Onboarding: talent management tips voor het eerste jaar

Auteur: Julie - Coach HR (Partena Professional)
Leestijd: 7min

U bouwt aan een succesvol team. Nu u eindelijk de beste kandidaten gezocht, geselecteerd én gevonden hebt, is het tijd voor de volgende, maar opnieuw cruciale stap: onboarden.  

Onboarding of instappen is een proces

Nieuwe medewerkers onboarden, dat is niet alleen het integratieproces tussen de nieuwe medewerker en het bedrijf met haar bedrijfscultuur. Maar ook het uitwisselingsproces van alle (!) informatie en tools die uw nieuwe medewerker nodig heeft om als een volwaardig en productief teamlid te kunnen functioneren.

Hoe u nieuwe werknemer de eerste dagen en maanden ervaart, bepaalt of uw medewerker zich in de toekomst zal engageren. De manier waarop het onboarden of instappen verloopt, is bepalend of uw aangeworven talent productieve en tevreden werknemers zijn …. en blijven. Het is dus een strategisch proces, dat niet van vandaag op morgen gebeurt, maar minstens één jaar duurt. Wat kan u als teamleader en talent manager doen? Waar let u op tijdens dit eerste jaar ?

Aan de slag: het instapprogramma voorbereiden

Voordat u een formeel instapprogramma uitwerkt en kan er mee kan starten, moet u eerst een antwoord hebben op deze oriëntatievragen.

  • Wanneer start het onboarden?
  • Hoe lang zal het programma duren?
  • Met welke indruk wilt u dat uw nieuwe werknemers na hun eerste werkdag naar huis gaan?
  • Wat moeten nieuwe werknemers weten over de bedrijfscultuur en werkomgeving?
  • Welke rol speelt HR in het proces? Hoe zit het met directe managers en co-werknemers?
  • Wat voor soort doelen wilt u stellen voor nieuwe medewerkers?
  • Hoe gaat u het succes meten van het instapprogramma en er nadien feedback over verzamelen?

Zodra deze eerste oriëntatie heeft plaatsgevonden, kunt u samen met HR-professionals en het hoger management een instapprogramma uitwerken waarbij nieuwe werknemers op een efficiënte manier kennismaken met het bedrijfsbeleid, de workflow en cultuur van het bedrijf.

Onboarding: nog voor de eerste dag

  • Tools paraat. Het laatste wat uw nieuwe werknemer mag overkomen, na het volgen van een lang selectieproces, is aankomen op het nieuwe werk waar de receptionist niet weet wie hij of zij is, niet verwacht wordt of waar nog geen bureau is ingericht. Maak badge en bureau klaar en stel telefoon, computer en wachtwoorden van uw nieuwe medewerkers in voor hun aankomst.
  • Maak gebruik van een online onboarding portaal. Hier ontdekken nieuwe werknemers inhoud speciaal ontworpen om hen te betrekken.
    Denk aan een vriendelijk bericht van hun manager, andere welkomstberichten en foto's van nieuwe teamgenoten, een verklarende woordenlijst van bedrijfsafkortingen, een virtueel exemplaar van uw werknemershandboek en andere details over de nieuwe afdeling en de verantwoordelijkheden van de functie.
    Ook vinden ze er alle informatie voor de eerste dag, zoals waar ze op de eerste dag terecht kunnen, wie ze bij aankomst moeten vragen en wat ze moeten of mogen dragen. Niets zo aangenaam en efficiënt als nieuw talent dat zich zo snel mogelijk thuis en betrokken voelt.
  • Maak gebruik van online admin toepassingen zoals itsme, Connective of Online Signature om te vermijden dat uw nieuwe werkkracht zich de eerste dag alleen maar door papierwerk en handtekeningen moet worstelen,

De eerste dag onboarden: verwachtingen afstemmen

  • Over de job en de collega’s. Werknemers moeten kristalheldere ideeën hebben over wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn op dag één. Daarnaast is sociale interactie van cruciaal belang. De nieuwe werkplek wordt de plaats waar uw werknemer meer tijd zal spenderen dan met zijn of haar familie. Jullie gaan een belangrijke relatie opbouwen. Maak op de eerste dag tijd voor een degelijke wederzijdse kennismaking en neem uw nieuwe medewerker mee voor de lunch.     
  • Transparante taakomschrijving. Stel uw nieuwe medewerker in één keer aan iedereen in je team voor. Rollen en verantwoordelijkheden worden door u voor het hele team geschetst, zo is iedereen meteen op de hoogte en kan uw team ongestoord samenwerken. Soms voelen bestaande teamleden een bedreiging en vrezen ze dat de nieuwkomer verantwoordelijkheden zal overnemen. Het is dus een goed idee om de positie van de nieuwe aanwinst te verduidelijken aan uw team, net zoals de posities van andere teamleden. Eens de posities door u gecommuniceerd zijn waar iedereen bij is, dienen ze door het team gerespecteerd te worden.

Onboarding: de eerste paar maanden tot een jaar

 

  • Genoeg feedback: Pols in deze eerste periode niet alleen of de nieuwe medewerker betrokken en tevreden is, maar ook hoe hij of zij zich voelt binnen de organisatie. Hoe sneller u doordachte feedback op de eerste prestaties of training kan geven hoe beter. Klikt het niet, dan botst het en dat weet u liever zo snel mogelijk.

  • Goede balans: Communiceer steeds wat nieuwe medewerkers worden verondersteld te doen en bewapen ze met tools om hun werk goed te doen. Overspoel de nieuwe medewerkers niet met te veel informatie. Hou het beheersbaar.

  • Steun wanneer nodig: Hebben de nieuwe medewerkers tegen het einde van de eerste maand al een mentor of een buddy gekozen?

De eerste drie tot zes maanden: beslissend

Afhankelijk van de medewerker en de functie is het noodzakelijk tussen de eerste drie en zes maanden opnieuw in te checken. Want “bijna 90 procent van de werknemers beslist om binnen de eerste zes maanden te blijven of te gaan”, zegt Ben Peterson, CEO van het Amerikaanse BambooHR. Als teamleader heeft u een enorme impact op die keuze. Wees open en laat de werknemer weten hoeveel belang u hecht aan zijn of haar inzet. 

 

Het eerste jaar: toekomst in zicht 

Na het eerste jaar weet u wie u in huis heeft. De werknemers zijn goed ingewerkt. Het einde van het eerste jaar is ook het moment wanneer traditionele onboarding overgaat in werknemerstevredenheid en on-the-job training plaatsmaakt voor continue ontwikkeling. Nu kan u plannen maken voor de toekomst. Bespreek samen met uw werknemer hoe een carrière er bij uw bedrijf of organisatie kan uitzien.

 

Gerelateerde artikels