HRIS: de turbo voor jouw HR-afdeling

Een snelle start met de juiste HRIS

In de snel veranderende zakelijke wereld is het essentieel om een efficiënt en effectief HR-beleid te voeren. Net zoals een sportwagen een krachtige motor nodig heeft om te presteren, heeft een moderne HR-afdeling een Human Resource Information System (HRIS) nodig om te excelleren. Dit artikel bespreekt hoe HRIS binnen een organisatie kan worden gepositioneerd om maximale voordelen te behalen.  

Om efficiënt aan de slag te gaan en effectief de meerwaarden van een HRIS te kunnen verzilveren willen we echter de nodige behoeften eerst analyseren om zeker te zijn dat de oplossing wel de functionaliteiten heeft waar je naar zoekt. In dat kader gaan we eerst aan de slag met een oplijsting van alle functionaliteiten; is het de volledige suite die we willen gaan implementeren? Of enkel maar enkele functionaliteiten en modules in soft HR?  

De voordelen? 

Net zoals een goed afgestelde motor zorgt voor soepele en efficiënte prestaties, biedt een HRIS aanzienlijke efficiëntiewinsten voor je organisatie. Het systeem automatiseert routinetaken zoals payroll en verlofbeheer, waardoor kostbare tijd wordt bespaard en de kans op menselijke fouten wordt verminderd. Bovendien biedt een HRIS self-service functionaliteiten voor medewerkers, waardoor zij zelf hun gegevens kunnen bijwerken en verlof kunnen aanvragen zonder tussenkomst van de HR-afdeling. Dit vermindert de werklast van HR-professionals en verhoogt de tevredenheid van medewerkers.

Daarnaast krijg je één bron van waarheid door Core HR data te centraliseren. Stel je voor dat al jouw HR-gegevens zijn opgeslagen op één centrale locatie, net zoals een centrale database die alle prestatiegegevens bijhoudt. Deze centralisatie zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid van gegevens, waardoor fouten worden verminderd en betrouwbare rapportages mogelijk zijn. HR-managers kunnen eenvoudig toegang krijgen tot deze gegevens en deze analyseren om trends en patronen te identificeren. Dit helpt bij strategische planning en besluitvorming, wat cruciaal is voor het succes van jeorganisatie.

Hoe implementeren?

Als je ons stappenplan volgt van Partena Professional dan sla je geen enkele stap over en ben je 95% zeker van het slagen van je project binnen scope, binnen timing en binnen budget.  

1. Vastleggen van de noden en requirements

   De eerste stap in de implementatie van een HRIS is het vaststellen van de specifieke noden en requirements van je organisatie. Dit proces begint met het in kaart brengen van de huidige HR-processen en het identificeren van inefficiënties en knelpunten. Hierbij is het belangrijk om input te verzamelen van verschillende stakeholders binnen de organisatie, zoals HR-managers, payroll medewerkers en IT-specialisten. Door middel van workshops, interviews en enquêtes kan je een duidelijk beeld krijgen van de behoeften en verwachtingen. Deze informatie vormt de basis voor het opstellen van een Request for Proposal (RFP).

2. Opstellen van een RFP

   Het opstellen van een RFP is een cruciale stap in het selectieproces van een HRIS. In de RFP leg je gedetailleerd vast wat jouw organisatie nodig heeft en verwacht van het systeem. Dit document bevat onder andere technische specificaties, functionele vereisten, en service level agreements (SLA's). Daarnaast is het belangrijk om criteria op te nemen voor de beoordeling van de verschillende aanbieders. De RFP wordt vervolgens verstuurd naar geselecteerde leveranciers, die op basis daarvan een voorstel kunnen doen.

3. Selectie van de beste oplossing

   Na het ontvangen van de voorstellen van verschillende leveranciers begint de evaluatiefase. Hierbij worden de ingediende voorstellen beoordeeld op basis van de vastgestelde criteria in de RFP. Het is aan te raden om een multidisciplinair team samen te stellen dat bestaat uit HR-professionals, IT-specialisten en andere relevante stakeholders om de voorstellen te evalueren. Naast de technische en functionele aspecten is het ook belangrijk om te kijken naar de ervaring en reputatie van de leverancier. Na een grondige evaluatie en eventueel enkele demo's van de systemen, kan je de beste oplossing kiezen die het beste aansluit bij de behoeften van jouw organisatie.

