‘Hybride werken wérkt niet voor elke organisatie’

Nu werknemers terug meerdere dagen per week op kantoor vertoeven, staan ondernemingen voor de uitdaging om hybride werken optimaal te organiseren. ‘Bedrijven bepalen best wie er wanneer thuis en in het bedrijf werkt‘, zegt arbeidspsycholoog Tom Dijckmans.

Sommige ondernemingen laten zich meevoeren op de stroom van hybride werken en ‘ondergaan’ deze trend als het ware. Andere bedrijven zijn er bewuster mee bezig en ontwikkelen er een beleid rond. Dat merkt ook Tom Dijckmans, die al meer dan twintig jaar als onafhankelijk arbeidspsycholoog grote organisaties, kmo’s en werknemers begeleidt.

‘Sinds het einde van het verplichte thuiswerk zijn er bedrijven die gewoon voortdoen zoals voorheen: ofwel komt iedereen terug naar kantoor zoals vroeger, ofwel gaan ze mee in wat werknemers aangeven en staan ze thuiswerk soms enkele dagen per week toe.’ Anderzijds zijn er ook organisaties die heel bewust over telewerken zijn beginnen na te denken, en daar inmiddels een beleid rond ontwikkeld hebben. Die laatste groep pakt het dus strategischer aan.

Telewerkbeleid

Een doordacht telewerkbeleid begint bij organisaties met overleg tussen de stakeholders: medewerkers, vakbonden, maar ook leidinggevenden én klanten. ‘Daarbij dient gepeild te worden naar de verwachtingen en mogelijkheden van alle betrokkenen’, vertelt Tom Dijckmans. ‘Voor elke taak en activiteit kan er vervolgens nagedacht worden over wat de meerwaarde daarvan is wanneer die op kantoor wordt uitgevoerd – dus niet alleen vanuit de insteek van wat mensen prettig vinden.’

Zo zal in het algemeen blijken dat opdrachten die veel focus en concentratie vereisen, perfect thuis kunnen als daar voldoende rust heerst. ‘Landschapskantoren zijn daar per definitie slecht voor – ze stimuleren geenszins het gefocust werken, weet Tom Dijckmans. ‘Alleen als bedrijven stille werkruimtes hebben, kunnen die opdrachten ook op kantoor.’ Taken waarbij menselijke interactie een sleutelrol vervult zoals brainstorms, creatief samenwerken aan bepaalde projecten en nauw overleg gebeuren best fysiek op kantoor.

Betrokkenheid

Hoe houden managers hun teams en medewerkers betrokken wanneer een deel ervan thuis werkt en een ander deel op kantoor? Tijdens corona is die betrokkenheid hard onder druk komen te staan, maar dat effect is ondertussen grotendeels weggeëbd, zegt Tom Dijckmans. ‘Dat kwam omdat mensen thuiswerken door het wegvallen van activiteiten met collega’s en vrienden in hun vrije tijd als eenzaam hebben ervaren. Maar telewerken is vandaag geen verplichting meer.’

Verbinding en motivatie

Tom Dijckmans wijst er ook op dat heel wat bedrijven en beroepen al jarenlang gemotiveerd telewerken – lang voor corona. ‘Organisaties met internationale afdelingen zijn al jaren gewoon om op afstand samen te werken. Hetzelfde voor vertegenwoordigers die vele uren onderweg naar klanten in de auto doorbrengen: ook zij voelen zich betrokken bij hun bedrijf en hun collega’s.’ Die bedrijven organiseren regelmatig terugkerende momenten waarbij iedereen fysieke samenkomt, net om die betrokkenheid op peil te houden.

‘Denk bijvoorbeeld aan aftrapmeetings op maandagochtend, en een afsluitend moment op vrijdagnamiddag’, zegt Tom Dijckmans. ‘Die momenten zorgen voor verbinding. Dat principe kan zo goed als elke organisatie systematisch inplannen. Daarnaast moeten bedrijven ook inzien dat thuiswerken niet hetzelfde is als alleen werken. Veel telewerkers houden structureel contact met hun collega’s.’

Onboarding

Wat met onboarding: hoe leren nieuwkomers hun collega's kennen wanneer ze nooit de kans krijgen om iedereen fysiek samen te zien? ‘Ook dat kunnen bedrijven mooi regelen’, meent Tom Dijckmans. ‘Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat nieuwkomers elke medewerker binnen hun team apart te zien krijgen door er een meeting of een fysieke samenwerking mee in te plannen.’

Niet forceren

Als telewerken geen deel uitmaakt van een duidelijke beleidskeuze of als thuiswerken niet aansluit bij de bedrijfscultuur, dan wérkt hybride werken niet wanneer het geforceerd wordt. ‘Bedrijven die pre-covid geen telewerkcultuur hadden, mogen nu niet ineens het tegenovergestelde doen en iedereen 80 procent thuiswerk bieden. Dat pakken ze best stap voor stap aan’, besluit Tom Dijckmans. ‘Zo geven ze hun afdelingen en leidinggevenden de tijd om zich aan te passen aan het nieuwe werken.’