag u enkel aftrekken als ze werden opgenomen om achterstallige huur of een schadevergoeding te compenseren.
• Herstellingen aan het gebouw of kantoorgedeelte van uw woning zijn enkel aftrekbaar als ze zorgen voor een hogere meerwaarde.
• Kantoorbenodigdheden, portkosten en kosten voor telefoon en internet zijn aftrekbare kosten die u als eenmanszaak of vennootschap kunt inbrengen.
• De sociale bijdragen die u ieder kwartaal betaalt zijn 100% aftrekbaar.
• Heeft u als zelfstandige extra verzekeringen zoals een Gewaarborgd Inkomen, Vrij Aanvullend Pensioen (VAPZ) of als vennootschap ook een Individuele Pensioentoezegging (IPT)? Deze kosten zijn niet alleen 100% aftrekbaar, maar zorgen ook voor extra zekerheid. Nu en later.
• Een goede boekhouder is niet alleen veel geld geld waard, u kunt de kosten hiervoor ook inbrengen.
• De financiering van uw wagen zoals de leasing, renting, huur of intresten op uw autolening zijn 100% aftrekbaar. Uw wagen schrijft u af over meerdere jaren, zie ‘grote investeringen’.
• Vakliteratuur, aktetassen en werkkledij kunt u volledig inbrengen. Opgelet: werkkledij kunt u uitsluitend dragen tijdens het uitvoeren van uw activiteit bijvoorbeeld een uniform of overall. Kunt u de kleding ook buiten uw onderneming dragen? Dan moet dit voorzien zijn van een logo dat verwijst naar uw zaak.
• Parkeerkosten die u betaalt voor uw klanten, leveranciers of personeel zijn 100% aftrekbaar, terwijl eigen gemaakte parkeerkosten 75% aftrekbaar zijn.
• Zakelijke reiskosten die u maakt met het openbaar vervoer, taxi of vliegtuig.
• Steunt u initiatieven via sponsoring met publiciteit? Dan kunt u deze volledig inbrengen als kost.

Voorbeelden gedeeltelijk aftrekbare kosten

Sommige kosten kunt u slechts gedeeltelijk inbrengen omdat ze niet noodzakelijk zijn om uw zelfstandige activiteit uit te voeren of omdat u hier ook persoonlijk bij wint. Enkele voorbeelden:

• Restaurantkosten zijn 69% aftrekbaar. Al bevordert een etentje met een klant de professionele relatie, u mag deze kost niet volledig inbrengen.
• Representatiekosten zijn 50% aftrekbaar. Hieronder vallen recepties die u organiseert of relatiegeschenken.
• Tickets voor congressen en seminaries alsook de reis- en verblijfskosten zijn 80% aftrekbaar.
• Reclame voor uw zaak in gedrukte pers of online is 50% aftrekbaar.
• De brandstof voor uw bedrijfswagen is 75% aftrekbaar omdat u de bedrijfswagen vaak ook privé gebruikt. Heeft u geen thuiskantoor, maar rijdt u elke dag naar uw werk? Dan kunt 0,15 euro per kilometer aftrekken.
• Autokosten zoals onderhoud, herstellingen, autokeuring, carwash, verzekering, verkeersbelasting, parkeerkosten en sms-parkeerkosten, pechverhelping … zijn 75% aftrekbare kosten bij een eenmanszaak. Heeft u een vennootschap? Dan zijn de autokosten tussen 50% en 100% aftrekbaar. Het exacte percentage is afhankelijk van de CO2-uitstoot van uw bedrijfswagen. Verkeersboetes kunt u niet aftrekken.

Grote investeringen afschrijven

Grote investeringen zoals een gebouw, computer, bedrijfswagen, bureaumeubilair of de inrichting van het gebouw schrijft u af over meerdere jaren. U brengt dus niet het volledige aankoopbedrag in als eenmalige beroepskost.

Een computer bijvoorbeeld wordt meestal afgeschreven over drie jaar, een bedrijfswagen vijf jaar. Dit wil zeggen dat u voor uw computer drie jaar lang telkens een derde van de aankoopprijs aftrekt van uw jaarlijkse omzet.

Gebruikt u uw privéwoning deels als kantoor? Dan kunt u uw woning gedeeltelijk mee afschrijven. Dit kan echter nadelig zijn bij een latere verkoop, maar op het moment zelf doet u er wel fiscaal voordeel mee. Heeft u de woning samen met uw partner gekocht? Dan kunt u enkel uw deel afschrijven. Informeer u goed bij uw boekhouder over alle gevolgen en mogelijkheden als u uw privéwoning wenst in te brengen als beroepskost.

Forfaitaire beroepskosten voor vrije beroepen

Als u een vennootschap heeft én een vrij beroep uitoefent, kunt u kiezen voor forfaitaire beroepskosten. U hoeft dan geen btw-bonnen of aankoopbewijzen bij te houden. Het bedrag van de forfaitaire aftrek wordt bepaald door een percentage van uw omzet min uw sociale bijdragen. Hoe hoger uw omzet, hoe kleiner het percentage.

Het concept van forfaitaire beroepskosten klinkt makkelijk en aanlokkelijk. Toch opteren veel zelfstandigen met een vennootschap voor het systeem van aftrekbare kosten omdat deze vaak hoger ligger en dus interessanter zijn.

Vertrouw op een goede boekhouder

Elke beroepskost kunt u volledig of gedeeltelijk recupereren, maar wees realistisch. U wilt niet dat de fiscus, die steeds strenger controleert, uw uitgaven terugfluit. U zou wel eens voor onaangename verrassingen komen te staan. Twijfelt u over een uitgave of de aftrekbaarheid ervan? Raadpleeg steeds uw boekhouder vóór u uw geld uitgeeft. Een goede boekhouder kent uw zaak door en door en adviseert u proactief over verstandige uitgaven die in uw voordeel spelen.

Wilt u graag starten als zelfstandige in hoofd- of bijberoep? Dan heeft u een goede boekhouder nodig. Lees hier wat u mag verwachten van uw boekhouder en waar u op moet letten bij het maken van uw keuze.