4. Planning en voorbereiding

   Zodra de keuze is gemaakt, begint de planning en voorbereiding voor de implementatie van het HRIS. Dit omvat het opstellen van een gedetailleerd projectplan waarin de verschillende fases, mijlpalen en verantwoordelijkheden worden beschreven. In een ideale wereld heb je hier al over nagedacht op het moment van schrijven van de RFP en ga je de potentiële leverancier ook hierop gaan challengen. 

   Het is ook belangrijk om een projectteam samen te stellen dat bestaat uit medewerkers van zowel de HR- als IT-afdeling, aangevuld met externe consultants indien nodig. Een goede communicatie en samenwerking tussen deze teams is essentieel voor een succesvolle implementatie.

   Dit team moet verschillende disciplines en expertises omvatten, zoals projectmanagement, data-analyse, procesoptimalisatie en change management. Een effectieve governance-structuur is essentieel voor het succes van de implementatie. Dit betekent dat er duidelijke rollen en verantwoordelijkheden moeten worden gedefinieerd, en dat er regelmatige vergaderingen en rapportages moeten plaatsvinden om de voortgang te monitoren en eventuele problemen snel aan te pakken.

5. Implementatie

   De implementatiefase bestaat uit meerdere stappen die zorgvuldig moeten worden uitgevoerd. Dit begint met het configureren van het HRIS op basis van de specifieke behoeften en processen van je organisatie.  

   Vervolgens wordt de data uit bestaande systemen gemigreerd naar het nieuwe HRIS. Dit kan een complex proces zijn, waarbij nauwkeurigheid en integriteit van de gegevens gewaarborgd moeten worden. Na de migratie volgt een uitgebreide testfase, waarin het systeem grondig wordt getest om te zorgen dat alles correct functioneert en voldoet aan de gestelde eisen.

6. Training en adoptie vergroten

   Een succesvol HRIS is afhankelijk van de mate waarin gebruikers het systeem accepteren en effectief kunnen gebruiken. Daarom is het belangrijk om voldoende tijd en middelen te investeren in training en gebruikersadoptie. Dit omvat het organiseren van trainingen voor HR-medewerkers, managers en andere gebruikers. Daarnaast kunnen handleidingen en ondersteuningsmateriaal worden ontwikkeld om de gebruikers te helpen bij het leren van het systeem. Een goede ondersteuning en begeleiding tijdens deze fase zorgt voor een soepele overgang en een hogere gebruikersacceptatie.

7. Hypercare en onderhoud

   Na de implementatie volgt een periode van hypercare, waarin extra ondersteuning en aandacht wordt gegeven om eventuele problemen snel op te lossen en gebruikers te ondersteunen bij hun vragen. Dit helpt om de continuïteit van de HR-processen te waarborgen en zorgt ervoor dat het systeem optimaal functioneert. Tijdens deze fase wordt ook feedback verzameld van gebruikers om eventuele verbeterpunten te identificeren en door te voeren.

   Na de hypercare-periode gaat het systeem over naar de reguliere onderhoudsfase. Hierbij is het belangrijk om een plan op te stellen voor regelmatig onderhoud, updates en support. Dit zorgt ervoor dat het HRIS up-to-date blijft en blijft voldoen aan de veranderende behoeften van je organisatie.

Conclusie: jouw HR-afdeling op pole position

Een HRIS is meer dan alleen een tool; het is een strategische investering die jouw HR-afdeling naar pole position kan brengen. Door routinetaken te automatiseren, data te centraliseren en HR-processen te optimaliseren, kunnen bedrijven beter presteren en concurrerender worden in de markt. Daarnaast loont het ook de moeite om deze investering gestructureerd aan te pakken met begrip en respect voor alle tussenstapjes van het verhaal. Verder zorgt een geïmplementeerde HRIS ook voor transparantie, efficiëntie en een verhoogd gevoel van controle bij werknemers, wat de tevredenheid ten goede komt. Een HRIS is dus een win-win voor werkgever en werknemer. 

Bij Partena Professional begrijpen we de uitdagingen en behoeften van HR-afdelingen in deze dynamische omgeving. Onze expertise ligt in het begeleiden van bedrijven bij de transformatie naar een geoptimaliseerde HRIS-infrastructuur.