Wat mag ik als zelfstandige inbrengen?

Auteur: Partena Professional (HR-service provider)
Leestijd: 7min
Publicatiedatum: 19/03/2018 - 13:00
Laatste update: 06/09/2023 - 16:46

Jaarlijks geeft je boekhouder je beroepskosten of aftrekbare kosten aan via je belastingaangifte. De totale som van deze beroepskosten wordt dan afgetrokken van de omzet van je zaak. De omzet is de som van alle facturen die je dat jaar hebt opgemaakt, zelfs als je klanten nog niet hebben betaald.

Het resultaat is je nettoberoepsinkomen, waarop je belastingen betaalt. Hoe lager je netto-inkomen, hoe minder belastingen je betaalt. Daarom is het belangrijk om je beroepskosten goed bij te houden. Hoe verstandiger je als eenmanszaak of vennootschap omspringt met aftrekbare kosten, hoe minder belastingen je betaalt.

Maar welke kosten vallen onder beroepskosten en zijn ze allemaal 100% aftrekbaar? Partena Professional geeft je een overzicht van de meest voorkomende aftrekbare kosten die je als eenmanszaak of vennootschap kan inbrengen.

Wat zijn beroepskosten?

Beroepskosten houden uiteraard verband met je zelfstandige activiteit. Je mag geen persoonlijke uitgaven inbrengen. Heb je gemengde uitgaven zoals de lening van je woning waarin je jouw kantoor hebt? Dan kun je enkel het deel voor je onderneming aftrekken. Hetzelfde geldt voor bureaukosten zoals internet, telefoon, elektriciteit, verwarming,  …

Je moet de echtheid van de uitgaven bewijzen met een factuur, btw-bon, onkostennota of ontvangstbewijs. Houd deze bewijzen goed bij. Officieel moet  je ze zeven jaar bewaren. De uitgaven zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van je activiteit. Ze helpen je jouw zaak runnen. Bijvoorbeeld de aankoop van een computer, een etentje met een klant, bureaumateriaal, …

Je moet de kosten betalen in hetzelfde jaar waarin je ze aftrekt van je belastingen. Kocht  je bijvoorbeeld eind 2016 een computer, maar werd hij met factuur pas geleverd in januari 2017? Dan kun je deze kost niet meer inbrengen in 2016, wèl in 2017.

Voorbeelden volledig aftrekbare kosten

Er zijn heel wat kosten die 100% aftrekbaar zijn. Gelukkig maar. Het zijn de investeringen in je zaak en je toekomst. Enkele voorbeelden:

  • Professionele huisvestingskosten zoals de intresten op je lening, huur, kosten zoals verwarming, elektriciteit, de aanleg van een parking … zijn aftrekbaar als ze noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van je zelfstandige activiteit. Voor gebouwen met een gemengd karakter - bijvoorbeeld je woning - wordt er een verhouding ‘werk’ en ‘privé’ vastgelegd. Deze verhouding wordt vervolgens toegepast op alle huisvestingskosten
  • De huurwaarborg mag je enkel aftrekken als ze werden opgenomen om achterstallige huur of een schadevergoeding te compenseren.
  • Herstellingen aan het gebouw of kantoorgedeelte van je woning zijn enkel aftrekbaar als ze zorgen voor een hogere meerwaarde.
  • Kantoorbenodigdheden, portkosten en kosten voor telefoon en internet zijn aftrekbare kosten die je als eenmanszaak of vennootschap kan inbrengen.
  • De sociale bijdragen die je ieder kwartaal betaalt zijn 100% aftrekbaar.
  • Heb je als zelfstandige extra verzekeringen zoals een Gewaarborgd Inkomen, Vrij Aanvullend Pensioen (VAPZ) of als vennootschap ook een Individuele Pensioentoezegging (IPT)? Deze kosten zijn niet alleen 100% aftrekbaar, maar zorgen ook voor extra zekerheid. Nu en later.
  • Een goede boekhouder is niet alleen veel geld geld waard, je kan de kosten hiervoor ook inbrengen.
  • De financiering van je wagen zoals de leasing, renting, huur of intresten op je autolening zijn 100% aftrekbaar. Je wagen schrijf je af over meerdere jaren, zie ‘grote investeringen’.
  • Vakliteratuur, aktetassen en werkkledij kun je volledig inbrengen. Opgelet: werkkledij kun je uitsluitend dragen tijdens het uitvoeren van je activiteit bijvoorbeeld een uniform of overall. Kun je de kleding ook buiten je onderneming dragen? Dan moet dit voorzien zijn van een logo dat verwijst naar je zaak.
  • Parkeerkosten die je betaalt voor je klanten, leveranciers of personeel zijn 100% aftrekbaar, terwijl eigen gemaakte parkeerkosten 75% aftrekbaar zijn.
  • Zakelijke reiskosten die je maakt met het openbaar vervoer, taxi of vliegtuig.
  • Steun je initiatieven via sponsoring met publiciteit? Dan kun je deze volledig inbrengen als kost.

