Verwar kostenbesparing niet met waardecreatie!

Met een recordinflatie en stijgende rentetarieven rijzen er veel vragen naar kosten. Hoe kunnen ze intelligent worden geoptimaliseerd? Florent Hainaut, oprichter van het gespecialiseerde adviesbureau Bridgewater, legt de basisprincipes uit.

Er komen onzekere tijden aan voor bedrijven. Kijken ze weer meer naar hun kosten?

‘De macro-economische context zal zeker invloed op hen hebben. Na de crisis van 2008 hebben veel bedrijven besparingen doorgevoerd. Maar ze kwamen toen uit een periode van sterke groei. Daardoor konden ze zich concentreren op hun verkoop en reserves opbouwen. Er was dus wel wat marge.’

Nu is de situatie anders?

‘Voor sommigen wel. Tussen 2015 en 2020 bespaarden veel bedrijven en hebben ze mensen laten gaan. Maar dat creëert een vicieuze cirkel: besparingen en afvloeiingen hebben een impact op de motivatie en de prestaties van het personeel en ondermijnen de kwaliteit van goederen en diensten. Uiteindelijk tast dat de waarde van een bedrijf aan. Kostenbesparing is op zich een eenvoudige oefening. Iedereen kan het doen. Waar echt op moet gefocust worden, is waardecreatie: hoe kunnen we ons kwaliteitsniveau handhaven of zelfs verhogen voor een lager budget?’

Er is dus ruimte voor verbetering in de algemene kosten?

‘Gemiddeld maken die kosten 10 tot 30 procent van de totale kosten van een onderneming uit. Maar niet alle bedrijven hebben experts in energie, mobiliteit, IT, facility, marketing of verzekeringen. Zij verliezen veel geld door slecht beheerde inkoopcontracten.’

Wat kunnen ze dan doen?

‘Hun kostenstructuur onder de loep nemen. In de eerste plaats kijken ze best eens naar de volumes: identificeer de 20 procent contracten die 80 procent van de kosten genereren. Kijk daarna eens naar het tijdsbestek. Je kan natuurlijk niet alle contracten elk jaar wijzigen maar ruim voordat ze aflopen, moeten de automatische verlengingen bekeken worden, zodat je op het juiste moment actie kan ondernemen. Natuurlijk moet je ook de huidige tarieven vergelijken. Ten slotte is het belangrijk te voorspellen of een nieuwe leverancier kan leiden tot andere gewoonten of weerstand. Pas nadat je alles in kaart hebt gebracht, weet je op welke kosten veranderingen het meeste effect hebben.’

Welke kostenposten moeten bedrijven zeker onder de loep nemen?

Telewerk leidt tot een herziening van huurovereenkomsten en alles wat te maken heeft met vastgoedbeheer: beveiliging, onderhoud, afval, telefonie. Maar ook mobiliteit. In de wetenschap dat leasingcontracten een looptijd van vier tot vijf jaar hebben, moeten bedrijven hun wagenpark nu vergroenen om fiscale schokken te voorkomen. Wij werken ook veel rond transport en logistieke projecten. Daar liggen enorme mogelijkheden voor bedrijven. Over het algemeen zijn dynamische sectoren met veel spelers en nieuwkomers de sectoren waar je jouw inkoopposities kan verbeteren.’

Hoe zit het met energie?

‘De liberalisering en de komst van nieuwe spelers hebben voor prijsverschillen van 15 tot 20 procent gezorgd. Daar hebben ondernemingen, vooral de industriële, van kunnen profiteren. Sinds 2015 zijn de marges echter kleiner geworden en zijn de prijzen gelijkgetrokken. Natuurlijk kan het verbruik verminderd worden door te investeren in zonnepanelen of andere middelen met een terugverdientijd van tien jaar. Veel bedrijven zijn momenteel echter gericht op een rendement van twee jaar.’

Zijn as a service-modellen, waarbij je een dienst koopt in plaats van een goed, niet de oplossing?

‘Ik ben voorstander van deze modellen en ik bepleit ze zeer vaak omdat ze de capex van onze klanten echt kunnen verlichten. Ik pas ze uitgebreid toe in mijn eigen bedrijf.’