Voorbeelden gedeeltelijk aftrekbare kosten

Sommige kosten kun je slechts gedeeltelijk inbrengen omdat ze niet noodzakelijk zijn om je zelfstandige activiteit uit te voeren of omdat je hier ook persoonlijk bij wint. Enkele voorbeelden:

  • Restaurantkosten zijn 69% aftrekbaar. Al bevordert een etentje met een klant de professionele relatie, je mag deze kost niet volledig inbrengen.
  • Representatiekosten zijn 50% aftrekbaar. Hieronder vallen recepties die je organiseert of relatiegeschenken.
  • Tickets voor congressen en seminaries alsook de reis- en verblijfskosten zijn 80% aftrekbaar.
  • Reclame voor je zaak in gedrukte pers of online is 50% aftrekbaar.
  • De brandstof voor je bedrijfswagen is 75% aftrekbaar omdat je de bedrijfswagen vaak ook privé gebruikt. Heb je geen thuiskantoor, maar rij je elke dag naar je werk? Dan kun je 0,15 euro per kilometer aftrekken.
  • Autokosten zoals onderhoud, herstellingen, autokeuring, carwash, verzekering, verkeersbelasting, parkeerkosten en sms-parkeerkosten, pechverhelping … zijn 75% aftrekbare kosten bij een eenmanszaak. Heb je een vennootschap? Dan zijn de autokosten tussen 50% en 100% aftrekbaar. Het exacte percentage is afhankelijk van de CO2-uitstoot van je bedrijfswagen. Verkeersboetes kun je niet aftrekken.

Grote investeringen afschrijven

Grote investeringen zoals een gebouw, computer, bedrijfswagen, bureaumeubilair of de inrichting van het gebouw schrijf je af over meerdere jaren. Je brengt dus niet het volledige aankoopbedrag in als eenmalige beroepskost.

Een computer bijvoorbeeld wordt meestal afgeschreven over drie jaar, een bedrijfswagen vijf jaar. Dit wil zeggen dat je voor je computer drie jaar lang telkens een derde van de aankoopprijs aftrekt van je jaarlijkse omzet.

Gebruik je je privéwoning deels als kantoor? Dan kun je jouw woning gedeeltelijk mee afschrijven. Dit kan echter nadelig zijn bij een latere verkoop, maar op het moment zelf doe je er wel fiscaal voordeel mee. Heb je de woning samen met je partner gekocht? Dan kun je enkel jouw deel afschrijven. Informeer je goed bij je boekhouder over alle gevolgen en mogelijkheden als je jouw privéwoning wenst in te brengen als beroepskost.

Forfaitaire beroepskosten voor vrije beroepen

Als je een vennootschap hebt én een vrij beroep uitoefent, kun je kiezen voor forfaitaire beroepskosten. Je hoeft dan geen btw-bonnen of aankoopbewijzen bij te houden. Het bedrag van de forfaitaire aftrek wordt bepaald door een percentage van je omzet min je sociale bijdragen. Hoe hoger je omzet, hoe kleiner het percentage.

Het concept van forfaitaire beroepskosten klinkt makkelijk en aanlokkelijk. Toch opteren veel zelfstandigen met een vennootschap voor het systeem van aftrekbare kosten omdat deze vaak hoger liggen en dus interessanter zijn.

Vertrouw op een goede boekhouder

Elke beroepskost kun je volledig of gedeeltelijk recupereren, maar wees realistisch. Je wilt niet dat de fiscus, die steeds strenger controleert, je uitgaven terugfluit. Je zou wel eens voor onaangename verrassingen kunnen komen te staan. Twijfel je over een uitgave of de aftrekbaarheid ervan? Raadpleeg dan altijd je boekhouder vóór je jouw geld uitgeeft. Een goede boekhouder kent je zaak door en door en adviseert je proactief over verstandige uitgaven die in je voordeel spelen.

Wil je graag starten als zelfstandige in hoofd- of bijberoep? Dan heb je een goede boekhouder nodig. Lees hier wat je mag verwachten van je boekhouder en waar je op moet letten bij het maken van je keuze.

 

 

 

Gebruik onze gratis checklist voor je beroepskosten

Ga naar de checklist

Gerelateerde artikels